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兵庫の実家に帰省中。
今週はずっと兵庫の実家に戻ってきています。
「兵庫県出身です」と自己紹介すると、「神戸出身ですか？」と言っていただけますが、私の出身は兵庫の片田舎（笑）。
周りが山に囲まれている多可郡 多可町まで帰省し、実家の手伝いをしています。
（オンラインで講義ができるので兵庫でも普通に「１対１大学院合格塾」の仕事もしています）
そんな中、気付いたことがあります。
それは「アナログな作業って、こんなにも多いのか！」ということです。
手書きメモが行方不明になる日常
私の両親は、まさに「手書き世代」です。
買い物リストや予定表、必要事項のリストなどもその辺の裏紙に手書きしています。
ここまでは良いのですが、
「これ、せっかく書いたメモがなくなってしまうのでは…」
「最初からデジタルデータにまとめたらいいのでは…」
と感じました。
なので、親の書いた手書きのメモをGoogleスプレッドシートにまとめることにしました。
iPhoneにGoogleスプレッドシートのアプリをダウンロードし、作ったスプレッドシートを共有する形で使ってもらうようにしたのです。
そのうえでGoogleスプレッドシートの使い方を伝えていきました。
（このあたり、社会人対象に研修をしている「研修講師」の腕がなります 笑）
「これ、スマホから追記できるので便利やなあ」
そういう感想をもらえて嬉しくなりました。
Googleスプレッドシートにメモしていれば、メモした紙がなくなってしまうこともありません。
表になっているデータをもとに追加の処理が楽にできます。
ほかにも領収書の計算もいちいち電卓を叩かなくても、最初からスプレッドシート上に書いてしまえばsum関数で一発で合計が出ます。
電卓だと「打ち間違い」が起こりうるので何度も検算がいりますが、スプレッドシートならその必要もありません。
数字があっているかどうかをいつでも確認できます。
そういうわけで親にGoogleスプレッドシートの「威力」を伝える帰省になっています。
GoogleスプレッドシートはGmailなどGoogleのアカウントを持っていれば誰でも使えます。
それでいて利便性が非常に高いですし、作ったデータを別のアプリで使うこともできます。
メモなどは「その辺の裏紙に書く」というアナログなものより、スマホ・Googleスプレッドシートに打ち込むデジタルな対応をしたほうが圧倒的に利便性が高いのです。
「使い方がわからないから使わない」という壁
「とはいうものの、デジタルは難しい…」
こう感じている方も多いかも知れません。
実家の親もそう感じているようです。
パソコンやスマホは持っていても、「何をどう使えばいいのかわからない」状態。
結果として、「わからないから手書きのままでいいや」となるのです。
でもこれは、とても“もったいない”ことです。
今は、無料で使える便利なツールがたくさんあります。
スプレッドシートもそうですし、メモアプリ、ToDoリストアプリ、クラウドのメモ帳など、使いこなせば作業効率は何倍にもなります。
「わからないから使わない」ではなく、「ちょっと触ってみる」ことで開ける世界があるのです。
日本の生産性の低さの要因はアナログにもある
いま、産業界ではDX（デジタル・トランスフォーメーション）が叫ばれています。
デジタル技術をフル活用し、省力化・新サービス創出などにつなげていくことがDX化です。
DXのなかでもAI活用も重視されています。
ですが、日本企業ではなかなかDX化が進んでいない現状があります。
その理由に
「そもそもデジタルデータが存在しない」
という点があります。
たとえば伝票処理も領収書計算も基本的に「ノートに手書き」。
発注書もFAXなどということが多いです。
ほかにも日頃の売上を日々手書きでつけていることも多くあります。
どんなに高性能なAIであっても、（高性能なスキャナが無い限り）手書きの紙データを読み込むことはできません。
デジタルデータがそもそもなければ、DX化のしようがないのです。
だからこそ、大事なのはアナログのデータをデジタル化すること。
要はIT化が重要なのです。
日本でDXが進まないのは、本来DX化の前にやるべきIT化が進んでいないことが要因なのです。
なのでやるべきは手書きメモのデジタル化からだと私は考えます。
手書きで集計していた表をGoogleスプレッドシートにしたり、紙のノートに書いていたリストをスマホのメモににしたり。
まずはアナログのメモを「どうやったらデジタル化できるか」考えていくのがポイントなのですね。
こうやってデジタルデータにしてしまえば、あとはAIに読み込ませて戦略を立てることも可能となります。
「自動発注システム」などを組むことも出来ます。
アナログなメモをデジタルデータにすることがすべての出発点なのです。
アナログな作業こそ、IT化で生まれ変わる
ちなみに私自身もこの「IT化（デジタル化）」の重要性を実感しています。
私は読んだ本のタイトルを記録していますが、以前はすべて手帳の表紙裏に手書きしていました。
1冊読み終えるごとにタイトルをメモしていく。
ページが埋まっていく達成感も大きいですし、手で書くことに味わいを感じていました。
ですが、この状態だとあとから「何冊読んだか」「どんなジャンルが多いか」などを分析することはできません。
また数年前の手帳は自宅にしまってしまうので、「以前読んだあの本、なんて本だっけ？」というときには自宅から手帳を探し出さないと調べようがありません。
手書きで書くのは趣（おもむき）があるものの「書いた後にデータを全く活かせない」という課題があるのです。
そのため2023年から読書記録をスマホのメモアプリに書くことにしました。
本を読むたびに日付とタイトルを書いていくのです。
こうする場合、本のタイトルの検索もできますし、何年も前の記録も一瞬で探せます。
デジタルデータになっているので、コピーしてExcelやGoogleスプレッドシートに貼り付ければ「同じ本を何回読んでいるか」などを分析する事もできます。
「手書きの味わい」も確かにありますが、後から分析できるデータにしておくことで利便性が大きく変わるのです。
意外と多いのが外出先で読書をし終えて「手帳がいま手元にないからあとでタイトルを書いておこう」と思うものの忘れてしまうケースです。
その点スマホは手元にあることが多いのですぐ記録をつけることができるので入力漏れを防ぐことが出来ます。
ExcelマクロとChatGPTを活用すれば、ミスが減る！
ちなみに、私は現在「ChatGPTによるDX推進研修」を主催・実施しています。
ExcelやGoogleスプレッドシートなどデジタルの形で保存されているデータを自動処理する際に役立つのが「マクロ」機能です。
マクロ機能を活用すると、例えばクリック（タップ）一つで結果をグラフにしたり、目標到達したセルの色を黄色に塗り替えたり、住所録データをラベルシートに出力したりすることができます。
以前はこういう作業をする場合マクロへの命令文を作るのが大変でしたが、いまはChatGPTを活用することでこの命令文をすべてAIに作ってもらうこともできます。
つまり、アナログメモをIT化（デジタル化）するだけで業務効率を飛躍的に変えることができるのです！
そのスタートは手書きメモをスマホなりPCなりにデジタルで入力するところから。
IT化がすべての出発点なのです。
大学院でも進む「完全デジタルノート化」
ちなみにIT化（デジタル化）は大学院でも進んでいます。
私は社会人大学院に通っていますが、授業中に紙のノートを取る学生はほぼいません。
大体の学生はノートパソコンに書いています。
中にはiPadにペンで書く人もいますが、後で検索したりレポートにまとめることを考えると、やはりキーボードで打つ方が圧倒的に便利です。
パソコンでノートを取っておけば、そのままレポート作成に活用できますし、情報整理もスムーズです。
「あ、●●のノートを持ってくるの忘れた…」と嘆くこともありません。
また、授業中の配布資料もいまはオンライン上のサーバーから各自がダウンロードして閲覧することがほとんどです。
社会人大学院においてもIT化は進んでいます。
IT化が学びのスピードを決めているところも大きいのです。
結論！まずは「手書き」をデジタルに置き換えよう！
今回、実家に帰ってみて改めて感じたのは、「アナログ作業って、思っている以上に多い」ということです。
それをそのまま放置しておくのはけっこうもったいないと思います。
紙のメモをデジタル化すれば、作業の手間が減りますし、ミスも減ります。
さらにはデータを別の用途で活用できるというメリットもあります。
もちろん、「手で書く方が記憶に残る」という考え方もあります。
でも、後から活用できることを重視するなら、やはりデジタルにしておくべきだと考えるのです。
DX化の前に、まずはIT化。
その第一歩は、「日常の小さな手書きメモ」を変えることから始まります。
あなたの身の回りにも、まだ“手書きのまま”の作業が残っていませんか？
今日から少しずつ、アナログをデジタルに変えていくことで、仕事も生活も、もっとラクに、もっと便利になるはずですよ！
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実家に帰省して感じたのは、手書きメモなど“アナログ作業”の多さです。メモがなくなったり、計算ミスが起こったり…。そこでGoogleスプレッドシートの使い方を伝えたところ、「便利！」と大好評。デジタル化すればミスも減り、作業効率もアップします。DXの前にまずIT化。日常の手書きメモをスマホ入力に変えるだけで、生活も仕事もラクになります！