社内文書の書き方のポイント 社内文書こそ、「読まれない」前提で書く!





今回のポイント
確実に相手に動いてもらうには
「Why/What/How」を明確に!
社内文書こそ、「読まれない」前提で書け!

 

意外と難しい!「社内文書」の書き方

 

これまでビジネス文書の書き方について
記事の中でお話してきましたね。

 

令和対応版ビジネス文書文例集 書き方一言アドバイス付き

 

 

 

ビジネス文書の書き方のメインは
「お客さま」に対してのものでした。

 

…ですが、会社で作るビジネス文書って
「お客さま」向けのものだけではありませんよね。

 

 

意外と多く作る機会があるのは
「社内文書」です。

会議の連絡・各種お知らせなど、
社外のお客さまではなく、
社内向けに作る文書です。

 

「社内向けだから、
そんなに気合を入れなくてもいいのではないか?」

 

そう思う人も中にはいらっしゃるかもしれませんが、
まったくの誤解です。

 

 

社内文書こそ、
気合を入れて書く必要があるんです。

 

 

確かに社内文書には
「拝啓…敬具」のセットや、

「時下ますますご健勝のことと
 お慶び申し上げます」
のような定型文は不要です。

 

 

ですが、お客さま向けの書類以上に
「キチンと読まれない」前提で書かないと
あとあと困ってしまうのです。

 

社内文書こそ、気合を入れて書く必要がある!

 

社内文書の場合、組織が大きいと、
「見も知らぬ人が出した書類」を
読まないといけない事が多くなります。

 

 

社内文書の中に
曖昧な表現があると
伝え間違いが生じてしまいます。

 

面識もない相手のからの書類の場合、
「なんで私がこの依頼を受けないといけないのか」
とキレる人も出てきます。

 

実録!フジモトの体験談

 

私は以前、全国に校舎のある
高校で教員を務めていました。

 

 

札幌校から全国の校舎に対し
アンケートの依頼や
資料作成の依頼をするわけです。

 

その度、
必ずと言っていいほど
ネガティブコメントが来ていました。

  「なんでこのアンケートを答える必要があるか
わからない」

「この資料作成、なんで私がやらないといけないのか」

 

 

さまざまなコメントが来ます。

 

 

その対応だけで日が暮れてしまいます。

  「なんでこんなに非協力的なんだろう?」

当時の私はイラ立っていたのですね。

 

 

ですが。

 

立場が変わり、
私がこういった依頼を受ける側になり
気づきました。

 

それぞれの人は
やるべき仕事が大量にあります。

 

何かの資料作成やアンケートへの回答の依頼って
山のような仕事に「追加」して行われるもの、
だったのですね。

山のような仕事に追加して、
会ったこともない人からの
「社内文書」が届きます。

 

そこにはアンケートの回答依頼や
何らかの行動の指示が書かれています。

 

 

自分が依頼される側になって始めて、

「ああ、会ったことのない人に
急に書面だけで依頼されるのって
めっちゃイラッとするんだ!」

…ってことに気づいたのです。

 

その時、改めて
「社内文書」づくりの大変さも
実感したのですね。

 

「なぜ・なに・どのように」を明快にして書く!

 

社内文書って、
「知っている人」だけに出すなら
まだなんとか通じます。

ですが、
「同じ職場だけれど知らない人」
「同じ職場だけれど会ったこともない人」
への書類なら本当に大変なのですね。

 

 

わざわざ時間を割いてもらう必要もありますし、
「何をやったらいいか」を
書面だけで伝える必要があるのです。

 

その際、ポイントがあります。

それは
「この書類を出しているのは何故か」
「読み終わった後何をしてほしいか」
「どのようにすればいいか」
を明快に伝える必要がある、ということです。

 

 

詳しく言いますと、
「Why(なぜ)/What(なに)/How(どのように)」という
3つが明確な文書を作ることが必要、
ということです。

 

 

先程の3つはそれぞれ、

 Why: 「この書類を出しているのは何故か」
 What:「読み終わった後何をしてほしいか」
 How: 「どのようにすればいいか」  

を示しています。

 

 

私の講座でもよくお伝えする話ですが、
人に何かを伝えるのって
相手に「何かの行動をしてもらう」
ためですよね。

 

何かの行動する際に必要なのが
「Why/What/How」という3つの要素なのです。

 

 

人はこの「なぜ」「なに」「どのように」を知らないと
なかなか動き出せないのです。

 

今回のポイント

 

今回のポイントです。

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確実に相手に動いてもらうには
「Why/What/How」を明確に!
社内文書こそ、「読まれない」前提で書け!
・・・・・・・・・・・・・・・  

 

社内文書こそ、「読まれない」前提で書く!

 

社内文書を書く時、
多くの人は「油断」しています。

 

 「おなじ社内なんだから、
わからなかったら聞いてくれるよね」

「おなじ社内なんだから、
サポートしてくれるよね」

 

そんな期待をした上で文書を書いています。

 

これ、大きな誤解です。

 

社内文書って、
意外なほどに「読まれない」んです。

 

 

「何だよ、この忙しいときに
○○課の連絡文なんて読む暇ないよ」

そういって、適当にしか
見られないのですね。

 

これで困るのは
社内文書を書いたあなたです。

 

 

社内での懇親会のお知らせを出しても
誰も行く・行かないを答えないまま
締切が過ぎてしまう。

 

そんなこともあるかもしれません。

 

 

こういった悲劇の多くは
「社内文書なんだから
 みんなちゃんと読んでくれる」
という油断から起きています。

 

社内文書こそ、懇切丁寧に
説明しなければ
「忙しい業務の合間に」
対応してもらえないのです。

 

「おなじ社内なんだから…」
という油断を捨てて、
懇切丁寧に書いていきましょう。

 

 

そのためにこそ
「Why/What/How」という
3つが役立ちますよ!

 

社内文書の型

 

ちなみに、
今回もビジネス文書の型を用意しました。

 

今回は「社内文書の型」です。

 

 

ぜひ参考にしてみてください。

 

☆「社内文書の型」以外にも
ビジネスに役立つ「ビジネス文書の型」を
まとめています!

お役に立てれば幸いです。

令和対応版ビジネス文書文例集 書き方一言アドバイス付き

 

ではまた!


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