データタイトル冒頭には「年月日」を入れよ！適当にタイトルを付けると悲劇が起きます！

悲劇！「あのデータ、どこいった？」問題

　「あれ、あのデータ、どこに保存したんだろう…」

　　「う〜ん、データが見つからない…。
ひょっとして、ウッカリ上書きしちゃった…？」

 

こういうヒヤッとする経験、
あなたはしたこと、ありますか？

以前の私、しょっちゅうでした 笑

データを適当な名前で保存した結果、
「どのデータだったかわからなくなって
見つけられない」経験って、よくありますよね。

あるいは、
保存するときに勝手に「上書き保存」されてしまい
必要なデータが見つからなくなることも多いです。

今日はそんな悲劇を防ぐ方法、お伝えします！

適当に「名前を付けて保存」してませんか？

意外と多くの人がやっていないこと。

それが、
【PCデータのタイトルの付け方に
ルールを定めること】です。

PCのデータ、
放っておくと似たようなタイトルのもので
いっぱいになります。

　　「報告書２」
　　「４月度報告書」
　　「月次報告」

ファイルの中に
似たようなタイトルのデータが
あふれかえります。

最悪の場合は、
同じタイトルになってしまい
片方のデータが無くなってしまいます。

…これ、ホントにショックですよね！

提出すべき重要書類データが無くなってしまうと
これは大問題になります。

卒業論文・修士論文も
どのデータが必要か
まったくわからなくなってしまうのです。

他にも、書類作成時に
いくつもバージョンを作ることがあります。

「報告書」
「報告書改訂」
「新 報告書」など様々です。

後で見返したとき
「どれが一番最新のものか
　わからない…」
と嘆いてしまうこともあるはずです。

これは困ってしまいますよね！

データタイトルの付け方で間違うと、あとで困る！

これらすべての問題は
原因が決まっています。

その原因とは
【データタイトルの付け方が間違っている】
ことなのです。

年月日をタイトル冒頭に付けよ！

では、どういうルールで
タイトルをつければいいのでしょうか？

私がベストだと思うのは
「年日付をタイトル冒頭に付けること」
です。

例えばこのようにタイトルを付けます。

　　「20190615 月次報告書」

西暦＋日付の順に
タイトルを付けます。

すると、データを「名前順」で整理（ソート）したときに
どのデータが一番新しいか、一目瞭然です。

このときのポイントは
タイトル付けのルールを一度定めたら
ずっとそのルールで書き続けることです。

私は「西暦下２桁＋日付」でタイトルを付けています。

「190615月次報告用原稿」
などというタイトルで書いています。

修正をした場合は
冒頭の日付を変えていきます。

先程の「ブログ用原稿」なら
「190616月次報告用原稿」
などと日付を変えていくのです。

「年月日ルール」で統一する！

オススメはデータの一部をカットしたり、
大幅に書き直したりする際には
一度新たな日付に変更してデータを保存しておくこと。

原稿って、書き直した後に限って

「しまった、あの部分、
残しておけばよかった！」

と気づくことが多いのです。

…でも、別の日付で保存してあれば
そのときのデータを復元することが出来るのです。

データ量が増えてくればくるほど、
「なにがなんだか、わからない」
と混乱してきます。

ワードでは
「無題」「無題２」などと
意味不明なタイトルで勝手にタイトルが付いていきます。

パワーポイントなどでは
「プレゼンテーション１」
「プレゼンテーション２」
などとこれまた勝手にタイトルが付いていきます。

必要だったのが
「プレゼンテーション１」だったのか
「プレゼンテーション２」だったのか
覚えておくことは不可能です。

だからこそ、
タイトルの保存に当たっては
「タイトル名の付け方」は
自分でルールを定めていたほうがいいです。

一度、ルールを定めたら
そのまま統一して付け続けることです。

「20190615報告書」などと
「西暦4ケタ」で書くなら、途中で
「やっぱり190615報告書、としよう」
などとルールを変えないことです。

年月日からタイトルを付けるべき理由

ちなみに何故年月日からタイトルを付けるかというと、
「同じ名前をつける確率が下がるから」
でもあります。

その上、人間は意外と
時間の前後関係は覚えています。

どのデータかわからないときも
「たしか１ヶ月くらい前に作ったはず」
などと前後関係の記憶をヒントに
データを見つけることができるのです。

今日のポイント

今日のポイントです。

今日、なぜ私はこのような内容を書いたのかというと、
新社会人・学生さんにワードの使い方も含めて
お話をすることが多くなってきたからです。

多くの人はけっこう適当にタイトルを付けています。

これだと、
イザというときに困ってしまいます。

　　「あれ、あのデータ、どこに保存したんだろう…」

「う〜ん、データが見つからない…。
ひょっとして、ウッカリ上書きしちゃった…？」

 

こういう悲劇、
経験しないで済むならそっちのほうがいいですよね。

ぜひ今日の内容
参考にしてみてくださいね！

ではまた！