データと原稿用紙にはまいかい「日付」を書いていく！
この「一手間」が自分を救う！
「一体、どのデータが最新か」問題。
「あれ、このデータ、どっちが新しいの…？」
PCで文章作成をしていて
よく陥ることがあります。
それが
「似たようなデータがたくさんあって、
どのデータになにを書いたかよくわからず
頭の中がグチャグチャになる…」
というケースです。
この事態、
仕事の中で作ったデータを作上司に見てもらい、
ダメ出しを元に上司に再度提出し、
再び来た内容をもとにまとめ、
またさらに指摘を受けたものを直し…
…というのをくりかえしていると
時折生じます。
「あれ、この内容、
データに入れたはずなのに
無くなっている…」「いちばん新しいバージョンは
いったいどれ…？」
よくわからなくなります。
こういうこと、
経験はないでしょうか？
実際、
私もこういう事態に陥ることがあります。
どのデータが最新版か、
どこに何を書いたか、よくわからなくなるのです。
グチャグチャ状態を脱するのに役立つ「１つのルール」
その場合、
「あるルール」を普段から心がけておくのを
オススメします。
この「ルール」のおかげで
間一髪助かる、
ということも多いのです。
タイトル冒頭に日付をつけて保存する！
そのルール。
それは
「タイトルに日付を入れて保存する」
というテクニックです。
例えば
「〇〇会議報告書」
というタイトルで保存するケースで考えてみましょう。
今日私がこのデータを作成した際は
「211125〇〇会議報告書」
などというタイトルでまとます。
（冒頭の「211125」は
2021年の11月25日、を意味します）
この報告書を修正をする場合、
追記する度に日付を直して
「名前を付けて保存」をしていきます。
すると、たとえば
「211125〇〇会議報告書」
「211127〇〇会議報告書」
「211201〇〇会議報告書」
などというタイトルが並ぶことになります。
一見どれが最新かわかりにくいと思うかも知れませんが、
日付がもっとも新しいデータを探すと
それが「最新版」であると認識する事ができます。
まいかい最新の日付で保存し直していれば
データが混在した場合も
なんとか必要なものを見出しやすくなるのです。
適当にタイトルをつけると、待っているのはカオス。
これを「適当に」タイトルを付けているなら
混乱はピークに達します。
実際にあったケースとして
「〇〇会議報告書 改訂」
「追記 〇〇会議報告書」
「〇〇会議報告書２」
…などと、どれが最新版か
よくわからないタイトルがズラッと並んでしまうことがあるのです。
この状態、
仕事を進めるのもツラくなってしまいます。
だからこそ
名前付けの統一が
役立つのです。
人間は時間軸の記憶に優れている
経済学者の野口悠紀雄さんは
〈人間は時間軸の記憶が優れている〉
ことを伝えています。
（『「超」整理法』などの著書で書いています）
文章の中身に関する記憶よりも
「いつ頃作った書類か」
という【時間軸】の記憶のほうが鮮明になりやすい、
と指摘しているのです。
実際、書類を作っているときも
「先週の●●というイベントよりも前か後か」など、
時間軸の記憶は鮮明に残っている事が多いです。
この時間軸の記憶があれば
「あのイベントは○月✕日だから、
その前の日付のデータを見てみよう」
とデータを見返しやすくなるのです。
野口悠紀雄さんの指摘も考えると、
データに日付を入れておくと
あとあと有益なのですね。
今回のポイント
今回のポイントです。
この「一手間」が自分を救う！
さて、私は先日
「オリジナル原稿用紙を作りました」
という記事をアップしました。
そこで紹介したオリジナル原稿用紙PDFデータ、
ダウンロードして使ってくださっている方、
大勢いらっしゃいます。
☆オリジナル原稿用紙はこちら↓
ダウンロードがまだの方、
無料なので保存だけでもなさっていると
イザというとき役立ちますよ！
ありがたいことに、
私の講義の際にも、
「オリジナル原稿用紙」を使って書いてくださる
受講生の方が増えてきました。
オリジナル原稿用紙 上段の秘密。
この原稿用紙には
上段に「書いた日付」を
書く欄があります。
なぜ、書いた日付を書く必要があるのでしょうか？
それはこんかいの記事同様
「どの原稿が最新かわからない」
問題を解決するためでもあります。
日付を書かないと「どの原稿が最新か、わからない」。
小論文の練習、
とくに過去問を練習する際、
同じ問題を何度も書き直すことが
よくあります。
そのときに
日付を書いていないと
「どの原稿が最新のものか、
よくわからない」
という事態に陥ります。
そうなると、
学習効率は下がってしまうのです。
私の「オリジナル原稿用紙」を使っていただく際はもちろん
そうでないときも、
「原稿用紙を使うなら
上段に書いた日付を書く」
「データを保存する際は
日付を名前冒頭に入れて保存する」
ルールを徹底なさると
作業効率はあがりますよ！
参考にしてみてくださいね！
ではまた！
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