捨て魔・フジモトの休日。GWこそ不要書類を破棄しまくってみては?

今回のポイント
「後々」のために、不要な書類の整理を!
保存義務のあるもの以外は
原則全て破棄してみては?

 

 

捨て魔・フジモトの休日。

 

GW初日となった4/29。

 

 

みなさま、いかがお過ごしでしたでしょうか?

 

 

私は事務所で
延々とスキャナとシュレッダーの前に立っていました。

 

 

 

何をしているかと言うと、
うちの職場にある多種多様な書類を
スキャン&シュレッダーで
破棄しまくっていたのです。

 

各種お知らせ資料のほか
購読している雑誌の記事、
自分が講義に使用したメモなど、
気づけば山のように書類が事務所内に溢れていました。

 

 

これまで紙の形で
残してきた資料。

 

 

この状態だと
場所も取りますし
「盗難」「紛失」のリスクもあります。

 

 

であれば、
あらゆる書類をスキャン&シュレッダー後、
パスワードをかけて
PCあるいはクラウド上で保存している方が
圧倒的に安全ではないかと思うのです。

 

 

そのため、
エイヤッと書類整理に
祝日を使うことにしたわけです

 

 

おかげで棚1つが
完全にカラになり、
めっちゃ達成感を得ることができました!

 

 

 

現物保存義務のあるもの以外はすべてスキャンして破棄!

 

無論、書類の中には
現物で保存すべきものもあります。

 

契約書なり
請求書の控えなりが
それに当たります。

 

でも、大部分の書類は
最低限PC上のデータとして保存していれば
いざというとき検索して
探し出すことができます。

 

 

その方が場所も取りませんし、
これ以上 経年劣化することはありません。

 

 

なので、
保存義務がある書類以外は
原則【すべてスキャン後破棄する】方針で
いいかもしれない、と思っています。

 

 

つまり、あとで確認する必要のある書類は
すべて「スキャン」して保存し、
現物をシュレッダーしてしまったほうがいいな、
と思っている次第です。

 

 

古くなるほどスキャン&シュレッダーしにくくなる事実。

 

 

この整理作業をしていて気づいたことがあります。

 

それは書類って古くなれば古くなるほど
スキャナやシュレッダーに掛けにくくなる、
という事実です。

 

ホチキスで留めている場合、
そのままスキャンすると
エラーが起きてしまいます。

 

毎回ホチキスを外し、
資料を整えてスキャンしていく。

 

やってみると
意外と重労働でした。

 

 

あっという間に
祝日が終わってしまいました(笑)

 

 

 

不要な書類があなたの機動力を下げている!

 

書類棚の中に
不要な書類が溢れていると、
必要な書類を探すのに時間がかかります。

また
「後で処理しよう」
と書類をしまい込み、
機動力も遅くなってしまいます。

 

 

であれば
書類は「保存義務のあるもののみ保存」
した上で、

【それ以外はすべてスキャンしてシュレッダー】
としたほうが価値的だと思うのですね。

 

 

1人でもけっこうな書類の量が…。

 

 

それにしても。

 

うちの塾は
私一人で運営していますが
それだけでも
けっこうな書類があります。

 

(ちょくちょくスキャンしたり
破棄したりしていても
まだまだ大量に書類があります)

 

何人か社員がいる職場だと
書類管理がめっちゃ大変ではないかな…
とスキャンしつつふと思いました。

 

 

 

今回のポイント

 

 

今回のポイントです。

 

 

 

「後々」のために、不要な書類の整理を!
保存義務のあるもの以外は
原則全て破棄してみては? 

 

 

外に出にくいGWこそ、書類の整理に時間を使っては?

 

 

今年も昨年同様、
GWが始まっても
なかなか外に出かけにくいですね…。

 

 

 

なんともツラい日が続きます。

 

 

 

なので私は事務所にこもり、
過去書類の整理やスキャンに
明け暮れようかな…って思っています。

 

こういう資料整理って、
「スキマ時間」ではなかなかできません。

 

 

 

まとまった時間がないと
なかなか取り組めないのですね。

 

 

…なんどか記事にしているかも知れませんが、
私は結構「捨て魔」ですので
書類をスキャンしては
大量に破棄していくのに
「喜び」を感じてしまいます。

 

読んだ本を裁断機にかけて
スキャンするのが好きなのも、

もともと「捨て魔」で
捨てるのが好きだから、
かもしれないなあ、と思っています。

 

 

…というわけで、
GWお暇な方は
自宅や職場の書類整理をしてみるのが
いいかもしれませんよ!

 

 

一つの棚がカラになるだけでも
けっこう達成感が得られるのでおすすめです!

 

ではまた!


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