上司にわかってもらいやすい書類作りのポイント!自分目線ではなく「上司目線」で情報をまとめよう!




今回のポイント
「目線」「意識」をどこに合わせるか?
それだけですべての結果は決まってくる!

 

ご質問「上司にわかってもらいやすい書類を作るには?」

 

「上司に内容をわかってもらいやすい
 書類を作るには
 どうしたらいいでしょうか?」

先日の研修中、
こういう質問をいただきました。

 

今回は
「上司にわかってもらいやすい書類を
 作るための心構え」
についてまとめてみましたので興味のある方、
以下からご覧くださいね!

 

 

団体職員対象の「文章作成力向上研修」、開催です!

 

先日7/12はある団体職員さんへの研修で
講師を務めました。

 

【文章作成力向上研修】というタイトルで
朝から夕方まで
「仕事で使える文章の書き方」を
テーマにお伝えしてきました。

 

 

久しくコロナで研修がなかったので
やっぱり楽しいですね!

 

 

…とはいっても、
対面ではなくZoomを用いての
インターネット講義となりました。

 

本来なら300キロ近く距離がある場所なのですが、
事務所からつないで講義ができるのって
たいへんありがたいことだと思います。

 

 

書類作りのポイントは「意識をどこに置くか」

 

その中でご質問いただいた内容がありました。

「上司に内容をわかってもらいやすい
書類を作るには
どうしたらいいでしょうか?」

という内容です。

 

 

お話を聞いてみると、
上司に提出する書類を作る際、
けっこう何度も修正依頼があり
大変なご様子でした。

 

 

実は書類作りって、
「どこに意識を置くか」で
大きく変わります。

 

例えば、ほとんどの場合は
「あの上司はなぜわかってくれないのだろう」
「なんでこの上司は
 この種類にダメ出しするのだろう」
という意識で観てしまいがちです。

 

 

「他責」で考え、
「上司からダメ出しばかりされる被害者」
という視点で見てしまいがちです。

 

こういう考え方って、
自分を慰めることはできるかも知れませんが、
意外とストレスも溜まるのです。

 

 

自分目線ではなく、上司の目線から書類を観てみる!

 

ではどうすればいいのでしょうか?

 

それは「自分」の目線ではなく
上司の目線から見ることです。

 

「なぜ、あの上司は
ちっともOKを出してくれないのだろう…」

と自分の目線で見るのではなく、

「どういう書類ならあの上司は
OKをしてくれるのだろうか」

「上司の目線」から考えてみること。

 

 

それが大事なのです。

 

 

自分ではわかりやすく書類をまとめた
「つもり」でも、
上司にとってはそう認識できないこともあるかも知れません。

また、自分にとっては過不足なく資料をまとめた
「つもり」でも、
上司にとってみては資料に不足があると認識できるかも知れません。

 

 

一度、「上司」の目線に立って
自分の作っている書類を見てみること。

 

 

そうするだけで結果は大きく変わります。

 

 

進学書類も「自分」目線ではなく「大学院」目線で作ってみる!

 

 

これは大学院進学も同じです。

志望理由書・自己PR文などを用意する際、
ついつい「自分」の目線だけで
書類を作ってしまいがちです。

 

 

でも、そうではなく、

「試験監督者にとって
わかりやすい内容か」

「試験官が【ぜひともこの人にうちに入って欲しい!】と
思ってもらえる内容か」

を考えてみることで
結果は大きく異なるのです。

 

なお、書類作りのポイントはこちらも御覧くださいね!

令和対応版ビジネス文書文例集 書き方一言アドバイス付き

 

 

今回のポイント

 

 

今回のポイントです。

 

「目線」「意識」をどこに合わせるか?
それだけですべての結果は決まってくる! 

 

 

「なんとなく」仕事をせず、「相手目線」で仕事をする!

 

「なんとなく」仕事したり
「なんとなく」書類を作ったりしても
上司から評価されることはありません。

 

 

また「なんとなく」やったことには
充実感もなければ
楽しみもほとんどないかも知れません。

 

 

せっかく仕事をする以上、
「なんとなく」やるのでは楽しくないです。

 

 

この記事に書いたように
「上司の目線」から分かりやすいかを意識したり、
「どうやったら決裁の通りやすい書類を作れるか」を
日々意識したりすること。

 

こういった点を日々意識し続けることで
仕事が少しずつ楽しくなってきます。

「なんとなく」日々を過ごしてしまうのではなく、
こういった日々の意識を大事にしたいですね!

 

それが
仕事の書類づくり・進学のための書類作りにも
つながってくるはずですよ!

 

ではまた!

 

 


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