何でもかんでも、メールばっかり使ってませんか?相手が受け取りやすい形式は何か、連絡をする際に確認する一手間を! 

今回のポイント
送る相手が受け取りやすい形式は何か?
連絡をする際、確認する一手間を!

 

メールの書き方講座の講師をしていますが…

 

私、企業研修の一環で
「ビジネス文書&メールの書き方講座」の
講師もしています。

読んだ後、どんな行動をとってほしいか、考えていますか?考えずに資料を作っても、結局は無意味!札幌商工会議所主催ビジネス文書&メールの書き方講座、開催しました!

 

(今年はコロナでキャンセルの嵐……涙)

 

 

こういう私が言うのは何なんですけど、
最近、

  「メールって、ホントにいるのかな」

って思っています。

 

 

メールの持つ、大きなデメリット。

 

何かというと、
電子メール(eメール)には
次のデメリットがあるからです。

 

メールって

 (1)届かないこともあり、
 (2)機種依存文字が表示されにくく 文字化けもする、
 (3)相手が読んだかわからない

というデメリットがあります。

 

 

特に困るのは
(1)の「届かないこともある」という点です。

 

 

「迷惑メール」の欄に入るなら
まだいいんですが、

「そもそも届いてもいないことになっている」
こともあり、正直困ってしまいます。

 

 

 

これは電子メールが
インターネット黎明期から存在する技術である分、
根本的な問題があるのだと思います。

 

 

セキュリティの面から言っても
実はFacebookなどSNSの
メッセンジャーのほうがよっぽど強固です。

 

 

だからこそ、
返信が来ないメールを待っていると

  「ホントに届いているのだろうか…?」

不安になります。

 

だからこそ、

  「メールって、ホントに意味あるのだろうか…?」

と思ってしまうこともあります。

 

ただ、
メールって、
ビジネスの現場でかなり浸透しています。

 

 

会社の代表連絡先には
電話と住所だけでなく
メールアドレスも表記されていることが多いはずです。

 

それに、名刺にも
大体は電話・住所・メールアドレスが
書かれているものですし。

(Facebookアカウントや
 LINEアカウントを書いている人は
 まだまだ少数派です)

 

 

メールは
インターネット黎明期からある分、
ビジネスの現場に浸透しているのですね。

 

 

 

Webサイトがない会社にも
メールアドレスはあるものですし、

おそらくGメールかYahooメールは
SNSをやらない人でも
ほとんどの人が持っているはずです。

 

 

ある意味、メールは
「住所」と同じなのです。

 

 

メールの持つ最大の特徴!

メールには最大の特徴があります。

それは
全く面識のない人にも
送ることができる唯一のWeb媒体、
という点です。

 

 

たとえば
SNSにはそういう機能がありません。

 

 

Facebookは
「友達」からのメッセージでないと
表示しない設定にもできます。

 

Twitterは
相互でフォローしあっていないと
ダイレクトメッセージを送れません。

 

またTwitterもLINEも
登録アカウントが
ニックネームであることも多く、
「誰が誰だかわからない」ことも多いです。

 

 

だからこそ、
名刺交換をしてはじめて会ったという人や、
Webサイトを検索して
会社の連絡先をはじめて知ったという際は

メールくらいしか
やり取りする方法はないのです。

 

SNSのメッセンジャー機能の特徴

ただ、
Facebookなどの
SNSのメッセンジャー機能を使うと、

「既読かどうか」
「データをダウンロードできたかどうか」

も分かります。

 

 

それに
メールよりも「型」や「形式」が
決まっていない分、

気軽に・頻繁に連絡が取れるという
メリットもあります。

 

 

なにより、
メールだけでのやり取りは
「ビジネスライク」になりがちです。

 

 

だからこそ、
ビジネスメールのやり取りだけの段階から、

先方がOKするなら「SNS」のメッセンジャー機能での
やり取りに変えていくのも
一つ有効なやり方だと思うのです。

(中小企業や個人事業主の方とは
こういうやり取りで済むことも多いです。

公的な組織の場合は
そういうわけにはいきませんが)

 

  「何が何でもメールじゃないといけない!」

そう思っている人も一定数いますが、
そうじゃない人もおそらく
一定数いらっしゃるはずです。

 

ビジネスメールだけのやり取りから
SNS上のメッセンジャーでのやり取りに
切り替えていくのもオススメですよ!

 

 

相手とやり取りする際のポイント

 

ここで相手とやり取りし合う際の
ポイントがあります。

 

それは、
連絡の基本は
「相手が受け取りやすい形式」で
送るのがベストだ、
ということです。

 

 

官公庁や大企業など
メールのほうが「正式」な相手には
相手が受け取りやすい形式である
「メール」で送るほうがいいでしょう。

 

中小企業や個人事業主・
あるいは親しい友人とのやり取りには
「SNS」のメッセンジャーで送るほうが
喜ばれることもあるでしょう。

 

SNSで送るにしても、
Facebookをよく見る人にはFacebook、
LINEをよく見る人にはLINE、
携帯電話のショートメールのほうがいい人には
ショートメールで送るのがベストです。

相手がよく見る媒体・
相手が使い慣れている媒体で
送って差し上げるほうが
相手からの返信も速いです。

 

 

結果、相手にも自分にも
ストレスが掛かりません。

両方のトクになるのです。

 

 

 

  「相手にとって都合がいいツールは
連絡手法はなにか?」

これを考えてみたほうが
結局は相手のためにも
自分のためにもなるのですね。

 

今回のポイント

 

 

今回のポイントです。

 

 

送る相手が受け取りやすい形式は何か?
連絡をする際、確認する一手間を! 

 

連絡ツールを使い分けよう!

 

連絡ツールって、
いまやたくさんあります。

 

 

メールもそうですし
FacebookやLINEの
メッセンジャー機能、

携帯電話のショートメール機能、

はたまた電話や電報、
FAXに封筒・はがきと様々です。

いずれの手法にも特徴があります。

 

 

ポイントとなるのは
「自分にとって都合がいい」ものばかり
使うのではなく、

「相手にとって都合がいい」
手法で連絡をすることです。

 

 

つまり、
相手がFacebook派かLINE派か、
それともメールやショートメール派かを
見極めることです。

電話好きな人もいれば
電話が苦手な人もいます。

 

一定以上の年齢の人になると
「電話」や「封筒・はがき」しか
使えないこともあります。

(地元・兵庫の祖母への連絡には
電話やはがきを使います)

 

自分に都合がいい方法を押し付けるのではなく
相手にとって都合がいい方法を分析し、
その人にあった方法をとっていきたいですね!

 

(当たり前に見えますが、
意外とできていない人も多いです。
自戒も含めて…)

 

ではまた!

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