机の上が資料で山積み…。ならば毎週「資料整理の時間」を確保しよう!




今回のポイント
読むべき資料は一方的に溜まっていく。
だからこそ「溜まった資料を片付ける日」
「溜まった資料を読み込む日」を毎週スケジュールに
落とし込む!

 

 

「机の上が書類で山積み…」で悩んでいませんか?

 

「机の上に【あとで読もう】と思った
資料のコピーや本が山積みになっていて、
作業するスペースが狭くて困っています…」

 

時折、社会人の方から
お片付けについてのご相談を
いただくことがあります。

 

 

そういう方に机の上を撮って
送ってもらうこともあります。

 

(ちなみに、片付けをするための
最初の一歩は
現状の写真を撮ること、に尽きます)

 

 

すると・・・。

 

机の上だけでなく、
となりの人の机まで
書類が侵入をしていることがあります。

 

クリアファイルに入っている書類もあれば
ファイルにとじている書類、
裸のままの書類などが
地層をなしています。

途中のファイルを抜いたら
一気に崩れそうなほどの
絶妙なバランスで保たれた机の上。

 

 

写真だけではなんとも言えませんが、
この状態だと、
進む仕事も進まなくなってしまいますよね・・・。

 

 

資料整理/読み込みの時間を作るのが処方箋。

 

こういう方に私がお伝えしているのは

「書類整理をする時間・
 溜まった資料を
読み込む時間を作りましょう」

ということです。

 

 

 

このアドバイス、
言ってみるとはじめはキョトンとされます。

 

 

…ですが説明する内に
だんだんと分かってもらえるようになってきます。

 

 

 

書類がたまり
机の上に山積みとなる最大の理由は

「片付けるための時間を確保していない」

ことに尽きます。

 

「時間が出来たら…」と言っていても…

 

ほとんどの場合は
「時間が出来たら片付けよう」
「あとで時間が出来たら
この書類を片付けよう」

と思い、積まれたまま書類が放置されています。

 

 

「時間が出来たら」「あとで」
と言っていても、
そういうときはまずやって来ません。

 

 

 

であればあらかじめ、

「週のうち1〜2時間、
溜まった資料を片付ける日」

をスケジュールに入れてしまうほうがいいのです。

 

これ、会社で働いている人こそ
積極的に取り組むべきだと思います。

 

 

なぜかというと、
溜まった書類を読んだりけるのって、
傍目には「ちゃんと仕事をしている」
ようにしか見えないからです。

 

 

 

机の上が汚かったり
資料が雑然と積まれた状態だったり。

 

これを解決するには
「資料を片付ける日」を
毎週設定する以外に方法はありません。

 

 

毎日、机の上をカラにできたらいいですが・・・

 

昨日のブログでは
「帰る前・寝る前にはカバンと机の上をカラにする」
ことを書きました。

 

 

ただ・・・。

 

 

人によっては
「そもそも机の上が書類だらけで
カラにはできない」
という人もいらっしゃるようです。

 

(そういうコメントも来ました)

 

 

であれば、

「机の上の書類・
後で読もうと思っている資料を
集中的に片付ける日」

を毎週確保することが
いまの状況から抜け出すきっかけになるのでは、
と思っているのです。

 

 

資料は勝手に増えていく…。

 

資料や本って、「後で読もう」と考え、
知らない間に手元に増えていくものです。

 

(あるいはPDFや電子書籍の形で
PC内にどんどん増えていきます)

その一方、
「読むための時間」を
用意していないことって多いと思うのです。

 

 

だから読みもしない資料で
机の上や本棚があふれかえることになってしまうのです。

 

 

(私自身に対しても言っています…)

 

週に1度は「溜まった書類を読み込む日」を!

 

 

そのため、週に1度は
「溜まった資料を片付ける日」
「後で読もうと思っていた資料を読み込む日」を
定めたほうがいいのですね。

 

 

 

 

大学院=資料との戦い

 

 

この習慣は仕事だけではなく
大学院進学や進学後の学習にも
役立ちます。

 

 

大学院に入ると待っているのは
読むべき資料との戦い、です。

 

 

特に修士論文を書く場合
先行研究をいかに読み込み、
その内容をどう整理するかに忙殺されます。

 

(修士論文の少なくとも1章は
「先行研究の分析」に費やすことになります)

 

 

おまけにこの作業、
10分や15分といった「スキマ時間」では
対処できないのです。

 

 

少なくとも1〜2時間、
集中して取り組める時間を用意して
一気に作業に当たる必要があるのですね。

 

 

だからこそ
「溜まった資料を読み込む時間」を
あらかじてスケジュールに入れておくのが
オススメなのです。

 

 

 

私もしばらく
週のどこかで2時間ほど

「溜まっている資料を読み込む日」

を確保していこうと考えています。

 

 

この時間のなかで
「後で読もう」と思っている
雑誌・書籍・資料を集中して読み込むわけです。

 

「後でやろう」は「バカヤロウ」

 

思うんですけど、
「後でやろう」と思ったことって
ほぼほぼ「やらないまま」に
なってしまいますよね。

 

 

…さあ、あなたの机の上、

「あとで読んでおこう」

という本や資料、
山積みになっていないでしょうか?

 

 

もしそうなっているのであれば
週の中で2時間ほど
「溜まっている資料を読み込む日」を決めて
集中して処理することをオススメしますよ!

 

 

仮にその時間内で読みきれなくても、

「この資料は○月×日の
〜〜時から〜〜時で読んで確認する」

「この本は来週
通勤時間中に読み切ろう」

などと予定を立てていければいいわけですし。

 

 

 

手帳に書いていればその資料を
書棚に戻しても別に問題ないのです。

 

 

すると机の上がスッキリし、
勉強・仕事のやる気も高まってくるはずですよ!

 

 

今回のポイント

 

 

今回のポイントです。

 

読むべき資料は一方的に溜まっていく。
だからこそ「溜まった資料を片付ける日」
「溜まった資料を読み込む日」を毎週スケジュールに
落とし込む! 

 

 

まずは「溜まった書類を片付ける日」をスケジュールに!

 

「机の上に資料がいっぱい…」

という方はまず
「溜まった資料を片付ける日」
を予定に入れるところから
始めてみてはいかがでしょうか?

 

今回の内容、
参考にしていただけれれば幸いです!

 

ではまた!


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