週報を書いて自分PDCAサイクルを回す方法。

今回のポイント
週末にはセルフ【週報】を書こう!
うまくいったこと・うまくいかなかったこと・
今後の取組をまとめておく!

 

フジモトが毎週土曜にやっていること

 

 

コロナウイルス感染症が流行するタイミングから、
私が毎週行い始めたことがあります。

 

 

それが【週報】づくりです。

 

会社などで「上から」無理やり
やらされている週報と違う、
セルフ【週報】。

 

 

以前、記事でもお伝えしましたね↓

一人で仕事する落とし穴。セルフ週報を書いて、ムダな行動をしていないか振り返ろう!

 

 

これ、やってみるとめっちゃ効果的です。

 

 

主観で「今週は頑張った!」って言っていませんか?

 

例えばです。

仕事において
「今週 成果が出たかどうか」って
毎週確認できているでしょうか?

 

おそらくは主観で
「今週はめっちゃ頑張った!」
という思いになっていることも
多いかも知れません。

 

…実は「頑張ったかどうか」って
【残業時間を長くする】ことで
カンタンに達成可能です(笑)

 

 

 

私は元学校教員です。

学校教員には実は
「残業」という概念がないのですが

(残業代分がすでに給料に入っている、
という解釈をしています)

深夜近くまで職場でPCをカタカタ叩いていると、

 「ああ、俺、めっちゃ頑張っている!」

という気持ちに浸っていたものです。

 

深夜残業 唯一のメリット

 

色々批判される「残業」ですけど、
これには唯一いい点があります。

 

 

それは
「ああ、俺はめっちゃ頑張っている!」
という気持ちになれるということです。

(というか、それしかメリットはありません)

 

ただ。

これって、キケンなんですよね〜。

 

 

 

「めっちゃ頑張っている!」ことと
「成果が出ている」ことは
全く別の問題だからです。

 

 

「淡々と進めていて、
 あまり頑張っている気はしないのに
 なぜか売上が上がった」

「淡々とやっていて
 契約が取れた」

「時間内に勤務を終わらせて
 なおかつ契約数も増えた」

というのが理想だからです。

 

こういう「淡々と」した取り組みって、
どこかで時間を取って振り返らないと
「成果につながったかどうか」
「結果につながったかどうか」が
分からなくなりがちです。

 

だから週末に時間を取って週報を書くのって
効果があるのですね。

 

「俺、めっちゃ頑張っている!」気持ちに勝手に酔ってしまっていませんか?

余談ですが
「体育会系」文化を持つ企業では
春先になると新入社員に

 「新規飛び込み営業100社、
  どこでもいいから行って来い!」

という取り組みがなされます。

うちの事務所にも毎年何人かこういう取り組みの
「被害者」みたいな新入社員の方が
営業にいらっしゃいます。

 

こういう場合、
名刺だけ渡して帰ってもらっているのですが、

今年はさすがにこういう人がいらっしゃらなくて
ストレスなく業務がすすんでいます。

 

 

こういう飛び込み営業って、
正直めっちゃ非効率です。

 

でも、「俺、頑張っている!!」感だけは
得られてしまうのですね。

 

 

「断られても断られても、
心折れずに頑張っている俺って
超カッコいい!!!」

的な気持ちに浸れます。

 

でも、これ、生産性はものすごく低いです。

結果なんてほとんど出ません。

 

 

 

週末に週報を書くと、
こういう「無駄な取り組み」を
自分がしていないか、
イヤでも確認ができるのです。

 

 

今回のポイント

今回のポイントです。

 

週末にはセルフ【週報】を書こう!
うまくいったこと・うまくいかなかったこと・
今後の取組をまとめておく! 

 

 

週報に書くべき3つの項目

 

前の記事とも重複しますが、
私は毎週土曜の18:00に
30分ほど時間を取って週報を書いています。

 

項目は次の3つです。

(1)今週うまく行ったことは何か

(2)今週うまく行かなかったことは何か

(3)来週どうするか 

 

 

この3つに対し、
自分で淡々と「回答」を書いていくのです。

 

基本的にはそれだけ、です。

 

でも、この3つの質問を見ながら
PCに回答を打ち込んだり
ノートに書いたりしていると

  「ああ、今週は
◎◎の仕事に時間をかけすぎて
○○の案件が進まなかったな…」

「今週は○○と△△を
進めることができた!」

 

という気づきを得ることが出来ます。

 

これは単に「頑張ったかどうか」ではなく
「成果が出たかどうか」を
客観的に見ることが出来て有効なのですね。

 

このときに出た「気付き」が、
「来週どうするか」という
次の行動につながるのです。

 

週報を書けば、イヤでもPDCAサイクルを回せる!

 

 

経営者の方の好きな言葉で言えば
「PDCAサイクルを自分で回す」ことだと
言えるでしょうか。

 

 

自分が計画(Plan)したことを
今週は実行(Do)できたかを
確認(Check)する。

そして来週どうやって取り組むかを考えて
次の行動計画や改善(Action)につなげていく。

 

 

これがPDCAの流れです。

 

 

…結構めんどくさそうですけど、
PDCAサイクルって、
実は【週報】を書くだけで
実現するのですね。

 

週報には「数値」項目も書く!

 

ここまで、週報に書く内容をお伝えしてきました。

 

再度確認しましょう。

週報に書く内容は
基本的には次の3つがメインになります↓。

 

(1)今週うまく行ったことは何か

(2)今週うまく行かなかったことは何か

(3)来週どうするか 

 

 

これに追加して
「数値」部分もあるといいですね。

 

 

例えば私の場合は
次のものも週報に記録しています。

 

 「今週の新規のお問い合わせ件数」 
 「今週の総授業時数」
 「現在のメルマガ登録者数」
 「現在のYouTubeチャンネル登録者数」

 

これらを
週報に記録しています。

すると
「あ、先週よりもお問い合わせが増えた!」
「あ、先週よりも下がった…」
というのが一目瞭然です。

 

 

増えた場合は「なぜ増えたか」を分析できます。

減った場合は「なぜ減ったか」を分析できます。

 

これが翌週の行動にもつながっていくのです。

 

 

(ちなみになぜかいま
YouTubeチャンネルの登録者数が
急増しています。

…微々たるものですけど 笑)

フジモトのカクロンチャンネルはこちら↓
https://www.youtube.com/channel/UCAhGVT_3H8i_G3-EpJIkejQ/

 

 

受験生の方ですと
「今週進めた問題集のページ数」や
「総勉強時数」などを記録するのもいいですね。

 

 

先週よりも数値が増えると
「ああ、結果が出ているな!」
「成果が出ている!」
とイヤでも効果を実感できるのでオススメですよ!

 

さっそく週報を書こう!

 

ここまで
「週報を書こう!」
ということについて見てきました。

 

週報を書くのって、
これは勉強計画をすすめる上でも役立ちますし、

経営者の方ですと
自社の今週の動きを確認できて有効です。

 

また個人事業主の方ですと
自分の動き方がそのまま売上につながるので
【週報】で自分を見つめ直すことが
事業の発展にもつながっていきます。

 

 

週報、手帳のメモ欄に書いてもいいですし、
スマホのメモアプリでも構いません。

 

 

この機会に
気軽にはじめてみてはいかがでしょうか?

 

 

ではまた!

☆時間管理の基本はこちらも御覧ください。

使える時間を増やす!時間管理の基本

 

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