メールのルール①メールは【見た目が9割】札幌商工会議所所内講座でお話した内容とは?





今日のポイント
メールは【見た目が9割】。
読みにくいメールはNG!

 

あなたはメール、
活用してますか?

FacebookやLineの時代になりましたが、
まだまだメールって、現役ですね。

特にビジネスですと
きっちりした連絡・報告の際や
見積書・請求書をお送りする際には
メールを使うことがまだまだ多いのではないでしょうか。

 

メールは重要なビジネスツールなんです。

 

…でも、【ビジネスメールの書き方】って、
意外と学んだこと、少ないのではないでしょうか?

 

ビジネスメールのルールがあれば
知りたいと思いませんか?

 

1/16(火)は
札幌商工会議所の所内研修に
呼んでいただきました。

「ビジネス文書と敬語の仕組み講座」
という講座で講師を努めたのです。

12月・1月と2回にわたる
連続講座です。

☆12月の講座はこちら!

札幌商工会議所の所内研修で講師を務めました!〜あなたの文章を上司が分かってくれない理由とは?〜

2017.12.24

 

2回めに当たる今回は
「ビジネスメールのポイント」と
「敬語のポイント」についてお話差し上げました。

 

「敬語のポイント」も好評だったのですが、
「ビジネスメールのポイント」も好評でした。

 

 

意外とメールの書き方って、
難しいんです。

 

だからこそ、講座でお役に立ててよかった、
と思っています。

今回は講座でお話した内容に追加する形で
「ビジネスメールのルール」を特別にお伝えします!

 

ビジネスメールのルール①:メールは【見た目が9割】

 

メールを書く際に大事なのは
【見た目】です。

 

ビジュアル、と言ってもいいでしょう。

単に文章を書くだけが
メールのルールではありません。

 

大事なのは
【見た目】を意識し、
読みやすくすることです。

 

 

例えば、下のAさん・Bさん・Cさんのメールですと、
どちらが読みやすいですか?

 

伊藤博文さん(仮名)に当てたメールです。

 

・・

■Aさんのメール)
伊藤様 お世話になっております。佐藤商事株式会社のAです。先日ご提案いただいた◯◯に関し、こちらのほうで資料を作成いたしました。前回の打ち合わせで保留となった部分については記載しておりません。資料を●●のタイトルで添付いたしました。よろしくご査収ください。今後共どうぞよろしくお願いします。佐藤商事株式会社 A

 

■Bさんのメール)
伊藤様
お世話になっております。
佐藤商事株式会社のBです。
先日ご提案いただいた◯◯に関し、こちらのほうで資料を作成いたしました。
前回の打ち合わせで保留となった部分については記載しておりません。
資料を●●のタイトルで添付いたしました。
よろしくご査収ください。
今後共どうぞよろしくお願いします。
佐藤商事株式会社 B

 

■Cさんのメール)
伊藤様

お世話になっております。
佐藤商事株式会社のAです。

先日ご提案いただいた◯◯に関し、
こちらのほうで資料を作成いたしました。

前回の打ち合わせで
保留となった部分については
記載しておりません。

資料を●●のタイトルで添付いたしました。
よろしくご査収ください。

今後共どうぞよろしくお願いします。

佐藤商事株式会社 C

・・

 

いかがでしょうか?

 

読みやすいのはAさん・Bさん・Cさんどのメールでしょう?

 

 

 

・・・おそらくほとんどの人は
Cさん、とお答えになったはずです。

 

 

内容はAさんもBさんもCさんも
全く同じです。

 

でも、
読みづらいと
「最後まできちんと読む」
のが難しくなってしまいますね!

 

特にAさんのメールは読みにくいですね〜。

 

でも、たまにAさんみたいなメールを
書く人って、いらっしゃいます。

 

どんなにいい内容であっても、
読みづらかったら
ちゃんと読んでもらえないんです。

 

ちゃんと読んでもらえないということは
仕事がそこでストップしてしまうんですね〜。

 

惜しいのはBさんのメールです。

Bさんのようなメールを書いている方、
結構いらっしゃいます。

 

Bさんのメールには
「スペース」がありません。

 

余白がないんです。

 

 

Cさんのメールと比べると
よくわかります。

 

メールの場合
【意味の切れ目】【段落】で
スペースを空けていくのがポイントです。

 

 

そうすることで読みやすいメールになっていきます。

 

 

あと、もう1点ルールがあります。
それは【テンを打つ場所で改行する】ルールです。

 

もう一度、Bさんのメールを
見てみましょう。

先日ご提案いただいた◯◯に関し、こちらのほうで資料を作成いたしました。
前回の打ち合わせで保留となった部分については記載しておりません。

 

長過ぎるわけではないのですが、
この文字数をスマホで見ると、
こんな感じで表示されるかもしれません↓
(スマホでこの内容見ている方はすみません)

先日ご提案いただいた◯◯に関し、こち
らのほうで資料を作成いたしました。
前回の打ち合わせで保留となった部分につ
いては記載しておりません。

スマホの画面って、狭いのです。

狭いため、
長い文書ですと【変なところで折れ曲がる】
ことがあります。

 

メールが【変なところで折れ曲がる】と
読みづらくなります。

 

だからこそ、
Cさんのようにしてみましょう。

 

Cさんは【テンを打つ場所で改行】しています。

先日ご提案いただいた◯◯に関し、
こちらのほうで資料を作成いたしました。

前回の打ち合わせで
保留となった部分については
記載しておりません。

 

これくらいの長さですと
スマホでもギリギリ表示されます。

 

メールは
パソコンで読まれるとは限りません。

 

スマホで読む人もいますし、
ガラケーで読む人もいます。

iPadで読む人もいるかもしれません。

 

だからこそ、
変なところで折れ曲がらないよう、
【テンを打つ場所で改行する】ルールを
守っていきましょう!

 

 

まとめます。

メールは【見た目が9割】です。

 

読みやすい【見た目】のメールにすることで
相手がきちんと読んでくれるようになります。

 

そのため、
(1)意味の切れ目・段落の境目に「スペース」を入れる、
(2)テンの場所で改行する
ことを忘れずに行なってください。

 

これを行なうことで
あなたのメールが格段に読みやすく変化するはずです!

 

読みやすく変化するということは
相手も読みやすくなるため、
相手からの評価も高まります。

 

相手から確実に返信がもらえるようになります。

何より誤解が少なくなります。

 

 

そうなるように
メールは【見た目が9割】を心がけてみてください。

 

ではまた!

☆実はメールにはもう1つのルールがあります。
こちらについては明日記載しますね!

 


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