通る企画書を書く裏ワザ!読み手が上司を説得できる要素を埋め込んで書け!

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今日のポイント
企画書には【自分】の「やりたいこと」を書くな!
【読み手】がOKしやすい要素を埋め込め!

 

  「藤本先生、
企画書の書き方を教えてください!」

先日、ある方のご依頼を受けました。

 

 

Aさん、としましょう。

Aさんはある自治体の補助金申請のため、
企画書を書く必要があるそうです。

 

 

ところが、
企画書をどう書いたらいいか
サッパリわからず困っている、
というそんなご相談です。

 

 

 

遠方の方のため、
スカイプにて面談を行うことにしました。

スカイプって、
ただテレビ電話ができるだけでは
ありません。

たんに話ができるだけではなく、
こちらのPC画面を見ていただきながら
話をすることができます。

 

大変便利なツールですね!

 

 

 

 

さて、スカイプにてAさんの話を聞いていきました。

Aさんが申請するのは
市からの補助金です。

 

市民活動団体での講演にかかる費用を
市から支払ってもらうための企画書を書きたいそうです。

 

Aさんに対し、まず、
こんなアドバイスをしました。

   「Aさん、
企画書を書くコツを1つお伝えします。

そのコツとは
  【自分のやりたいこと】を書かない
  ということです」

 

こうお伝えしました。

 

先方はポカンとした表情でしたので
追加説明しました。

 

   「企画書って、だいたいの場合、
【自分】のやりたいことだけを
考えて書いてしまいがちです。

でも、企画書を書く目的は
自分のやろうと思っていることを
【読み手】に知ってもらい、
OKをもらうことですよね?

であれば、【自分】のやりたいことだけを書くのでなく、
    【読み手】がOKしやすくなる内容を
    書くべきなんです」

 

こうお伝えした所、
納得していただけました。

 

 

私もいろんな企画書を
拝見することがあります。

 

 

だいたいの企画書は
ただ【自分】のやりたいことだけを
書いています。

 

 

【読み手】にとって分かりやすいか、
【読み手】がOKしやすいかは
一切考えられていないものがほとんどです。

 

そのため、企画書を読んでも
その人のやりたいことは分かっても、
はたしてこの企画書にOKしていいものかどうか、
さっぱり決められないのです。

「読む」人のこと、考えてますか?担当者が【うんざり】しない申請書を書こう!札幌商工会議所白石支所にて、持続化補助金書類の書き方講座を実施しました!

2018.03.10

 

ちょっと抽象的な話が続きました。
今回のAさんのケースで具体的に説明しましょう。

 

Aさんが企画書を出すのは
市役所の職員さんです。

この職員さんは
市民活動団体に
補助金を出す・出さないを決定しています。

 

この市役所の職員さんが
企画書の【読み手】です。

 

Aさんが企画書を書く時は
市役所の職員という【読み手】が
OKしやすくなるように書くべきなんです。

 

市役所の職員というのは
なかなか大変な仕事です。

 

特に補助金申請の場合、
あとあとでクレームや批判が
あちこちからやってくることがあります。

 

 

たとえば、ある団体に補助金を出した場合、
全く別の市民からこんな苦情が来るかも知れません。

   「なんであんな
変な団体に、
大事な税金からお金を出しているんだ!」

こんな苦情が来る恐れがあります。

また、この職員の上司からも、

   「あの団体、本当に信用できるの?
もし何かあったら、君の責任だよ」

というように責められる恐れがあります。

 

 

これらを踏まえて、
企画書の【読み手】の気持ちを考えてみましょう。

 

 

市役所の職員さんにとって、
大事なのは
【この団体にお金を出しても本当に問題ないかどうか】
という点です。

 

書類審査の場合は
こういった信用性が重視されます。

 

 

ということは、次のような点に注目して
書類審査がなされるはずです。

  (1)ちゃんとしている団体かどうか。
    架空の団体ではなく、実績があり、
    結果を出している団体かどうか

 (2)公益性があるかどうか。
    わざわざ税金を出すだけの勝ちがあるかどうか

  (3)何をやるか説明できるかどうか 

 

(1)と(2)については説明不要でしょう。

実績があり、信頼もあり、
有益な実績を出している団体であれば
市民や上司からも苦情が出ることは
ほとんどありません。

 

企画書の審査をする際、
(1)と(2)がアピールされている企画書なら
【読み手】としてもOKをしやすいのです。

 

(3)について補足します。

実は企画書って、
【読み手】である職員さんにだけ
読んでもらうわけではないのです。

 

大体の場合、
判断をする職員には
上司がいます。

 

上司から何か言われた場合、
【読み手】である職員さんが
説明を上司にすることになります。

 

つまり、【読み手】が
自分の上司を説得できるように
企画書を書いておく必要があるんです。

 

どういうことかと言うと、
たとえばある企画書を
職員さんがOKしたとします。

 

あとあと、上司に呼ばれます。

 

  「この企画って、
要は何をするものなの?」

 

こんな質問をされることが
あるでしょう。

 

そのときに職員さんがうまく説明できないなら
「なんでそんな変な企画を通したんだ!」
と怒られてしまいます。

 

そうなんです。

企画書というのは、
【読み手】だけに伝わればいいのではないのです。

 

【読み手】が上司に対して説明できるよう、
分かりやすく書く必要があるのです。

 

 

この(3)の視点が欠けた企画書は
たくさんあります。

 

企画書って、ついつい
「最先端のカタカナ用語」や
「派手な取り組み」
「斬新なアプローチ」で満載になります。

 

たとえば
「アメリカで話題の、
  ○○理論を応用した、超科学的トレーニング手法」
などというように、
よくわからない単語ばかりが
企画書に並びます。

 

 

【読み手】にはイマイチよくわかりません。

 

 

 

イマイチよくわからないので、
当然上司に説明できるはずもありません。

 

こうなった場合、
せっかくいい企画を用意していても、
【読み手】に理解されない、
【読み手】が上司に説明できないという
2点の理由で却下されてしまうのです。

 

こういうシーンって、
企業ドラマの定番ですよね。

若手チームが一生懸命考えた企画が、
重役会議で潰されてしまうシーンです。

これ、実は重役たちだけが
悪いんじゃないんです。

 

本来は若手チームは、
【読み手】である重役たちが納得できるよう、
分かりやすく説明する必要があるんです。

 

そして【読み手】である重役たちが
社長に説明できるように
伝える必要があるんです。

 

 

若手チームはだいたい
自分たちが「やりたい」内容だけを企画書に書いています。

 

だから企画が通らないんです。

 

 

 

企画書を通したいなら、
企画書の【読み手】でさえわかるように
分かりやすく・具体的に書くべきなんです。

 

具体的には
数字を入れること、
予想される結果を書くこと、
専門用語には解説をすることが
ポイントです。

 

これらが含まれていれば、
【読み手】もOKしやすくなるからです。

 

今日のポイントです。

 

—————————–
企画書には【自分】の「やりたいこと」を書くな!
【読み手】がOKしやすい要素を埋め込め!
—————————– 

 

 

企画書には【自分】の「やりたいこと」だけを書きがちです。
でも、それだけではダメなんです。

 

企画書の【読み手】がOKしやすくなる要素を
埋め込んでいく事が重要なのです。

 

 

 

いかがでしょうか?

なんとなく「企画書」のコツ、
おわかりいただけたでしょうか?

 

 

私もそうですが、
企画書を書く時って
自分のやりたいことだけを書いてしまいがちです。

 

でも、その前に
【読み手】がOKしやすくなる要素を
企画書に盛り込んでいくことが必要なのです。

 

Aさんの事例ですと
市役所の職員は
「普通の人」です。

Aさんは
「○○学を用いた△△法を使った
 ■■アプローチ」
というように
専門用語ばかりで企画書を書いていました。

 

これでは、
専門家ではない「普通の人」には
伝わりません。

 

 

分かりやすく説明するほか、
「要はどういう企画なのか」
「どんなメリットが有るのか」
「自分にはどんな実績があるのか」
【読み手】に伝えていく必要があるのです。

 

 

Aさんの企画書、
こういった説明の後に
一緒に作成していきました。

 

40分程の間で
きちんと整理された企画書が完成しました。

 

【読み手】にも
OKされやすい工夫をバッチリ施しました。

 

 

Aさんにも大変感謝していただきました。

ありがたいことだと思います。

 

 

ぜひ、この記事をお読みのあなたも、
企画書を書く際に活用してみてください。

 

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https://school-edu.net/asc

ではまた!

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