メールの件名は
「相手の名前・自分の名乗り・【内容】」
の3点セットで書く!
「あれ、メールの件名って、
何を書けばいいの…?」
メールって、
件名が難しいです。
逆に、メールをもらう側になった際、
「あの人から貰ったメール、
いつも件名が書いてないから、
何のメールかわからなくて困るのよね…」
ということもあります。
そんなわけで、
今回は【どのようにメールの件名を書くか】をテーマに
お伝えします!
メールには、結構いろんなルールがあります。
メールをマメに改行し、
【余白】を多くする、というのも
大事なルールです。
多くの人が意識していないにも関わらず、
すごく重要なのがメールの【件名】のルールです。
意外と多くの人が
【適当に】件名を書いています。
・お疲れ様です
・こんにちは
・ありがとうございます
昔のケータイメールの時代は
これでも良かったのです。
でも、いまメールは
【ビジネス】専用ツールになりつつあります。
件名だけで「誰から来たか」わからないと
おそらく先方も困ってしまうんですよ。
メルマガやスパムメールによっては
あえて「こんにちは」だけを
件名にし、開封率をあげているものもあります。
では、【件名】をどうしたらいいか?
いちばんいいと思うのは下のものです。
私・藤本が伊藤株式会社の佐藤太郎部長に送るとします。
まず冒頭で先方の名前を書きます。 その後、自分の「名乗り」をします。 でも、ちょっと考えてみてください。 電話って Aさんなら Bさんなら メールも同じです。 「誰から来たか」がわかると、 でも、こんな人もいます。 「いま、メールソフトが勝手に名前を出してくれるから たしかにそんな側面もあります。 でも、あなたのメールを受け取る相手も 意外とめっちゃバージョンの古い このようなソフトは 面倒です。 そのため、 名乗りをお忘れなく! さて、相手の名前を書き、 相手の名前と自分の名前を書いた後は できれば、具体的な内容がいいですね。 【この前の御礼】と書くよりは なお、この要件部分を これはこれで分かりやすいですね! ぜひ参考にしてみてください。 ちなみに、 これ、好き好きの問題です。 「件名が長い」よりも 件名が短くて さて、最後に この場合、多くの方が悩むのは 「佐藤部長と書くか、 結論から言うと、 日本では でも、組織の中に やむなく この場合、重要な事があります。 相手をフルネームで書くなら、 最悪なのは相手を これ、「見下している」感が伝わるんです!!! ですので、 あるいは、 …のパターンで相手の名前を入れるようにしましょう。 こう聞くと、 「けっこう面倒だから、 そんな人もいるはずです。 これ、オススメしないやり方です。 なぜかというと、 単に「ありがとうございます」と言われるよりも、 それに、 あと、質問が多いのは 新入社員の書くメールには これ、間違いです。 「部長」などの役職名を他人が呼ぶ場合、 学校教員や政治家に言う ですから、 でも。 最近はカタカナやアルファベット役職も 「佐藤エクゼグティブ・マネージャー」 そんな場合、こう書きましょう。 「エグゼクティブ・マネージャー 佐藤様」 もちろん、 今日のまとめです。 ぜひこの機会に ☆メールのルールの別記事は なお、今回の内容は より詳しいメールのルールもお伝えしていますので、 ☆ビジネス文章作成能力向上講座の詳細・お申込みはこちら! どうぞよろしくお願いします! ではまた!
佐藤部長 作文教室ゆうの藤本研一です【4/18の会議資料です】
さいきんは、
けっこう、「名乗り」をしない人が多いです。
「誰からかかってきたか」で、
なんとなく内容がわかりますよね。
「カネ貸して〜」が多く、
「飲みに行こう!」が多いなど、です。
読み手も内容を推測できるのです。
名乗らなくても分かるんじゃないの?」
性能の高いメールソフトを使っているわけではありません。
メールソフトを使っていることもあります。
(少人数で歴史ある中小企業だと、
いまだにこんなことも多いです)
いちいち手打ちで相手のアドレスを登録します。
あなたのメールアドレスが登録されていない
ことも多いです。
自分の名乗りをしました。
【 】などで囲み、
要件を書きます。
【4/3の●●会でお世話になりました】
のようにしておくといいです。
相手の名前よりも先に書くことも出来ます。
【4/18の会議資料です】佐藤部長 作文教室ゆうの藤本研一です
「件名が長いのは良くない」
という意見の人もいます。
「何の要件かわからない件名」のほうが
私は問題だ、と思います。
情報量が不足するくらいなら、
長く書いて文句を言われるほうが
まだマシだ、と考えています。
【相手の名前】と【自分の名前】の書き方について
追加説明です。
名前の書き方です。
佐藤太郎部長とフルネームで書くか、
どっちがいいんだろう…」
「目上の人」の名前は
フルネームで書かないのが礼儀です。
目上の人は「苗字だけ」で
手紙を書くルールなのです。
「佐藤さん」は複数人いることもあります。
区別のため「佐藤太郎部長」と
フルネームで書いています。
自分もフルネームで書くべき、なのです。
フルネームで書いていながら、
自分は「苗字だけ」で済ます場合です。
「相手は苗字+役職、自分はフルネーム」
「相手はフルネーム、自分もフルネーム」
相手の名前を入れるのをやめちゃえ!」
たとえカンタンなメールでも、
自分の名前が正確に書かれている方が
嬉しくなりませんか?
「●●さん、ありがとうございます」
と言われる方が嬉しいのと同じです。
自分の名前が書かれていないと
けっこう「他人事」のように
思ってしまう人もいるんです。
「敬称」です。
「佐藤部長様」
という書き方のものがあります。
「様」の意味が入っています。
「●●先生」にも、「様」の意味が入っているのです。
「佐藤部長」
でOKなのです!
増えています。
「佐藤CEO」
は本当に「敬称」なのか、不安になりますよね。
「CEO 佐藤様」
「営業部長 佐藤様」
という書き方も可能です。
メールの件名は
「相手の名前・自分の名乗り・【内容】」
の3点セットで書く!
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