机の上に「未決」書類を溜めるな！
毎朝集中的に処理し、
常に「未決」はカラにする！
日本マクドナルド創業者の著書『ユダヤの商法』
日本マクドナルド創業者である
藤田田（ふじた・でん）さん。
ユダヤ人の友人も多く、
ユダヤ人の商人と多くのやり取りをして
自身の会社を成長させてきた人物です。
ユダヤ商人は
世界経済において大きな存在感を持っています。
ユダヤ商人に関係する大企業は
多数存在しているのです。
藤田さんは自称「銀座のユダヤ人」として、
そんなユダヤ商人の生き方・発想法を
体現している人物です。
世界経済の覇者・ユダヤ商人 毎朝のルーティン
藤田さんの著書『ユダヤの商法』には
ユダヤ商人の毎朝のルーティンについて
次の一節があります。
「ユダヤ人は、出社すると一時間ほどは
『ディクテイト』といって、
前日の退社後から出社時間までに届いた
商取引の手紙の返事をタイプしてしまう。「今は、ディクテイトの時間だから」
といえば、
ユダヤ人の間では
「万人シャット・アウト」という
公認用語である。ディクテイトの時間がすむと、
お茶を飲み、それからその日の仕事に入っていく。
ディクテイトの時間は、
どんなことがあってもユダヤ商人に面会することは
不可能だ。ユダヤ人が『ディクテイト』の時間を
大切にするのは、彼らが、
即刻即決をモットーとし、
前日の仕事を持ち越すことを
恥辱と思っているからである」藤田田,1972, 『ユダヤの商法 新装版』Kindle版60ページ／216ページ
朝会社についたら
集中的に書類の整理と
返信を行う。
たとえ来客があっても断り、
すべてを優先して実施する。
この習慣、とても興味深いなと思います。
出版当時の1972年ですと
「商取引の手紙」ですが、
現代だとeメールやビジネスチャットなどが
当てはまるでしょうか。
ダラダラと１日のなかで返信するのではなく、
朝の１時間の間に一気に終わらせる。
このスピード感ゆえに
ユダヤ商人が世界経済に
大きな影響を持っているのでしょう。
即断即決。仕事は溜めるな！
特に「即断即決」という部分に
意義があるようです。
「有能なユダヤ人の机の上には
『未決』の書類はない。
その人間が有能であるかは机の上を
見れば分かるといわれているのも
そのためである。日本のオフィスで、
上役になればなるほど
『未決』の書類が山積し
『既決』のケースが空になっている
眺めとは、大違いである」藤田田,1972, 『ユダヤの商法 新装版』Kindle版60-61ページ／216ページ
自分のもとに届いた書類やメールなどは
どんどん処理し片付けていく。
そうして「未決」書類が
ない状態を維持する。
これを習慣化すると
自分の仕事がすぐに終わるようになります。
また、新たなプロジェクトにも
取り組む意欲が湧いてきます。
周りにとってみても
「あの人は仕事が早い」
「あの人ならやってくれそう」
などと
いい反応をもたらすことができるのです。
書類を溜めると悪循環に嵌（はま）る…。
私も高校教員時代から
なるべく書類を溜めないように
心がけてきました。
書類を溜めてしまうと
机に向かう度に
「うわ、やらないといけない書類、
こんなにあるんだ…」
とうんざりします。
書類が溜まっていくにつれ、
早急に取り組まないといけない書類が
下の方に埋没していきます。
結果、締切を超過してしまう
可能性も高まっていきます。
周りにも迷惑をかけてしまいます。
すぐ終わる書類は速攻で処理する！
このことに気づいて以来、
書類が届いたり
仕事を依頼されたりする度、
カンタンなものなら
その場で対応するようになりました。
仕事の書類って、
取り組むのに何時間もかかるものもあれば
ものの１分で終わるものもあります。
ものの１分で終わる書類というのは
職場でいうと「回覧」系の書類や
DM（ダイレクトメール）などが当てはまります。
回覧後すぐに次の人に回したり
開封して即座に破棄したりして
あっという間に処理できます。
ものの１分で終わるものを
ガンガン片付けていくと
目の前の書類もどんどん減って
達成感があります。
すぐ処理できるものを
溜めずに対応していると
時間がかかる書類にも
取り組みやすくなっていくのです。
（あまりにも多すぎる場合は
対応方法を考える必要はありますが…）
ところが机の上に書類の山を作ってしまう人は
ものの１分で終わる書類すら
溜めてしまいがちです。
その結果、日に日に
机の上の書類は地層のように
重なっていくのです。
同様に、メールも
「未読」のものが溢れ出すようになります。
こういう時こそ
『ユダヤの商法』にならって
朝１時間で集中して
「未決」の書類をゼロにしていく取り組みが
役立ちますね。
今回のポイント
机の上に「未決」書類を溜めるな！
毎朝集中的に処理し、
常に「未決」はカラにする！
未決箱・既決箱をフル活用した高校教員時代。
高校教員、私は机の上に
未決箱・既決箱を用意していました。
ビジネススキル系の本に書いてあった内容を
そのまま実施した形です。
自分のもとに届いた書類は
すべて未決箱に置き、
そこからどんどん書類を処理していきます。
終わったものは既決箱に入れた後、
（下っ端なので）しかるべき人のもとに
自分で渡しに行っていました。
あとで聞いたのですが、
未決箱・既決箱って
役職がある人が使うべきアイテムなのですね。
上司から
「あなたに決めてもらうべき書類なんて
ありませんよ」
と皮肉をいわれてようやく知りました…。
ただ、未決箱・既決箱を用意すると
けっこう仕事がやりやすくなるのも事実。
上司から嫌味を言われつつも
しばらく続けていました。
ただ、あるときふと気づきます。
「未決箱に書類が来てもすぐ片付けてしまうので、
未決箱はいらないのではないか…？」
そう考えて、未決箱を撤去することにしました。
（上司の圧力に屈したわけではありません）
他の職員から受け取った書類は即刻で処理して
次の人に渡すので
案の定 未決箱はなくても問題ありませんでした。
それに、もともと机の上にはノートパソコンと
電話くらいしかなかったので、
未決書類を机の上に置いていても
そんなに邪魔にならなかったのです。
で、そういう状態になると
処理した書類をすぐ他の人に渡す関係上、
今度は「既決箱」も不要なのでは、
と気づきました。
なので既決箱も撤去することにしました。
こういう状態でも
なんの問題もなく仕事が進んでいたのが
面白いところですし、
ありがたいことだと思います。
書類は溜めず、すぐ処理を！
おかげで、独立後の私の机の上にも
未決箱・既決箱を置く必要なく
今日まできているわけです。
書類は溜めないですぐ処理する。
これだけで仕事のスピードは
一気にあがりますので
オススメですよ！
ではまた！
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