書類作成前にすべきこと。まずは上司・お客と食事せよ!

今回のポイント
単に資料を作るよりも、
お客さん・上司と一緒に
食事する努力を。
得た情報を元に、相手に響く資料を作る!

 

一発OKの資料を作るには?

 

 「どうやったら、
  上司にもっと褒められる
  文書を書けるんだろう…」

「この提案、
  ぜひとも得意先に
  採用してほしいんだけど、
  どう書けばいいだろう…」

 

 

こういう悩みって
多いかもしれませんね。

 

 

多くの人はそういう場合
闇雲に「文章の書き方」を
ネットで調べようとします。

 

(私のサイトも
そういう目的で検索してくださる方が多いです)

 

あるいは
そういう本を探し
読んでいきます。

 

 

でも。

実はそれ、
本質的な解決では
ないこともあるのです。

 

(文章の書き方、をお伝えする側である
私が言うのもヘンですが)

 

「万能の伝え方」「究極の文章術」なんて、ない。

 

99%の人が誤解していることがあります。

 

それは

「すべての人に伝わる
 【万能の伝え方】が
 存在する」

という誤解です。

 

 

これさえ知れば
誰にでもわかりやすい
文章が書ける。

これさえ知れば
一発OKな資料を
100%作ることができる。

 

 

そういう誤解を持っている人が
多いのです。

 

相手を知ることが必要不可欠!

 

確かに、文章の書き方には
ポイントがあります。

 

ですけど、
それを使いこなすには
まず【相手を知る】ことが
必要不可欠なのです。

 

 

読み手はどういう人物か。

読み手はどういう表現を
求めているか。

長い報告書を好むか、
それともA4ペラ1枚での簡潔な報告書か。

伝える手段はメールがいいか、
それともラインがいいか。

図表がある方が評価されるか、
それとも文章だけがいいか。

必要とされる資料の枚数は
何枚程度か。

 

 

これらを知らなければ
ムダな提案に
終わってしまいやすいのです。

 

 

お客さん・上司と食事せよ!

 

そのため必要なのは
「読み手を知る」ための調査に
時間を掛けること、です。

…こういうと大げさですが、
要はその人と食事したり
飲んだりするなど
【その人の考えを知るのに時間を使うこと】
が大事なのですね。

 

 

『入門 考える技術・書く技術』という
文章術の基本書には
次の記述があります。

 

 

「読み手を理解するには、
日常の心がけが欠かせません。

上司向けに報告書をよく書く人は、
可能な限り上司からの
食事の誘いに付き合い、
上司の立場や考えを理解するようにします。
(…)
顧客に提案書を書く場合も同じです。
常日頃から顧客との
コミュニケーションを密にし、
顧客の関心や疑問を意識するように
します。
(…)
まずは読み手の関心や疑問を
知る努力から始めます。

机の前で唸っていても、

何も始まりません」

(山﨑康司, 2011,『入門 考える技術・書く技術』
ダイヤモンド社,Kindle版No.469-477/1581)

 

 

まずは上司と食事に行ったり、
お客さんのところに行ったりしましょう。

 

 

そうやって
相手が何を求めているか、
どんな考えの人物か
見極めていけばいいのです。

 

場合によっては
下書き段階の書類を
軽く見てもらい、

方向性を確認してもらっても
いいかもしれませんね。

 

 

…実は、食事やお酒などの
こういうコミュニケーションって、
資料作成においてはホント大事なんですね。

 

 

実際、
やり手の経営コンサルタントも
直接会ってのコミュニケーションを
心がけているようです。

 

「経営コンサルタントも
マネージャー・クラスになると、
頻繁に顧客と接し、
時に食事をともにしながら
顧客の本音を理解するように
努めます。

顧客の理解は、
調査分析作業よりも重要と
言えるかもしません」

(同 No.469-477/1581)

単に一生懸命
資料を作ることだけが
大事なのではありません。

 

一生懸命資料を作っても
相手の求めるものとズレていたら
全く意味がない作業になってしまうからです。

 

 

ただ資料を作ることよりも、
相手が何を求めているか、
相手の本音は何かを見極めるために
食事を一緒にする方が
よっぽど有効なのですね。

 

文章作成はパソコンに向かう前から始まっている!

 

実際、
先程の本にもいい一文がありました。

 

「ライティング(注 文章作成)は
パソコンに向かう
はるか前の段階で始まっているのです」
(同 No.477/1581)

 

資料作りの前には
相手を知るために時間を使う。

 

 

これが有効なのですね!

 

今回のポイント

 

 

今回のポイントです。

 

 

単に資料を作るよりも、
お客さん・上司と一緒に
食事する努力を。
得た情報を元に、相手に響く資料を作る! 

 

フジモトの苦い失敗談。

 

相手とズレた提案をすると、
せっかく頑張って資料を作ってきたのに
すべてが無駄になってしまいます。

 

 

…これ、私もかつて実感していました。

 

高校教員の頃、
あれこれ学校運営や
各種イベントに対し
「提案」書類で作っていました。

 

 

「○○の会に顔を出し、
生徒募集を呼びかけたらどうか」

「学校に
○○氏を招き
講演会を行うと生徒のためにも
なるのではないか」

そういう内容を提案する書類を
あれこれ作ってきました。

 

…ですが、
見事に採用されませんでした(笑)

 

 

せっかく、日曜に
家でコツコツ書類を作って出したのに…。

 

 

そんな悔しい思いが
未だにあります。

 

でも、よく考えたら私、
「提案書」を作ることばかりにとらわれていて、
「読む上司」のことを
あまり考えていなかったんですね。

 

上司からすると、
可愛げのない部下から
急に「提案書」だけ出されても
困ってしまうだけだったわけです。

 

 

…お互いに不毛な時間を過ごしていたもんだと
反省しています。

 

 

文章力アップの前に、上司を知る努力を!

 

今から思うと、
もっと「上司を知る努力」を
すべきだったなあ、と思います。

 

それだけで
提案の通る率も上がったでしょうし、
上司のウケももっと良かっただろうなあ、
と思うのですね。

 

 

上司・お客さまと食事に行き、
相手を知るためにコミュニケーションをする。

この努力は無駄にならないと思いますので、
ぜひ書類を作る前に
やってみることをオススメしますよ!

 

ではまた!


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