やる気がしないときこそPCデータの整理を〜あなたのPCのデスクトップ画面、ハードディスクにしてしまっていませんか?〜




今回のポイント

やる気がわかない時は
パソコン内のデータ整理を。
するとスッキリしてやる気も出てくるし、
仕事の効率も大きく上がる!

パソコンの中、グチャグチャになっていませんか?

「パソコンの中がグチャグチャで、
 必要なデータがどこにあるか、わからない…」

 

時折、こういうお困りごとを
耳にすることがあります。

今回はPC内データ整理の習慣化が
仕事効率化につながるというテーマで
お届けしていきますね!

やる気がしないときこそ、PC内のデータ整理をすべき理由!

突然ですが、
あなたは仕事のやる気がしないとき、
何をしていますか?

週明けの仕事。

 

人によっては
なかなかモチベーションがあがらないことも
多いかも知れません。

私はそういうやる気の起きない時、
PC内のフォルダの整理を行っています。

「書類」や「マイドキュメント」などのファイルを開き、
単独で存在しているデータを
プロジェクトごとのファイルに収めていくのです。

これ、やってみると意外と
サクサク進めていけます。

「このデータはこっちのファイルに入れて、
 このデータはこのファイルに入れよう…」

 

あれこれ手を動かす間に
みるみるフォルダが整理されていくのです。

仕事中でも怒られないのもポイント。

この作業のいいところは
会社で行ってもなんら問題ないところです。
 

「やる気がないから
 データ整理をしている」

のではなく、
むしろあれこれ仕事を熱心に取り組んでいるようにしか
見えないのです。
 

それに、
たとえ最初はやる気が起きていなくても、
グチャグチャしたPC内のデータが
みるみるスッキリしていくのを見ると
妙に達成感があるのです。

 

そこから仕事のやる気も
出てくるのですね。

 

佐藤可士和さんも提唱する方法

この方法は私が適当に言っているのではありません。

整理術の本でも提唱されている
「まっとう」なやり方です。
 

ユニクロのロゴマークをはじめ、
各種企業のCI(コーポレートアイデンティティ)作成など
様々なクリエイティブに取り組んでいる
佐藤可士和(さとう・かしわ)さん。

 

彼の本の中では

〈毎週月曜日の朝は
 たとえ午前中いっぱいかかってもいいから
 納得行くまでパソコンのフォルダの整理をするよう
 スタッフに伝えている〉

という内容が出てきます。

 

 ☆『佐藤可士和の超整理術』に出ています。

 

こうやって週明け最初に
パソコン内のファイル整理をしておくと
その週の仕事がスムーズに進むようになるのです。

 

デスクトップ画面をハードディスクにしてしまっていませんか?

私、カフェで仕事をしていると、
他の人のノートPCのデスクトップ画面が
視野にちらっと入ってくることがあります。

 

そのとき、デスクトップ一面に
フォルダがギッシリ並んでいる人が
時折いらっしゃいます。

(以前知り合った人で
 「デスクトップをハードディスクとして使っています」
 という人がいらっしゃいました)

これ、パソコンの動作が
けっこう重くなります。

それだけではなく、
後述しますが気が散ってしまって
仕事がぜんぜん進まなくなるのです。

デスクトップにデータを放置するのではなく、
キチッとHD内にファイルを作って
保存をしておく。

そうしたほうが仕事は進みやすいのです。

ちなみに
私の持っているノートパソコンの
デスクトップにあるのは
基本的には「Macintosh HD」のフォルダと
外付けHDのフォルダだけ、です。

ブログ編集作業や
写真加工の際などに
使用中の画像ファイルやイラストデータなどを
デスクトップに貼り付けておくこともありますが、

作業が終わる度に
HD内のファイルに全て移すようにしています。

そうすると
デスクトップに
データが全くない状態を維持できます。

デスクトップにデータが溢れていると集中できない…!

…もちろん、バタバタしてデスクトップ上に
データが多数残ってしまうこともありますが、
そういうときってなかなか仕事に集中できなくなります。

 

デスクトップ上に
「作りかけ」のデータがあふれるので

「ああ、このデータも作らないといけないし、
 この書類も締め切りが近かったよな…。
 どれから手を付けようか…」

こんなふうに葛藤してしまうことも多いのです。

 

おまけに、この葛藤は
別の作業をしているときにも
頻繁に起きます。
 

「どうしよう、
 いまブログを書いているけど、
 それよりもいまデスクトップにある
 この書類作りの方を先に終わらせたほうがいいのでは…?


 それとも、こっちのデータを先にやったらいいのかな…?」


こんなふうに葛藤ばかり・迷ってばっかりで
仕事がちっとも進まない。

こういうことも多いのです。

 

なので、集中力がないときや
やる気がわかない時は
まずPC内のフォルダ整理をオススメします!

 

データをムリに削除しないのがポイント。

このときのポイントは
ムリにデータを「削除」する必要はない、
ということです。

 

もちろん、ハードディスク内が容量いっぱいであれば
削除したほうがいいかも知れませんが、
ワードファイル1つ・エクセルファイル1つを
削除したくらいで容量はほとんどかわりません。
 

むしろデータを削除していいか迷っていると
時間がムダにかかってしまうのです。

 人によっては仕事が片付いた後
 「最新版データ以外は削除する」という
 ルールを定めている方もいらっしゃいます。

 私も時折はそうしていますが、
 「変更日付」に注目したり「検索」機能を使ったりしたら
 すぐデータが見つかるので
 わざわざ削除しなくてもいいのでは…と思っています。

なので
データは基本「削除」しないで、
仕事のグループごとに適切なファイルに格納していく。

 

これがオススメですよ!

 

今回のポイント

 


やる気がわかない時は
パソコン内のデータ整理を。
するとスッキリしてやる気も出てくるし、
仕事の効率も大きく上がる!

物よりもデータの整理のほうがラクな理由。

物の整理・収納って、
どこにしまうか・何を捨てるかで
けっこう悩みます。

 

人によってはこれがストレスになることも
多いです。

ですが、そういうときこそ
物理的な物ではなく、
PC内やスマホ内などの
デジタルデータの整理整頓を優先したほうが
圧倒的にラクです。

 

それに速いし効果も実感しやすいです。

 

ファイル整理の仕方、どうしていますか?

ところで、データを整理する時のファイルは
どのような分け方をするといいのでしょうか?
 

仕事によっては
「取引先ごと」
「プロジェクトごと」
「項目ごと」
など、データをしまうファイル名の付け方は
いろいろありうると思います。

 

私は仕事で使うファイルは
「受講生ごと」「取引企業ごと」で
ファイルを作成し、
そこに関連データをすべてしまうようにしています。

 

そうすると、講義・面談をしている際にも
その方に関連するデータがすべて1箇所にまとまっているので
仕事がしやすくなるのです。

 

こういうデータ整理については
それこそ「月曜日の午前中いっぱいかかってもいいから」
取り組むなど、
試行錯誤が必要となりますね。 

ちなみに、人によっては
整理の失敗を気にするかも知れませんが、
心配無用です。

もし、整理がうまくいかなくても、
削除しない限りは
検索1つでデータを見つけることが出来るからです。

 

なので、仮にデータ整理に仮に失敗したとしても
根本的なエラーにはならないのです

…そんなわけで、
やる気が起きない時こそ、
PC内のデータ整理を行う絶好の機会です。

まずはPC内のデータ整理を
最優先で取り組んでみてくださいね!

 

ではまた!


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