「読む」人のこと、考えてますか?担当者が【うんざり】しない申請書を書こう!札幌商工会議所白石支所にて、持続化補助金書類の書き方講座を実施しました!

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今日のポイント
「読む」人のこと、考えていますか?
担当者が【うんざり】しない申請書を書こう!
そのためには写真・図表・下線・太字が必要だ!

 

イメージしてみて下さい。

あなたの机の前には、
山のように書類が積み上がっています。

どれもこれも「似たようなこと」ばかり、
書いてあります。

今日もあと【30通】読まないと帰れません。

 

時計を見ると、もう16:30です。

きょうも残業、決定です。

どうでしょう?

 

【うんざり】してきませんか?

こんな仕事、ハッキリ言って「イヤ」ですよね?

 

実はこれ、
「入試」や「入社試験」、
「申請書類」の担当者の気持ちなのです。

 

 

 

私は以前、高校教員でした。

入試担当も務めていました。

入試時期になると、
中学3年生が頑張って書いてきた
「志望理由」を何十通も読みます。

 

どれもこれも、
「高校では部活を頑張りたい」
「高校で進路を考えたい」などと
【似たような内容】です。

 

書いてくれた人には悪いんですが
内心【うんざり】してきます。

 

入試業務って、
通常業務に「追加」して行われます。

ただでさえバタバタ忙しいのに、
その時期だけさらに忙しくなります。

 

しかも時期が迫っている分
「今日と明日で何十通も読まないといけない」
状況になるのです。

うんざりしてきます。

 

あまり指摘されない点ですが、
入試用の小論文なり
入社試験の作文なり
補助金申請の書類なりも
同じ側面を持っています。

 

 

あなたは一生懸命、
入試の小論文を書きました。

あなたは一生懸命、
入社試験の作文を書きました。

あなたは一生懸命、
補助金申請書類を書きました。

 

でも、読み手にとっては
【似たような内容】にしか感じられないのです。

 

そのため、【うんざり】した気持ちの中で
読むことになります。

 

あなたが入試や入社試験、
なにかの申請書類を出すときは
【担当者はうんざりしながら読んでいる】
という事実をまずは知る必要があるのです。

 

 

さて、私は3/9(金)、
札幌商工会議所 白石支所様主催の
講座で講師を務めました。

【小規模事業者持続化補助金】という
補助金の説明会の場で、お話差し上げました。

テーマは
【採択者が語る!
 持続化補助金申請に3倍役立つ文章の書き方3つの秘密】
です。

私、実は昨年
「小規模事業者持続化補助金」を申請し、
採択されました。

それをきっかけに、
売上を3倍に拡大できました。

 

採択された側の視点に、
「申請書類の書き方」まで盛り込んだ
お話をしたのです。

 

小規模事業者持続化補助金は
私のような個人経営の塾から
従業員10数名の会社まで、
非常に使いやすい補助金です。

最大で【50万円】出るという
ありがた〜い補助金。

ですが、その分、
採択されるのは難しいです。

 

おそらく10倍くらいには
なっているのではないでしょうか。

 

ほとんどの補助金と違い、
申請も比較的カンタンです。

でもいざ申請書を書くときになると
【困って】しまいますよね。

 

3/9の講座でお話したのは
【読み手をラクにする提案書を書こう】ということです。

補助金申請書類の紙も、
担当者のもとには
数百通も寄せられるはずです。

これまでお話してきたように
【うんざり】しながら読んでいるわけです。

しかも、読む担当者は
「なぜこの申請書を通し、
 こちらの申請書を落としたのか」
説明が求められます。

相当なプレッシャーのもと、
仕事をしているのです。

 

だから申請書を書く際は
【提出書類を読まされる側】の気持ちを
考える必要があります。

 

【提出書類を読まされる側】の負担が減る
書き方をすることで
「この申請書を通そう!」
と思ってくれます。

ポイントは【大事なところが一目で分かる!】
ようにすること、です。

 

 

そのために
【店舗の様子の写真】
を入れましょう。

そのために
【サービスの中身がわかる写真と図】
を入れましょう。

商圏を
【地図】で示しましょう。

お客様の声は
お客の顔写真も載せましょう。

大事な所は
アンダーライン(下線)を引きましょう。

(下線だけ読んで「内容がわかる」ようにします)

読みやすくなるよう
見出しも入れます。

絶対に読んでもらいたい所は
太字にします。

 

これらは
最低限、行なうべき工夫です。

 

なぜなら、
あなた以外の申請書類の大半は
【文字だけ】です。

もしあなたが【文字だけ】の
申請書類を出すなら、
白黒の書類の中で埋没します。

 

ですが、もしあなたの出す申請書類が
写真・図表・下線・太字に
あふれていたら、
どう考えても【目立ち】ますよね?

 

しかも図表や写真を見るだけで
どんなサービスか、意識できます。

下線・太字を見るだけで、
内容も伝わります。

そして何より、
【本気度】が伝わります。

申請書を読む担当者が
上司を説得しやすくなるのです。

「この申請書、
こんなに図表と写真を
使っているので、おそらく問題ないはずです!」

申請書を工夫するだけで、
担当者があなたの見方になってくれるのです!!!!

 

そんなわけで、
申請書、
最低でも【写真・図表・下線・太字】を
用いるようにしましょう!

それ以外にも、
注意事項はたくさんあります。

「もっと教えて欲しい!」
という方はお気軽に作文教室ゆうまで
お問い合わせくださいませ〜。

▼お問合わせはこちらまで▼
https://school-edu.net/asc

ではまた!

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