メールのルール④件名はこう書けばOK！相手の名前・自分の名乗り・【要件】の３点セットで書け！

「あれ、メールの件名って、
何を書けばいいの…？」

メールって、
件名が難しいです。

逆に、メールをもらう側になった際、

「あの人から貰ったメール、
いつも件名が書いてないから、
何のメールかわからなくて困るのよね…」

ということもあります。

そんなわけで、
今回は【どのようにメールの件名を書くか】をテーマに
お伝えします！

メールには、結構いろんなルールがあります。

メールをマメに改行し、
【余白】を多くする、というのも
大事なルールです。

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2019.02.19

多くの人が意識していないにも関わらず、
すごく重要なのがメールの【件名】のルールです。

意外と多くの人が
【適当に】件名を書いています。

昔のケータイメールの時代は
これでも良かったのです。

でも、いまメールは
【ビジネス】専用ツールになりつつあります。

件名だけで「誰から来たか」わからないと
おそらく先方も困ってしまうんですよ。

メルマガやスパムメールによっては
あえて「こんにちは」だけを
件名にし、開封率をあげているものもあります。

では、【件名】をどうしたらいいか？

いちばんいいと思うのは下のものです。

私・藤本が伊藤株式会社の佐藤太郎部長に送るとします。

まず冒頭で先方の名前を書きます。

その後、自分の「名乗り」をします。
さいきんは、
けっこう、「名乗り」をしない人が多いです。

でも、ちょっと考えてみてください。

電話って
「誰からかかってきたか」で、
なんとなく内容がわかりますよね。

Aさんなら
「カネ貸して〜」が多く、

Bさんなら
「飲みに行こう！」が多いなど、です。

メールも同じです。

「誰から来たか」がわかると、
読み手も内容を推測できるのです。

でも、こんな人もいます。

「いま、メールソフトが勝手に名前を出してくれるから
名乗らなくても分かるんじゃないの？」

たしかにそんな側面もあります。

でも、あなたのメールを受け取る相手も
性能の高いメールソフトを使っているわけではありません。

意外とめっちゃバージョンの古い
メールソフトを使っていることもあります。
（少人数で歴史ある中小企業だと、
いまだにこんなことも多いです）

このようなソフトは
いちいち手打ちで相手のアドレスを登録します。

面倒です。

そのため、
あなたのメールアドレスが登録されていない
ことも多いです。

名乗りをお忘れなく！

さて、相手の名前を書き、
自分の名乗りをしました。

相手の名前と自分の名前を書いた後は
【　】などで囲み、
要件を書きます。

できれば、具体的な内容がいいですね。

【この前の御礼】と書くよりは
【4/3の●●会でお世話になりました】
のようにしておくといいです。

なお、この要件部分を
相手の名前よりも先に書くことも出来ます。

これはこれで分かりやすいですね！

ぜひ参考にしてみてください。

ちなみに、
「件名が長いのは良くない」
という意見の人もいます。

これ、好き好きの問題です。

「件名が長い」よりも
「何の要件かわからない件名」のほうが
私は問題だ、と思います。

件名が短くて
情報量が不足するくらいなら、
長く書いて文句を言われるほうが
まだマシだ、と考えています。

さて、最後に
【相手の名前】と【自分の名前】の書き方について
追加説明です。

この場合、多くの方が悩むのは
名前の書き方です。

「佐藤部長と書くか、
佐藤太郎部長とフルネームで書くか、
どっちがいいんだろう…」

結論から言うと、
「目上の人」の名前は
フルネームで書かないのが礼儀です。

日本では
目上の人は「苗字だけ」で
手紙を書くルールなのです。

でも、組織の中に
「佐藤さん」は複数人いることもあります。

やむなく
区別のため「佐藤太郎部長」と
フルネームで書いています。

この場合、重要な事があります。

相手をフルネームで書くなら、
自分もフルネームで書くべき、なのです。

最悪なのは相手を
フルネームで書いていながら、
自分は「苗字だけ」で済ます場合です。

これ、「見下している」感が伝わるんです！！！

ですので、
「相手は苗字＋役職、自分はフルネーム」

あるいは、
「相手はフルネーム、自分もフルネーム」

…のパターンで相手の名前を入れるようにしましょう。

こう聞くと、

「けっこう面倒だから、
相手の名前を入れるのをやめちゃえ！」

そんな人もいるはずです。

これ、オススメしないやり方です。

なぜかというと、
たとえカンタンなメールでも、
自分の名前が正確に書かれている方が
嬉しくなりませんか？

単に「ありがとうございます」と言われるよりも、
「●●さん、ありがとうございます」
と言われる方が嬉しいのと同じです。

それに、
自分の名前が書かれていないと
けっこう「他人事」のように
思ってしまう人もいるんです。

あと、質問が多いのは
「敬称」です。

新入社員の書くメールには
「佐藤部長様」
という書き方のものがあります。

これ、間違いです。

「部長」などの役職名を他人が呼ぶ場合、
「様」の意味が入っています。

学校教員や政治家に言う
「●●先生」にも、「様」の意味が入っているのです。

ですから、
「佐藤部長」
でOKなのです！

でも。

最近はカタカナやアルファベット役職も
増えています。

「佐藤エクゼグティブ・マネージャー」
「佐藤CEO」
は本当に「敬称」なのか、不安になりますよね。

そんな場合、こう書きましょう。

「エグゼクティブ・マネージャー　佐藤様」
「CEO　佐藤様」

もちろん、
「営業部長　佐藤様」
という書き方も可能です。

今日のまとめです。

ぜひこの機会に
メールの書き方をマスターしてみてください！

☆メールのルールの別記事は
こちらからご覧ください。
https://goo.gl/5kKJfL

なお、今回の内容は
4/9の【第15回 ビジネス文章作成能力向上講座】でも
お話差し上げています。

より詳しいメールのルールもお伝えしていますので、
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どうぞよろしくお願いします！

ではまた！