業務がバタバタ忙しい…、と悩んでいませんか？
「いつも長時間仕事をしているけど、
いつまで経っても仕事が片付かない…」
「バタバタしているだけで
ぜんぜん本質的な仕事が出来ていない…」
そんなお悩み、
お持ちではないでしょうか？
これらを乗り越えるのに有効なのは
「インバスケット思考」です。
どの順番で業務を取り組めばいいかという
優先順位付けについて学べる研修です。
今回はインバスケット思考と
優先順位付けについてのお話です！
仕事の進め方研修、開催！
先日、「仕事の進め方研修」の講師として
研修を行ってきました。
団体職員の方を対象とした
研修です。
/
仕事をどうやって取り組むと
より効率的に行えるのか。
残業をどうやったら減らせるのか。
研修の中で
お伝えしてきました。
手当たり次第はNG!
仕事を進める際、
いちばん良くないのは
「手当たり次第に仕事をこなしていく」
態度です。
仕事量が少ないうちは
なんとかなるかもしれませんが、
量が少し増えるだけで
すぐ破綻してしまいます。
際限なく時間がかかるので
残業につぐ残業が待っています。
これでは良くないのです。
そうではなく、
優先順位づけを行い、
もっとも価値がある事柄から
手を付けること、
そして思い切って人に仕事を任せることで
結果的に仕事を
早く終えることができるのです。
優先順位付けのポイント！
「でも、どうやったら
優先順位づけを
適切に行えるのだろう…？」
そんな時に役立つのが
【インバスケット思考】です。
インバスケット思考とは
「どの仕事をどの順番で
どのように処理していくか」
を考えていくことをいいます。
ちょうどデスクの上に
「未決箱」を置いている人もいますよね。
手元に来た書類を置いておく箱を
未決箱と呼んでいます。
未決箱に入った書類を片付けるように
仕事の優先順位付けをしていくわけですね。
このインバスケット思考を学べるゲームを
私の研修で行っています。
ゲームの中でインバスケット思考を学ぶ！
今回の研修では
喫茶店運営をテーマにし、
どの業務をどの順番で行うといいかを
考えていったのです。
おかげさまで
「業務の前に
何から取り組むか
まず考える習慣をつけたいと思います！」
「人に任せる勇気を持っていきます！」
などと
好評の内に研修を終えることが出来ました。
ご参加くださった皆様、
ありがとうございます！
今回のポイントです。
手当たり次第にやっても結局はうまくいかない。
第二領域の分野に意識を置くと
将来的にラクになる！
重要度・緊急で仕事を仕分けする！
「いつも長時間仕事をしているけど、
いつまで経っても仕事が片付かない…」
「バタバタしているだけで
ぜんぜん本質的な仕事が出来ていない…」
仕事がいつまでも片付かなかったり、
本質的な仕事ができていなったりする背景には
優先順位付けの有無があります。
優先順位付けのなかでも
「重要度」と「緊急度」で
仕事を仕分けする発想が何よりも重要となります。
研修の中でもお伝えしていますが、
仕事って次の表のように
４つに分類することが出来ます。
（重要度分けの表はこちら↓）
◯第一領域：緊急かつ重要な案件
今日締切の書類や
突発的なクレーム対応など
◯第二領域：緊急ではないが重要な案件
来年の計画や
将来的に必要となる人事制度の変革など
プライベートでは
資格試験の勉強やスクールへの通学など
◯第三領域：緊急だが重要ではない案件
人からの急な頼まれごとや
いわゆる「雑用業務」
◯第四領域：緊急でも重要でもない案件
手持ち無沙汰なときのメールチェックなど
気晴らしの業務
（『７つの習慣』にこの四つの領域についての
記載があります）
さあ、いま４つの領域を見てきました。
これらのうち、
仕事において
もっとも大事なのはどの領域でしょうか？
それは
第二領域の案件です。
第二領域の案件には
「時間が出来たらやっておきたい…」
「いつかやらないといけないな…」
と思う事柄が入っています。
こういうことって、
概してやらないままになってしまいがち、です。
例えば自分の担当業務のマニュアル作りや
会社のSNS運用、
サイトの更新など
「いつかやらないといけないけど
面倒でなかなか取り掛かれないこと」
ってたくさんありますよね。
また研修を受けたり、
自分で勉強したりするのも
長期的に見て自分の仕事のスピードや質を
上げてくれることに繋がります。
第二領域に取り組むことが
将来的に自分を楽にしてくれるのです。
大学院進学などプライベートにも第二領域は役立つ！
第二領域を優先するこの発想は仕事だけではなく、
プライベートにおいても重要です。
仕事をしている人ですと
「自分のキャリア計画を作ろう」や
「来年辺り、大学院に行きたい」という考えを
持っている方もいらっしゃることでしょう。
あるいは
「そろそろ何か資格でも取りたいな…」
「英語を勉強しようか…」
と考えている人も多いと思います。
こういう分野を放置しておくと
いつまで経っても自分の状況は変わりませんし、
スキルも向上しません。
思い切って第二領域の分野に取り組むことが
将来的な自分の成長にもつながるのですね。
ほっておくと第一・第三領域ばかりになる…！
ところが。
人間、ほっておくと
第一領域や第三領域ばかり
取り組んでしまいがちです。
で、それに疲れたら
気晴らしで第四領域に取り組みます。
（スマホゲームとか、
YouTubeをダラダラ観るとか…）
その結果、
第二領域のような
将来的に自分の業務を良くする取り組みも出来ず、
業務の効率化もできないままに
日々慌ただしく過ごすことになってしまいがちなのです。
だからこそ、
意識して第二領域を行う時間をとることが
極めて重要なのです。
大学院進学も第二領域！
うちの塾では
大学院進学という
第二領域に取り組みたい社会人の方を
日々サポートしています。
がんばるあなたのお力になれましたら
幸いです！
ではまた！
コメントを残す