「なんとなく」でやるのは時間のロス!早稲田大学大学院生時代に学んだ「仕組み」づくりの大事さ!





今回のポイント
「なんとなく」やっていることを
振り返ってみませんか?
効率的にできる「仕組み」を考えよう!

 

早稲田大学でのTA(ティーチングアシスタント)の思い出

 

大学の授業で
毎回その場でレポートを
書かされる授業ってありますよね。

 

私はかつて早稲田の大学院生として、
TA(ティーチング・アシスタント)を行っていました。

 

TAとは
授業進行の手伝いを行う、
という仕事。

 

大学院生の貴重な収入源の一つです。

 

 

TAって、
早い話が「雑用」係です 笑

 

授業で使うパワーポイントの設定、
資料の印刷・配布などを行うのが
メインの業務です。

 

 

割と「いい収入源」になるのですが、
大変なのはレポートを回収する時です。

 


大量に集まったレポートを
学部ごと・
学科ごとに分けます。

 

その後学年別・学籍番号順に
整理するという
「面倒」な仕事を毎回行うのです。

 

 

教授が
「レポート、後ろから前に出してください」
と指示を出し、
わらわらとレポートが集まります。

 

 

それらが適当に重なった束を整理するのが
私の仕事でした。

 

レポート整理を効率的に行うために私がやったこと。

 

始めのうちは
黙って出されたレポートを
1時間近くかけて
仕分けしていました。

 

正直、単調で面倒です。

「こんなことをするために
大学院に入ったんじゃない…」

こんな感情でいっぱいです。

 

 

ですが。

ある時ふと

「こんなグチャグチャに集めなくても、
いいのではないか」

と感じました。

「別に学生さんに手伝ってもらう形で
 回収したらいいのではないか」

と気づいたのですね。

 

当初のスタイルはレポートを
「後ろから前に出していく」
という形でした。

 

これだと
順番も方向も
グチャグチャです。

裏表を揃えるところから
整理がスタートします。

 

 

正直、
作業をしていてイライラが募ります。

 

 

そのため、私は教授を説得することにしました。

 

教授を説得してこれを

「法学部の学生はこのテーブル、
政治経済学部の学生はあのテーブルに提出する」

などと、
所属学部によって
レポート提出の場所を変えてもらいました。

 

一番人数が多い教育学部は
学科・学年も分けて
レポートを出してもらう
テーブルを指定しました。

 

どこに何を出すかを示したカードを
提出する場所の前に掲示しておきました。

 

 

するとなんと
授業が終わると同時に
レポートの整理が終了したのです!

 

1時間の業務がたった10分に短縮された話

 

いつも1時間近くもかかって
並べ替えていた業務が、
たった10分ほどの確認のみで
終わってしまったのです。

この結果、
実は教授も驚いていました。

「あれだけの手間は何だったの…」

そんな感じを受けていらっしゃるようでした。

 

「なんとなく」でやらず、「仕組み」を作る大事さ。

 

この大学院時代の話から学んだのは
「仕組み」づくりの大事さです。

 

「なんとなく」集めて
その後に整理をすると
めちゃくちゃ時間がかかります。

 

少し時間がかかっても
「どうやって集めたら
 効率的か」
を考えてからレポートを集めるようにすると
手間も時間もかからなくなるのです。

 

こういった「仕組み」を考えるのって、
仕事を効率化したり
行動のロスを無くしたりする上で重要です。

 

 

例えばいつも資料やら
プリントやらを
カバンや引き出しに
グチャグチャにしまっている人っています。

 

紙がぐしゃぐしゃになり、
名刺も折れ曲がります。

 

でも、本人はこれが一番
「合理的」と思っているのですね。

確かに、何も整理せず
カバンや引き出しに放り込むのは
しまう速度の点では「合理的」です。

 

ですが資料を再確認する際に
かえって手間がかかる上、
周囲からの信頼も下がるのですね。

 

 

ではどうすればいいでしょうか?

一番いいのはクリアフォルダに
入れていくことですね。

もらった順番に入れていきます。

資料には受け取った
「日付」も書き入れておきます。

 

すると「いつごろの資料だったか」を
思い出すことで
資料を探し出すことができるのですね。

 

これは整理の「仕組み」作りです。

 

ルール決めともいいます。

 

 

なんとなく資料を受け取るか、
意識して資料を受け取るかで
結果は大きく変わってくるはずです。

 

人によっては穴あけパンチで開けたあと
ファイルにとじる人もいます。

 

スマホで写真を撮り、
エバーノートなどの整理アプリに
登録する人もいます。

 

 

どういった形でもいいですが、
「資料を受け取ったらこういうふうに対応する」
というルールを決めておくかで
結果は変わってくるのですね。

「なんとなく」資料をしまっていても
あとあと役立たないのです。

 

今回のポイント

今回のポイントです。

 

・・・・・・・・・・・・・・・・・
「なんとなく」やっていることを
振り返ってみませんか?
効率的にできる「仕組み」を考えよう!
・・・・・・・・・・・・・・・・・  

 

「なんとなく」やっていることを振り返り、
効果的にできる「仕組み」を作る。

 

これって、大事です。

 

言い換えるなら
「ルール作り」とも言えるでしょう。

 

自分がどのように仕事をするか。
どのように書類を整理するか。

おそらく多くの人は
「なんとなく」がほとんどのハズです。

 

「なんとなく」
でうまくいくなら
みんな上手く行っています。

 

でも、そんなことはないのです。

 

あなたの資料整理、
どんな仕組み・
どんなルールを定めているでしょうか?

 

これを考えることが重要ですよね!

 

「なんとなく」で行っていると
冒頭のレポート整理の話同様
【ムダな努力】【ムダな作業】に追われることに
なってしまいます。

 

「なんとなく」ではなく、
どのようにやったら
効率的にできるか、
自分なりに決めておくのがいいですね!

 

ではまた!


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