締切に負けない時間法シリーズ！
「締め切り前なのに
することがたくさんある…」
仕事をしていると
締め切りに追われることがたくさんあります。
まして、社会人として大学院に通っていると
仕事だけでなく大学院の課題締め切りにも
追われることになります。
気持ち的にもワタワタしてしまうのが
締切の怖さです。
そんなときに役立つ
「締切に負けない時間法」シリーズ、
第２弾をお届けします！
☆第１弾はこちら↓
同じような業務はまとめる！
時間管理について、
すでにいろんな研究がでています。
いろんな本にも書かれています。
時間管理についての本に多く書かれているのは
「同じような業務をまとめる」という技術です。
例えばあなたが営業の仕事をしている場合、
次のようなスケジュールを観てどう思うでしょうか？
・A社に行ったあと一度会社に戻る。
・会議に出た後、
B社に行き、再び会社に戻る。
・再び会議に出た後、
C社に行き、再び会社に戻る。
こんなふうに
「相手先-自社」を行ったり来たりする。
これ、普通は「無駄」と感じるはずです。
なぜなら相手先と自社の往復をする時間で
別の業務ができるからです。
そうであればA社→B社→C社を
一気に回った後 自社に戻るほうが
時間効率は良くなります。
（直行直帰できるともっと効率的です）
このように
外勤業務はなるべくまとめたほうが
効率が上がるのです。
同様に、毎日１社ずつ営業に回るよりも
例えば「今週は水曜日に５社回る」と決め
５社分のアポをあらかじめ取っておくほうが
時間効率が良くなります。
事務所にこもる日・外に出る日を分ける！
実際、私も仕事においては
「自社の事務所にこもって業務をする日」と
「打ち合わせや手続きなど外勤に出る日」を
なるべく分けるようにしています。
事務所の外に出る予定がある場合、
なるべくその日に外勤を集めるようにしているのです。
同じような業務をまとめていると
時間のロスが最小限になります。
「今日はペーパーワークをやる日」
「今日は外勤に出る日」など
同じような業務をまとめてみてはいかがでしょうか？
今回のポイント
なるべく似た業務はまとめよう！
時間のロスを減らして効率的に！
自分の意志で時間をコントロールせよ！
時間管理をする際のポイントは
自分の意志で時間をコントロールする
意欲を持つことです。
社会人になった当初のうちなら
先輩・上司が一方的に自分のスケジュールを
決めてかかることも多いかも知れません。
その時の経験がもとで
いつまでも
「自分のスケジュールは誰かに決められるもの」と
考えている人が多くいらっしゃいます。
この考え方だと、
非効率な時間の使い方に
なってしまうことが多いのです。
自分が調整できる業務も多いですし、
他の方が介在する業務においても
スケジュールを調整できることも
意外と多いのです。
もちろん、お客様の利便性に合わせるのも大事ですが、
相手が予定を調整してくださることも多いものです。
意外とスケジュール調整可能なことが多い件。
例えば火曜日の13:00に外勤が決まっている際、
別のお客様から
「水曜日の午後から弊社で打ち合わせできませんか」
と依頼が来た場合を考えてみましょう。
そのまま予定を受けると
火曜日と水曜日両方とも外勤が決定します。
ですが、試しに
「ご連絡ありがとうございます。
水曜日をご希望ですね。
例えば仮に火曜日の14:30というのは
空いていらっしゃいますか？」
と聞いてみるのもいいかもしれません。
難しい、と言われたら水曜日に予定を入れざるを得ませんが、
あんがい先方の予定が空いていることも
意外とあるものです。
もしOKが出たら
火曜13:00-の外勤の流れで
14:30-打ち合わせを入れることができます。
一連の流れで移動ができるので
時間効率が高まるのです。
どうせならオンラインミーティングにしてみては？
ところで。
いまの時代ですと
実際に会わなくてもZoomなどオンライン上での打ち合わせに
切り替えられることもけっこうあります。
オンラインの打ち合わせのいいところは
次の打ち合わせギリギリまで時間を使うことができるところ。
たとえば13:00からの１時間の打ち合わせが終わった直後に
14:00からの打ち合わせを入れることができます。
リアルの場合ならば
次のアポの方が早く来た場合の対応が必要ですが、
オンラインですとこういう対応は不要です。
なのでこういうオンライン打ち合わせも
有効活用なさるのがオススメです！
まとめ！
今回言えることは次の３点です。
（１）同じような業務はまとめる！
（２）特に外勤はなるべく特定の日に
まとめたほうが効率が上がる！
（３）対面よりもオンラインの打ち合わせのほうが
スムーズ！
ぜひ似たような業務をまとめる意識で
やってみてくださいね！
ではまた！
※締切に負けない時間法のほか記事はこちら。
