メールのルール②【100倍】に解釈しても問題ない内容だけをメールで書け!


今日のポイント
メールには【100倍】解釈しても
問題ない内容だけを書け!

 

先日、ちょっと落ち込みました。

自分のやっているイベントについての
感想メールをいただきました。

「もっと〜〜したほうがいい」
という内容でした。

 

文面は、ちょっとした叱責です。

「ありがたいご指摘だ」
とは思うのですが、
正直、ちょっと落ち込んでしまいました。

 

一生懸命やっているのに、なぜ・・・。

クヨクヨします。

どうすればよかったんだろう・・・。

悩みます。

「ご指摘いただいて、ありがたい」
という思いは当然あるのですが、
どうしてもモヤモヤする思いを持ってしまうんです。

いろいろ悩みましたが、
あるルールを思い出しました。

 

それが【100倍ルール】です。

 

【100倍ルール】。

 

これは
メールのルールにおいて
かなり大事なルールです。

 

何かというと
メールには
【100倍に解釈されても問題ないことだけを書く】
というルールなのです。

 

たとえば、メールでお礼を書くとします。

「ありがとうございます。
 先日頂いた●●、美味しかったです!」

このメール、
【100倍】に解釈してみましょう。

「本当に、本当にありがとうございます!!!!!
先日頂いた●●、
今まで食べたことがなかったくらい美味しかったです!

感激しました!
もう普通の●●なんて食べられないくらいです!」

 

【100倍】になったかはわかりませんが、
まあ問題のない内容ですね。

 

 

…大変なのはここからです。

 

相手に【何かを指摘する】メール、
もっというと
【相手を叱責するメール】の場合、
どうなるでしょうか?

 

「Aさん
前々から考えていたのですが、
Aさんのやり方って、強引だと思います。

もっと部内のほかの人に気を配った対応を
行なう必要があると思います」

Aさんのやり方を指摘するメールです。

 

よく、こういうメールって書きがちですね。

書き手としては
「みんなが言っていることだから大丈夫だろう」
「別に問題ないはず」
と考えて送っています。

 

実際、口頭だったらこういうセリフって
そんなに【たいしたことない】内容ですね。

 

でも。

メールは違います。

メールの文章って、重いんです。

 

率直に言うと
読み手は【100倍】くらいに解釈してしまうのです。

 

 

先程のメールの
【100倍】解釈版がこちらです
(キツイ文面を読むのがツライ人は☆☆☆まで飛ばして読んで下さい)

 

「Aさん
入社以来、ずっとAさんを見てきたんですが、
あなたのやり方って、もう最悪です。
強引すぎます。
仕事の経験は長いくせに、
こんなに進め方が悪いなんて、正直あきれます。

たぶん、部内の誰もAさんのことなんか評価してないですよ。
当然、口頭だと指摘しないだけで
心のなかではあなたのことをみんな軽蔑してます。

正直な話、部内のほかの人にもっと気を配らないと
あなた、リストラされますよ。
みんなあなたを嫌っていますし」

☆☆☆

 

いかがでしょう、
先程のメールを【100倍】で解釈してみました。

 

さきほどのAさんへの指摘メールを、
Aさんはこの内容で
捉えているかもしれないのです!

 

メールって、
もらう側は【100倍】で解釈することもあるツールなんです。

 

Aさんへの指摘メールを【100倍】解釈しているとしたら、
相手は絶対あなたのことを恨みますね。

これがメールのコワイところです。

 

たまに、メールで
相手の欠点・問題点を指摘する人がいます。

おそらく、メールで相手の欠点・問題点を指摘する場合、
ほぼ100%あなたが恨まれて終わります。

 

本来の意図が伝わらず、
【100倍】に解釈した内容だけが伝わるのです。

 

 

つくづく、
メールってコワイですよね〜。

 

だから私もメールを送る際、
細心の注意をしています。

どうするかというと、
【100倍】に解釈しても問題ない内容だけを
書くようにしているのです。

 

具体的には【事実のみ】を
淡々と伝えるようにしています。

 

事実は【100倍】には解釈できませんからね。

(明日の11:00に訪問する、というメールは
【100倍】で解釈しても内容は変わりません)

 

でも、
事実のみだとちょっとさみしいので、
【褒める系】と【感謝する系】の
内容のみをメールするようにしています。

 

【誉める系】も【感謝する系】の内容も
【100倍】で解釈したら
さらに良い内容に伝わるからです。

(実際、メールで褒められたほうが嬉しく感じる人も多いです)

 

 

まとめます。

メールには【100倍】ルールがあります。

 

内容を【100倍】で解釈しても問題ない
内容だけをメールする方がいい、というルールです。

 

間違っても
【批判する系】【指摘する系】【悪口系】の内容を
メールしないこと!

 

ポイントは、
読み手以外の人への【批判】【指摘】【悪口】も
書いてはいけない、ということです。

 

自分への批判でなくても、
他人への批判を【100倍】解釈してしまうと
罵詈雑言にまみれたメールのように見えてしまいます。

 

そんなメール、
読みたくないですよね〜。

 

逆に【褒める系】【感謝する系】の内容は
相手が勝手に【100倍】で
解釈してくれることもあります。

 

だからこそ、
積極的に盛り込むようにしましょう!

 

 

 

ただ。

そうは言っても
他人からのメールで
傷ついてしまうことって、ありますよね。

 

冒頭に書いた私のようなケースです。

 

そんなときのために、
一言だけ。

 

あなたが相手から
すごく悪口をいわれたり、
批判をされたりしたメール、
受け取ったこともあると思います。

 

そんなメールを読むと
落ち込みますよね。

 

そんな時【100倍ルール】を思い出してください。

実は相手は
あなたが考えている【100分の1】の内容しか
伝えていないかもしれないのです。

 

メールという形になったせいで
あなたが勝手に【100倍】にして
解釈しているかもしれないのです。

 

相手からすごくキツいメールを送られてきた場合、
まずは冷静に【100倍ルール】を思い起こしましょう。

 

実は相手は【100分の1】の内容しか伝えていないという
可能性を考えましょう。

 

それでも嫌なメールなら、
すぐ消去しましょう。

 

大丈夫、
そんなメール、消しても問題ありませんから。

 

私も悪口系のメールを頂くことがありますが、
即座に消去します。

 

記憶にもとどめません。

「仕事のやり方」へのアドバイスのみを
覚えるようにします。

 

よく悪口系のメールを
ずっとメールソフトに残している人がいますが、
消した方がいいですよ。

 

消しただけで、なんか気分が落ち着きますし。

 

なお、
本日の内容は
メールだけでなく、SNSにも
活用できるルールです。

 

SNSでの「炎上」も、
【100倍ルール】で起きていることも多いものです。

注意しましょう!

 


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