長い文章は記書き(箇条書き)で短く・分かりやすく!基本のビジネス文書の書き方、お伝えします!





今回のポイント
ダラダラと長い説明になってしまう時は
「記書き」を活用せよ!
読み手にわかりやすくまとめると、
相手に動いてもらいやすくなる!

 

ダラダラ長い文章、書いていませんか?

 

「う〜ん、書き始めるとなんだか
だんだんダラダラしてしまう…」

 

ビジネス文書において、
重要なのは「わかりやすさ」です。

読んでもらった後、
読み手にどう行動してほしいか。

 

これを定めた後、
相手が行動しやすくなるように
わかりやすく文章をまとめる必要があります。

 

箇条書き(記書き)を活用しよう!

「でも、まとめるのは大変…」

「どうしても書き始めると
ダラダラ長くなる…」

 

 

そんな場合にぜひ活用いただきたいのは
「箇条書き」です。

 

 

なかでも、「記」で書きはじめ
最後に「以上」と書く
「記書き」(きがき)の発想を
ぜひ学んでください。

 

 

例えば、次の内容を見てください。

 

秋冬新商品発表会のご案内

【日時】 令和元年7月20日 午前10時30分〜午後1時

【場所】 本社1Fショールーム

【お申込み方法】お手数ですが、弊社までご一報願います。

以上  

 

この内容は
「記」「以上」と
箇条書き(記書き)で示されています。

 

そのため、
スッキリとわかりやすいです。

 

 

ですが、もしこの内容を
「記」「以上」を使わずに書くと
こうなります。

 

・・・・・・・・
「この度、弊社の秋冬新商品発表会を
開催する運びとなりました。
開催は令和元年7月20日の午前10時30分から
午後1時にかけてです。

会場は本社1階のショールームとなります。

参加希望の方は
お手数ですが弊社までご一報のほど、
よろしくお願いします」
・・・・・・・・  

 

 

文章で書くと、
ダラダラ長いです。

 

 

そのため、
読む気がしなくなります。

 

 

ですが「記書き」で書いていると、
スッキリ理解できるのです。

 

 

これが「記書き」の威力です。

 

 

ついついメールやビジネス文書が
ダラダラしがちな方は
ぜひこの「記書き」を活用してみてください。

 

「以上」で締めても大丈夫?

 

読んでいる方の中には、

「なぜ、末尾に「以上」と書くのだろう?
なんだかお客さまに使うとエラそうに見える…」

と疑問に感じる方もいるかも知れません。

 

最後の「以上」は
「ここまでで記書きの内容は終わりですよ」
というマークです。

 

そのため、
末尾に「以上」を書くことで
どこまで読めばいいかを伝えているわけです。

 

 

「以上」
と書くとちょっとエラそうですが、
読み手がわかりやすいよう
内容をまとめているものなので
このままでも大丈夫です。

 

 

…ですが、「ちょっと気になるな…」
という方は

「以上です」
「以上、何卒宜しくお願いします」

などという書き方でも問題ないでしょう。

 

今回のポイント

 

今回のポイントです。

・・・・・・・・・・・・・・・・・
ダラダラと長い説明になってしまう時は
「記書き」を活用せよ!
読み手にわかりやすくまとめると、
相手に動いてもらいやすくなる!
・・・・・・・・・・・・・・・・・  

 

 

箇条書きには
あまり敬語を使いません。

 

そのため、一見すると箇条書きではなく
ダラダラ長く書いたほうが
丁寧そうに見えます。

 

ですが、読み手にスッキリ伝わり、
動いてもらいやすいのは
記書きの方です。

 

基本のビジネス文書の型

今回も文例集を用意しましたので
興味のある方はご覧ください。

 

記書きを使ってまとめています。

 

 

ではまた!

 

☆令和対応版ビジネス文書文例集
(書き方一言アドバイス付き)はこちらです↓

令和対応版ビジネス文書文例集 書き方一言アドバイス付き

 


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