「返信しないといけないメールが山のようにある…」そんなあなた、【１回しか書類は読まない】ルールを設定しませんか？

「このメールの返事、あとで出そう」

こういうこと、普段しょっちゅう考えませんか？

以前の私も、しょっちゅう考えていました。

「このメールの返事、あとで出そう」

そう考えていると、
どんどんやるべき仕事が増えてくる。

処理に追われる内に、
メールの返事は書けないまま。

17:00を過ぎても
メールの返事を出せていない。

「どうせ今日メールを返信しても、
相手から返ってくるのは明日以降。
だったらまた明日にしよう」

パソコンの電源を落とし
帰宅しても、
頭の中は
「早くあのメール、返信しないと」
というセリフが渦巻く。

…結局、もやもやした気持ちをしたまま
翌日を迎えます。

翌日も翌日で仕事に追われ、
結局返事ができないまま
時間だけが過ぎていく…。

・・・・

こんなことって、
ありませんか？

以前の私はこんなこと
ばっかりでした。

「仕事がぜんぜん片付かないし、
　メールも片付かない。
　もう最悪…」

こんな気持ちに
よくなっていました。

あなたも、
こんな経験ないでしょうか？

他にも、

「Facebookに来ているメッセージなんだけど、
あとでじっくり考えて返信しよう」

こう考えることもありますよね。

結局、返信できないまま時間が過ぎる。

…けっこう残念な気持ちになりますね。

何も仕事が終わらないし、
メールも返事ができない。

この状況を「なんとかしたい」。

当時の私は考えました。

そして
【あるルール】を考えたのです。

それは
【１回しか書類を読まない】ルールです。

【１回しか書類を読まない】ルール。

これは何かというと、
書類を読むのを「１回だけ」と
自分で決めるルールです。

（そのままですね…）

たとえば次回の会議の
連絡書類を受け取ったら
その場で手帳に転記します。

新年会のお知らせも
その場で出欠の有無をメールで出し、
その場で手帳に転記します。

読んだ後、
「返信」したり
「連絡」したりするところまで
「一気」に行なうのです。

途中で別の仕事を任されても、
まずは「１回読んだ書類の処理」が
片付いていないなら
最後まで一気に行なってしまうのです。

当然、
メールも「あとで読み直して返信しよう」を
やめることになります。

その場で
返事を出していくのです。

この
【１回しか書類を読まない】ルールを設けてから
私の仕事の処理速度は
劇的に上がりました。

以前はメールを
「何度も読み直して」出していました。

これを【１回しか読まない】と決めるだけで、
バンバン返信が出せます。

面白いように書類が片付き、
メールもどんどん送信していけます。

【１回しか書類を読まない】ルールを
設けるだけで、
仕事が楽になったのです。

どんどん書類を処理していくと、
仕事が楽しくもなっていきました。

　　「あとで読み直して
返信しよう」

と思っているメールって、
いつまでたっても返信できません。

でも、返信してもかかる時間は
5~10分ほどです。

手間がかかるものも
その時間で一区切りをつけるのです。

　　「その場で処理する」
　　「書類は１回しか読まない」

この【１回しか書類を読まない】ルールを身につけると
仕事はバンバン片付きます。

新聞を読む祭も
「後で読み直せる」
と思うと、ダラダラ読んでしまいます。

だから、新聞を読む際も
【１回しか書類を読まない】ルールを設けるのです。

「絶対再読したい」
記事だけを破り取り、
パッ、パッと新聞をめくっていくことです。

そして一通り目を通したら
もうその新聞は古新聞置きに置いてしまいましょう。

手元には
破った記事だけを残しておけば良いのです。

それで新聞は早く読めます。
よく新聞が溜まりがちの人にとっても
役立つ方法です。

どうでしょう、
【１回しか書類を読まない】ルール。

けっこう、良くないですか？

ただ。

集団で行う仕事の場合、
どうしても
「指示待ち」が必要な書類も増えます。

「指示待ち」が必要なメールも多いです。

こればっかりは
どうしようもありません。

いくら自分が早く処理したくても、
承認がないと先に進めません。

私が前の職場にいた頃、
これで随分イライラしてました。

ひどいときは
処理できない書類が「１週間」、
机に残り続けます。

ただ「許可をもらっていない」というだけで。

せっかく早く自分が書類を作っても、
先に進めない。

フラストレーションは
相当でした。

その点、
いまは楽です。

集団での仕事でないので
「指示待ち」がないのは本当に楽でいいですね。

会社をやめた甲斐があるというものです。

ただ、もしあなたが
上司の許可を待つことが多い立場なら
諦めるしかないですね。

その上で、
「許可が必要でない書類」に関しては
今回紹介した
【１回しか書類を読まない】ルールを
設けると良いです。

自分だけで処理できる仕事については、
速攻で終わらせる。

バンバン仕事が片付いていくのは
爽快です。

「全然、書類が片付かない…」

「返信しないといけないメールが
多すぎる…」

こう悩んでいる人は、
ぜひ【１回しか書類を読まない】ルールを
導入してみてくださいね！

ではまた！