Zoom打ち合わせの便利なやり方。「ワード画面を共有してPCに打ち込みながら」行う!





今回のポイント
新技術を導入するなら、
この機会に「仕事の仕方」を
もう一度考え直す!

 

発見!Zoom打ち合わせの便利なやり方

 

ここ数日、
連日 Zoom打ち合わせが
相次いでいます。

 

Zoom打ち合わせ・
Zoomでの講義のハシゴに次ぐハシゴ。

 

時間のズレもあまり起こらず
実に快適です。

 

 

(たまにスピーカーから
音声が出ないことなどもあるようなので
Facebookメッセンジャーや
スマホ通話を組み合わせて使うこともありますが)

 

Zoomを使うと
遠隔の人とも
気軽に打ち合わせ・講義が実施できて
ホント便利です。

 

 

Zoomを使うようになって
「この使い方、めっちゃいいな!」と
気づいた使用方法があります。

 

 

それは何かというと、

「ワードでメモをし、
 その画面を【画面共有】しながら
 Zoomで打ち合わせをする」

という使い方です。

 

 

画面共有機能というのは
こちら側のPC画面の様子を
Zoomの相手側にも
画面で見てもらえるという機能です。

(Zoom画面の「上矢印」ボタンを押すとできます)

Zoomの打ち合わせって、
基本的に「顔」しか映りません。

 

…究極言えば
その人が手元で
きちんとメモを取っているのか、

それともスマホでゲームしているのか、
誰にも分かりません。

 

 

私自身はこれまでZoom面談や
打ち合わせ時には
手元の紙にメモしてきました。

 

 

ですが、よく考えたら
相手からは手元にメモしていることは
見えないわけです。

 

 

 「これだと、
ぼーっと聞いているのか、
それともちゃんとメモして聞いているのか
相手からわからないな…」

そう感じたのです。

 

 

フジモトが面談時に必ずメモをとる理由。

 

私は直接の面談時、
必ず紙でメモをするようにしています。

そうしないと相手のご要望や
相手のお困り事などを
正確に理解できないのです。

(あとは「ちゃんと聞いていますよ」という
姿を見てもらうのが目的です)

 

 

ところが、Zoomだと
この「手元でメモしている様子」が
イマイチ伝わらずヤキモキしていたんです。

 

 

だからこそ、
いま私はその場で
ワードデータに打ち込んでメモするようにしています。

 

 

ワードを開き、
相手の話をそのままPC上でメモをしながら

 「議事録」
 「打ち合わせの記録」
 「企画書」

などを作りつつ話をする、
という方法です。

 

 

このワード画面を
Zoomの「画面共有」機能を使って
相手に観てもらいつつ話をしています。

 

(イメージ写真です)

これ、打ち合わせをする相手の方からも
好評です。

何かというと、

 「話している内容のメモを
  その場で書いていくので
  今何を話していて、
  何が決まったかがひと目で分かる!」

からです。

また、

 「終わったあと、
  改めて決定事項のメモを作らなくても
  終わったとたんに
  【決定事項メモ】ができている」

という良さもあります。

 

 

実際、最近ご依頼の多い
各種申請書類作成のお手伝いやアドバイス時も、

 「実際にZoomでワードのデータに
  追加修正しながら話を聞いてもらっていると、
  【ああ、こうやって文章が良くなっていくんだ】
と実感できます」

という感想を頂くことができました。

 

その場でワード画面に打ち込むメリット

 

これ、相手に喜んでもらえるだけでなく、
実は私のためにもなっています。

 

 

ちょっと先程書きましたが、
私は授業の際、
紙のノートにメモしつつ
講義を行うようにしています。

 

ですが紙のノートって
終わった後PCで打ち直さないと
相手と共有できないことも多く、
不便さを感じていました

(私の字が下手なのも原因の1つです)。

 

 

特に書類作成のご依頼を頂いた際、
これまでは打ち合わせ内容を紙のノートに書いていき、
後ほどそれを元にPCに打ち直していました。

 

これ、よく考えたら
【二度手間】になっていました。

 

 

Zoomが終わった瞬間に議事録・資料が出来上がっている!!!

 

だから最近のZoom打ち合わせ時は
ワード画面を「画面共有」でみてもらいつつ
その場で話している内容・決まったことを
打ち込むようにしています。

 

 

すると
終わった瞬間には
なんと「議事録」や「資料」が
出来上がっているのです。

 

おまけに
文章を打ち込みつつディスカッションすると、
ダラダラ同じことを話すことを
防ぐこともできます。

 

 

議論すべき内容を「言葉」で示してあるので、
【何を話せばいいか】も見えるようになります。

 

ちゃんとその場で
私がPCに打ち込んでいるのを
観てもらえるので、

 「ああ、フジモトさんも
  サボらずにちゃんと聞いてくれているな」

と理解いただくこともできます(笑)

 

今回のポイント

 

今回のポイントです。

 

新技術を導入するなら、
この機会に「仕事の仕方」を
もう一度考え直す!  

 

Zoomの可能性を限定して考えていませんか?

 

いま、テレビ会議システムZoomを使っての
打ち合わせも多くなりました。

 

研修や講義もZoom使用で行うことも
増えてきています。

 

 

思うんですけど、
Zoomを単に「リアルで話す代替品」としか
考えていない人って多いように思います。

 

でも、新技術って
単なるリアルの代替品では
ありません。

 

 

実はこれまでの仕事の仕方を
よりよくし、
効率化してくれる可能性も秘めているのです。

 

 

実際、私にとって
「ワードでメモしつつ、
 画面共有機能で相手にも
 そのワード画面を見てもらいつつ話す」
機能が仕事の効率化につながっています。

 

 

対面で話す場合、
PC画面を一緒に見ながら資料を作るのって
ちょっとやりにくいことが多かったです。

 

 

相手の目も見つつ、
PC画面をのぞき込んで文章を打ち込む。

 

これをやると目をきょろきょろ動かすので
けっこう大変だったのです。

 

だからこそ、
やむなく紙のノートにメモをし、
終わった後打ち直すという「手間」が
発生していたのです。

 

 

ところがZoomの場合、
PCのカメラに目線を合わせつつ
そのままPCに打ち込むことも
自然にできます。

 

これって、
私にとってはけっこう画期的なことです。

 

 

おかげで書類作成も
非常にはかどっています。

 

リアルの代替品、と考えるのはもったいない!

 

Zoomなどの新技術、
コロナでやむなく使っている人も多いと
思います。

 

 

これを「リアルの代替品」としか考えないのって
ホントもったいないです。

 

この機会に
Zoomなどを使って
「新たな仕事の仕方」を考えてみると
業務効率化・時間効率化にもつながりますよ!

 

 

他にも私、
Zoomを使うからこそできる
セミナーや研修も
あれこれ準備しているところです。

 

新技術を使って、
どういう仕事の仕方ができるか。

 

 

この機会に考えてみるのも面白いですね!

 

ではまた!


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