「このデータ、どれが一番新しいか分からない…」という問題を解消するには?

今回のポイント
下手にデータに「改訂」などと付けず、
【冒頭に日付を付けて保存】ルールで統一する!
するとデータ関連のイライラが一気にスッキリする!

 

「データ、どれが新しいか分からない」問題

 

☆☆本日の内容は動画でもお伝えしています。
動画にしかない内容もありますので
気軽に聞き流してみてください。

「データ、どれが新しいかよくわからない…!」

たまに、そういう
嘆きの声を聞くことがあります。

 

会議で出す企画書や提案書、
大学のレポートや
エントリシートの下書きなど、
パソコンでデータを作ることって多いですよね。

 

 

そんなとき、
安易にタイトルを付ける人って
意外といらっしゃいます。

 

 

「報告書1」

「A社用提案書」

「B社企画書」  

こういう感じでタイトルをつけることって
ありますよね。

で、作ったデータが
先輩や上司・指導教員に出して
「ダメ出し」されて戻ってきます。

 

再びデータを直した時、
タイトルを、

「報告書1 改訂」

「新・A社用提案書」

「B社企画書その2」  

 

などと直します。

その後、先方に送り、
コメントを貰います。

 

再び修正したあと、今度は

「新・報告書1 改訂」

「新・A社用提案書2」

「B社企画書その2 追記」 

などと直します。

 

 

この時点で、別の人に見てもらっていた
データが返信されてきます。

「送ってもらった報告書だけど、
 ○○の部分は△△に直して、
 再度見せてください」

そう書かれています。

 

いま、報告書だけで
「報告書1」も
「報告書1 改訂」も、
「新・報告書1 改訂」もあります。

 

コメントされたのは
これら報告書のうち
どれに対してか、よくわかりません。

 

「一体、どのデータに対して
言われているのだろう…」

混乱してきます。

混乱すると、
けっこうイライラして、
USBメモリに保存している途中に
引き抜いてしまいます。

 

すると、データが急に飛んでしまったり、
Wordのエラーが起きて
データが破損してしまったりします。

 

やむなく以前のバージョンのデータを
使うものの、
どこをどう直せばいいか、
全くわからなくなります。

 

 

その上、ほかのデータも、
似たような名前のものが多く、

いちばん最新のデータがどれか、
さっぱりわからない…

 

「最新のデータだと思って開いて
編集しているんだけど、
なんだかこの文章、
以前に直したような気がする…」

 

そんな気持ちに
おそわれてしまうことがあります。

 

 

「最終版」に「改訂」をして「追記」をして…

 

 

その上、
「これで最終版だ!」
と思って、

「A社用提案書 最新」

「B社企画書(最終版)」 

と名前をつけます。

 

その後、
やっぱりダメ出しを受けて、

「改訂・A社用提案書 最新」

「B社企画書(最終版)ファイナル」(?) 

などと、これまたよくわからない名前を
つける羽目になる人もいます。

 

 

 

「最終版」なのにダメ出しされすぎて、

「新・新・改訂・A社用提案書 最新」

「改訂・新・B社企画書(最終盤)ファイナル3」 

などと
【ネタ】のようなタイトルを
付けている人も実際にいます(いました)。

 

(なんとなく、昔のB級映画のタイトルのような
気がしてしまいます…)

 

「似たような名前のファイルが多すぎて、何がなんだかわからない!」

 

…いかがでしょうか?

 

こういう経験、
ありませんか?

 

 

かくいう私も、
こういう苦い経験を
以前したことあがります。

 

(同じ部署で働く人が
こういう名前の付け方で共有ファイルに保存していると、
「何がなんだかわからないイライラ」を
味わうこともありますね)

 

似たような名前が多すぎて、
何がなんだかわからなくなるんです。

 

その上、全く同じ名前だと
「上書き保存」されてしまうので、
データが消えてしまうこともあります。

最悪なのは、
大幅にデータをカットした後、

「前に書いていた部分が必要になったので、
その部分が残っているデータを探しているんだけど、
どのデータに入っているかわからない…」

ということになってしまう場合です。

 

しかも、この状況、
たとえば大学の卒業論文や大事なプレゼン資料の
提出「2日前」に起きることもあるのですね。

 

 

ホント、データのタイトルの付け方って
「人生」を左右することもあるわけです。

 

 

意外と、こういうデータのタイトル、
適当につけている人も多いですよね。

 

 

あなたは大丈夫でしょうか?

 

悲劇を起こさないための【あるルール】

 

こういうニガい経験を
私もしたことがあります。

そこで反省して、
「あるルール」を実践するようになりました。

 

すると、
こういう「どれが最新のデータかわからない」問題を
一発で解消することができました!

 

 

 

イライラを一発で解消する、
便利な方法です。

 

 

 

知りたいですか?

 

 

 

意外と単純なルールです。

 

データタイトル冒頭は西暦+日付から始めよ!

 

それは

【データタイトルの冒頭は
 西暦+日付から始める】

というルールです。

 

 

単純なルールですけど、
意外と役立つんですよ!

例えば、
今日が2020年1月7日だとして、
「提案書」を書いていたとします。

 

その場合、タイトルは

 【20200107提案書】 

というものになります。

西暦4桁が見づらい場合は、

 【200107提案書】 

などと、西暦下2桁で表記します。

 

このデータを、もし翌日
修正した場合は、
下手に「新」やら「改訂」やら付けず、
(つけるとドツボにハマります)

 【200108提案書】 

と、
日付を【修正した日】に直して
「名前を付けて保存」するわけです。

 

 

修正するたびに、
冒頭の日付を直して保存する。

 

 

するとデータフォルダには、

  【200107提案書】
  【200108提案書】
  【200110提案書】
  【200121提案書】 

…などと並んでいきます。

 

すると、最新のデータはどれか、
タイトルの冒頭数字をみるだけで
一発で分かるのです!

 

 

フォルダをみる画面で
【タイトル順に並べ替え】を押すだけで
スッと数字順(つまり日付順)に整然と並びます。

 

データがスッキリと整理される快感を
味わうことも出来るのです。

 

 

 

しかも、例えばある先輩に
データを見てもらった際も、
先輩にデータを送った日付を調べれば
どのデータへコメントを貰っているか
これも一発でわかります。

 

 

タイトル冒頭に、
毎回日付を付けて保存する。

 

 

たったこれだけで、
無駄なイライラ・ストレスから
解放されることも多いはずですよ!

 

今回のポイント

今回のポイントです。

・・・・・・・・・・・・・・・・・
下手にデータに「改訂」などと付けず、
【冒頭に日付を付けて保存】ルールで統一する!
するとデータ関連のイライラが一気にスッキリする!
・・・・・・・・・・・・・・・・・  

 

 

忙しいとき・慌てているときこそ、基本に忠実に!

 

今回の話、
ある意味
「分かっている人にとっては当たり前」な話です。

 

「こんな基本、
誰でも知っているでしょ?」

という方もいらっしゃることは
百も承知しています。

 

また、職場でデータ管理のルールが徹底されているなら、
そもそもこういうミスも起きないだろうことも
承知しています。

 

ですけど、意外とこういう基本、
忙しいときにはついつい忘れがちになるもんです。

 

 

また、意外とデータの「名前」については
誰からも注意されることが少ないので
わりと「適当」になりがちなんです。

 

 

…不思議ですが、こういう
「どのデータが最新かわからない」問題は
Windows95以前からありました。

 

もう25年以上も経つのに、
いまだにパソコンデータで同様のミスは
起き続けています。

 

(25年間以上も経つのに、PCメーカーも
そしてユーザーも、
こういう部分には
何も進歩がなかったわけです…)

 

 

だからこそ、
忙しいときこそ

【データタイトル冒頭に
 日付を付けて保存する】

というルールを
大事にしてみてくださいね!

 

それで助かることも
多いはずですよ!

 

ではまた!

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