「後々」のために、不要な書類の整理を!
保存義務のあるもの以外は
原則全て破棄してみては?
捨て魔・フジモトの休日。
GW初日となった4/29。
みなさま、いかがお過ごしでしたでしょうか?
私は事務所で
延々とスキャナとシュレッダーの前に立っていました。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2021/04/shredder-252x300.png)
何をしているかと言うと、
うちの職場にある多種多様な書類を
スキャン&シュレッダーで
破棄しまくっていたのです。
各種お知らせ資料のほか
購読している雑誌の記事、
自分が講義に使用したメモなど、
気づけば山のように書類が事務所内に溢れていました。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2021/04/paper_copy_youshi-300x286.png)
これまで紙の形で
残してきた資料。
この状態だと
場所も取りますし
「盗難」「紛失」のリスクもあります。
であれば、
あらゆる書類をスキャン&シュレッダー後、
パスワードをかけて
PCあるいはクラウド上で保存している方が
圧倒的に安全ではないかと思うのです。
そのため、
エイヤッと書類整理に
祝日を使うことにしたわけです
おかげで棚1つが
完全にカラになり、
めっちゃ達成感を得ることができました!
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2021/04/happy_man5-187x300.png)
現物保存義務のあるもの以外はすべてスキャンして破棄!
無論、書類の中には
現物で保存すべきものもあります。
契約書なり
請求書の控えなりが
それに当たります。
でも、大部分の書類は
最低限PC上のデータとして保存していれば
いざというとき検索して
探し出すことができます。
その方が場所も取りませんし、
これ以上 経年劣化することはありません。
なので、
保存義務がある書類以外は
原則【すべてスキャン後破棄する】方針で
いいかもしれない、と思っています。
つまり、あとで確認する必要のある書類は
すべて「スキャン」して保存し、
現物をシュレッダーしてしまったほうがいいな、
と思っている次第です。
古くなるほどスキャン&シュレッダーしにくくなる事実。
この整理作業をしていて気づいたことがあります。
それは書類って古くなれば古くなるほど
スキャナやシュレッダーに掛けにくくなる、
という事実です。
ホチキスで留めている場合、
そのままスキャンすると
エラーが起きてしまいます。
毎回ホチキスを外し、
資料を整えてスキャンしていく。
やってみると
意外と重労働でした。
あっという間に
祝日が終わってしまいました(笑)
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2021/04/time3_yuu-300x278.png)
不要な書類があなたの機動力を下げている!
書類棚の中に
不要な書類が溢れていると、
必要な書類を探すのに時間がかかります。
また
「後で処理しよう」
と書類をしまい込み、
機動力も遅くなってしまいます。
であれば
書類は「保存義務のあるもののみ保存」
した上で、
【それ以外はすべてスキャンしてシュレッダー】
としたほうが価値的だと思うのですね。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2021/04/IMG_5910-768x1024-1-225x300.jpg)
1人でもけっこうな書類の量が…。
それにしても。
うちの塾は
私一人で運営していますが
それだけでも
けっこうな書類があります。
(ちょくちょくスキャンしたり
破棄したりしていても
まだまだ大量に書類があります)
何人か社員がいる職場だと
書類管理がめっちゃ大変ではないかな…
とスキャンしつつふと思いました。
今回のポイント
今回のポイントです。
保存義務のあるもの以外は
原則全て破棄してみては?
外に出にくいGWこそ、書類の整理に時間を使っては?
今年も昨年同様、
GWが始まっても
なかなか外に出かけにくいですね…。
なんともツラい日が続きます。
なので私は事務所にこもり、
過去書類の整理やスキャンに
明け暮れようかな…って思っています。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2021/04/copy_man-211x300.png)
こういう資料整理って、
「スキマ時間」ではなかなかできません。
まとまった時間がないと
なかなか取り組めないのですね。
…なんどか記事にしているかも知れませんが、
私は結構「捨て魔」ですので
書類をスキャンしては
大量に破棄していくのに
「喜び」を感じてしまいます。
読んだ本を裁断機にかけて
スキャンするのが好きなのも、
もともと「捨て魔」で
捨てるのが好きだから、
かもしれないなあ、と思っています。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2021/04/IMG_6177-1536x1152-1-300x225.jpg)
…というわけで、
GWお暇な方は
自宅や職場の書類整理をしてみるのが
いいかもしれませんよ!
一つの棚がカラになるだけでも
けっこう達成感が得られるのでおすすめです!
ではまた!
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