書類を読んだら捨てていく！
その思いで書類を読もう！
昨日1/25は確定申告の準備をしていました。
…と言っても、
そんなに大変ではありません。
起業以来、
ずっと私は
クラウド上の会計ソフトを使っています。
Freeeというものです。
会計ソフトを使うと
確定申告も
請求書の送付も
相当ラクになります。
フリーランスや
個人事業主の方ですと
クラウドの会計ソフトを活用なさると
いいと思います。
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でも、確定申告の時には
【源泉徴収票】やら
【生命保険の納付表】やら
【国民年金の支払い表】やら
多くの書類が必要です。
棚から書類の入った封筒を引き出してきて
探していくわけです。
これ、けっこうイライラしますね！
私、2017年はあちこちの
団体で講座を担当しました。
そのため、
講師料の振込とともに
【源泉徴収票】も送られてきます。
バラバラのタイミングで届くので
管理するのが大変なのです。
こんなとき
書類棚から書類を探し出すのが
大変になってきます。
「なんでこんなに書類が多いんだ・・・」
愕然としますね。
棚を調べてみると、
フリーペーパーや
広報誌、
誰かからもらった手紙のほか、
自分が作った資料、
領収書の入った封筒、
契約書などが突っ込まれているわけです。
書類が多すぎると、
確定申告で
必要な書類を探す際、
困り果ててしまいます。
確定申告だけではなく、
何か書類を作る際も、
必要な書類が見つからず
やはり途方にくれてしまうのです。
そんなため、
ぜひ意識したほうがいいということがあります；。
それは、
原則、読んだ書類は捨てていく！
というルールです。
これ、すごく大事なことなんですね。
実は書類棚にある書類のうち、
ほんとうに必要な書類はわずかです。
ほんとうに必要な書類。
基本的には
「領収書」
「源泉徴収票」
「契約書」など、
【捨ててはいけない】書類です。
【捨ててはいけない】書類だけを残せば、
必要な書類はごく僅かになります。
前職で学校教員をしていた時も、
私の持つ書類はごく僅かでした。
基本的には
【読んだら捨てる】を徹底していたからです。
他の職員が引き出しいっぱい書類を
貯めている横で、
私の持っている書類は少しだけでした。
（学校教員は仕事柄、
書類が山のように集まる仕事なのです）
前の職場の時代から、
捨てるのが惜しい書類なら
スキャンを取る。
を、徹底していました。
意外ですが、
それほど困ることはありませんでした。
ここで考えるべきことがあります。
そもそも、書類って必要なんでしょうか？
今の時代、
書類にはたいていデータがあります。
データがあるなら、
わざわざ紙で置いておく必要はないのです。
また、すでに終了した仕事の
書類は取っておいてもムダです。
特に「最終版」の前の
書類は残す必要がありません。
書類整理といっても、
基本は【すべて捨てる】前提でいることです。
新聞って、
読んだら資源ごみ回収用に
束ねますよね。
電車内なら新聞を読んだ後、
そのままゴミ箱にいれるはずです。
書類整理の本質はこれです。
読み終わった後・
連絡し終えた後・
仕事の終了後には書類を捨てていくべきなのです。
あるいは渡すべき人に
すぐに渡していくことです。
職場で一番嫌われるのは
【稟議書】や【回覧書類】を
一人でずっと止めてしまう人です。
以前、学校で働いていた際も、
【回覧書類】を止めているのは
特定の人でした。
私発信の【新年会のお知らせ】の回覧書類が、
３月に戻ってきたことがあります。
読み終えたらすぐに
しかるべき人に回していくことが大事です。
サッカーで言うところの
【パス】です。
一人でずっとボールを持っていても、
得点にはつながりません。
職場で【勝利】するには、
すぐにパスしていくことが必要なのです。
この際に役立つのは
【同じ書類は１度しか読まない】ルールを
自分に課すことです。
☆詳しくはこちらの記事もご覧ください。
もうすぐ年度末になります。
部署異動になる人もいるはずです。
机の引っ越しをする時、
余計な書類があると大きなストレスになります。
今のうちから、
いらない書類を捨てる用意を
進めていくといいですね！
本当に仕事ができる人は
ほとんど書類を持っていないものです。
仕事で結果を出すためにも、
【読んだ書類は捨てていく】
【ほんとうに必要な書類以外はどんどん捨てる】
を徹底していけるといいですね！
はじめは勇気がいりますが、
意外と問題が起きないことに気付くはずです。
文章を書く際にも、
書類が多すぎると必要な情報を探し出せません。
結果、時間がかかってしまいます。
あなたの「書く」技術を高めるためにも
書類を【捨てていく】ということが必要不可欠なのです。
是非参考にしてみてください。
ではまた！
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