業務中、取り組んでいいのは２分以内に終わるタスクだけ。そうでないと集中が途切れる！

仕事中「そうだ、●●をやらないと…！」と
気づくことがあります。

そういうときはすかさず
手元の紙にメモしていたほうがいいです。

パッと動き出してしまうと
せっかくの集中も途切れてしまし、
かえって時間がかかってしまうのです。

なので思いつくたび
どんどんメモしていきましょう！

今回はこういうお話です。

仕事中の「そうだ、●●をやらないと…！」問題

業務に取り組んでいて
「そうだ、●●をやらないと…！」
と思い出すことってないでしょうか？

例えば書類づくりをして
「そうだ、Aさんにメールをするんだった！」
と思いつくことも、

また
「そういえば▼▼の書類、
　今日が締切だったな…」
と思い出すこともあります。

その時の対応の仕方で
その人の仕事のスキルが分かります。

「そうだ、●●をやらないと…！」
と思った時点で手や身体が動き出す場合、
長期的に見て仕事の成果が下がってしまいます。

なぜかというと
思いついたタイミングで
あれこれ業務を行っていると、
いつまで経っても仕事が終わらないからです。

結果、中途半端に放置された仕事が
大量にできるだけで
なにも仕事が片付かないのです。

思いついたら一旦メモする習慣を。

そうではなく、
「そうだ、●●をやらないと…！」
と思った時点で
一度手元の紙にメモしておくのが
いちばんいいやり方です。

メモしておくと、
いま取り組んでいる業務が
終わった時点で
改めてメモしておいた内容に
取り組むことが出来ます。

頭のなかだけで置いておくのはNG!

ポイントは頭の中だけで

「この業務が終わったら●●をやろう…」

と思うのではなく、
紙にしっかりと書き残しておくことです。

なぜこれが大事かというと、
頭のなかだけで意識していると
脳内のワーキングメモリを
使ってしまうからです。

人間の頭には
短期記憶をしまう箱のようなものが入っています。

これを
ワーキングメモリといいます。

たとえば小学校の算数の時間に
２ケタの足し算を計算したときのことを
思い出してみてください。

25+38の計算をする時、
まずは１ケタ目の5+8の計算をします。

13という答えのうち
「1」を頭に入れた上で2+3の計算をし、
先程の「1」を追加して答えを出すはずです。

そうすると、
63という答えが出せるわけです。

計算のときに「1」を頭に入れていた場所が
まさにワーキングメモリです。

仕事をしていて
「この業務の後に●●をしよう…」
と意識し続けるのは、
先程の計算時の「1」を
ずっと頭に残し続けるのと同じです。

いまやっている業務と
関係がないことを意識していると、
目の前の仕事に集中できなくなるのです。

だからこそ、
「あとで●●をやろう」と思ったら
頭のなかではなく
紙に書いていたほうがいいのですね。

２分以内にできるならそれでもOK、でも…。

「そんなこといっても、
　短時間でできることなら
　パパってやってしまったほうが良いんじゃないの…？」

そういう意見を持っている方も
多いかもしれません。

実際の話、
２分以内で終わる業務なら
いまの業務を中断し、
パパっと取り組んでしまっても問題はないようです。

たとえば窓を開けたり、
水を飲んだりするのは
数秒で終わります。

こういうことは
２分以内で終わるので
問題ないといってもいいでしょう。

ですが、
２分でできないことは
手元の紙にメモで残していたほうがいいのです。

なぜかというと２分以上あくと
「あれ、いま何をしていたっけ…？」
と頭が混乱するからです。

せっかく続いていた集中力も、
途切れてしまいます。

だからこそ、
２分以上かかる業務であれば
まずは数秒でさっとメモをしておくといいですね。

連絡業務はメモして後回しに！

キケンなのは
「〇〇さんに連絡をする」
という連絡系の業務です。

最初は「２分以内で終わる！」と思えても、
取り組んでいると意外と時間がかかるケースが多いのです。

それに、SNSの送信画面を開くと

「あ、別の人から連絡が来ている…。
　これも返信しないとな…」

と新たな業務に気づいてしまい
際限なく時間がかかることもあります。

結果、元々やっていた業務の集中も切れた上で
ダラダラ連絡業務を続けることになってしまうのです。

だからこそ、
「２分以上かかる業務」と「連絡業務」については
思いつく度に手元の紙にメモし、
区切りがついてから取り組む方がいいですね！

今回のポイント

業務中、取り組んでいいのは２分以内に終わるタスクだけ。
そうでないと集中が途切れる！

メモをしてワーキングメモリのロスを防げ！

私も仕事中、
手元にメモを置いておき、
なにか思いついたことがあれば
書くようにしています。

スマホなどにメモしてもいいのですが、
その場合どうしても
SNSやらメールやらの通知が気になってしまうからです。

結果、本来やるべき業務が進まないかわりに
どうでもいいサイトばかりを観ることになってしまうのです。

なので業務中に思いついた
「そうだ、●●をやらないと…！」
という気付きは

どんどんメモをし、
貴重なワーキングメモリをロスしないように
していってくださいね！

１つずつ、目の前の仕事に集中することで
着実に業務を終わらせていきましょう！

ではまた！