手帳に予定しか書かないのはもったいない!手帳をフル活用する「ある習慣」とは?




今回のポイント
すでに終わった用事・案件も
手帳に書き込む。
すると時間の使い方が改善できる!

 

 

連休明けのせわしなさを何とかしたい!

 

連休明けって、
なんだかせわしないですね。

 

 

バタバタと
時間に追い立てられているような
感じになってしまうこと。

 

 

けっこうないでしょうか?

 

 

 

連休明けには
一気に電話が掛かってきますし、
処理すべき書類も大量に待っています。

 

そうすると
目の前の業務を行うだけで
あっという間に1日が過ぎてしまいます。

 

 

 

…その結果、
本来考えるべき企画や
自分が自主的に取り組むべき勉強・読書が
ついつい後回しになってしまう。

 

 

 

そんなこともあるかも知れません。

 

 

どうせなら
バタバタしたときこそ
心にゆとりを持ちたいものですし、

もっと効率よく
仕事をしていきたいものですね。

 

 

済んだ要件も手帳に書き込め!

 

そんなときに
オススメしたい行動があります。

 

 

 

それは
「済んだ要件も手帳に書き込むこと」
です。

 

 

 

手帳って、
大体の人は「これからの予定」しか
書かないものです。

 

でも、それだけではなく
「今日どんな要件に
どれだけ時間を使ったか」
済んだ要件も含めて書き込んでいったほうがいいんです。

 

 

ドラッカーが9ヶ月に1度やっていたこと。

 

 

私が読書会を開催している
ピーター・ドラッカー。

(写真はwiki)

 

「経営学」という学問を確立させた
「巨人」です。

 

そんなドラッカーは
9ヶ月に1度、
自分の時間の使い方を記録づけしていた、
といいます。

 

 

2週間くらいにわたり
手元に紙を用意しつつ
「何に何分時間を使ったか」を
5分刻みで毎日記録していくのです。

 

 

時間の使い方「見える化」作戦

 

 

時間軸の書かれた紙に、
例えば

「10:00-12:10 A社へのプレゼン資料作成」

などと次々と
書き込んでいきます。

 

 

そうすることでドラッカーは
時間の使い方を「見える化」していたのですね。

 

(『経営者の条件』に書かれているやり方です)

 

☆ドラッカー『経営者の条件』の詳細とお求めはこちら↓

 

 

私はドラッカーの本を読み、

「自分も時間の使い方を
記録してみよう!」

と時折取り組んでいます。

 

 

 

ドラッカーの言うように
5分刻みで記録をしていく。

 

 

すると、
現在の時間の使い方が
イマイチであることに気づけます。

 

 

ムダな行動、してません?

 

 

たとえば以前 記録をつけたとき、
ある発見がありました。

 

 

それは平日 事務所から外に何度も出て
買い物やら面談やらに行っていたことに
気づいた、という発見です。

 

 

事務所から外に出ると
あれこれ寄り道もしてしまうので
けっこう時間をロスしていました。

 

(ついついコンビニで何かを買いたくなるんです…)

 

そんな外出が
日に何度もあると
あっという間に夕方になってしまいます。

 

 

 

このように記録をつけると
いかに「ムダ行動」が多いか、
また「ダラダラ行動」が多いか、
イヤでも気づくことができます。

 

 

こういうことに気付けると
「ムダな行動をどうやったら減らせるか」を
考えるきっかけになります。

 

 

そうすることで
自分の時間を作り出せたり、
勉強時間を捻出したり
できるようになるのです。

 

 

 

☆『経営者の条件』を読むのが
おっくうな方は
こちらの「解説書」的小説をお読みなさるのを
オススメします!

(札幌が舞台なので私なんかはとてもシンパシーが…)

 

 

今回のポイント

 

 

今回のポイントです。

 

すでに終わった用事・案件も
手帳に書き込む。
すると時間の使い方が改善できる! 

 

 

 

手帳に「予定」を使うだけだと、手帳の半分も使い切れていない。

 

多くの人は時間の「予定」を
手帳に書いています。

 

 

でも、これだと
手帳の使い方としては
「半分」ほどしか使えていないのではないか、
と思います。

 

 

どういうことかと言うと、
手帳には「これから」の予定だけではなく、
「今日どう時間を使ったか」も
書いていくべきだから、です。

 

 

例えば1日の終りに手帳を見返しつつ、
「予定通りに動けたかどうか」を
ペン片手に手帳を見返すのです。

 

 

すると、予定していたよりも
1つの案件に時間が長くかかっていたり、

本来やるべきだったことを
やらないままにしてしまっていたりすることが
意外と多いことに気づけます。

 

 

(私も日々反省しています…)

 

 

なので、手帳には「これから」の予定だけでなく
「今日どう時間を使ったか」も
追記してみることをオススメしますよ!

 

 

(こういう追記をするためにも、
手帳は「時間軸」が書かれたものを
使ってみてはいかがでしょうか?)

 

ではまた!

 

☆時間管理の基本はこちらもご覧ください↓

使える時間を増やす!時間管理の基本

 


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