大量ミスプリントをする前に、まず1枚印刷しよう!大量印刷前のチェックリストで確認を怠らないこと!





今日のポイント
文章のミスは印刷しないと気づけない。
大量印刷の前に、
まずは1枚印刷しよう!

 

  「しまった、この文章の表現、
ミスっていた!」

「どうしよう、こんなに大量に印刷したあとになって、
部長の名前、漢字が間違っていたことに気づいた…」

仕事をしていると、
印刷した文章にミスが見つかることって
多いですよね。

 

不思議なんですが、
印刷する前に何度読み直していても
印刷後にミスが見つかってしまうのです。

 

 

これは不思議ですよね。

 

 

私も学校教員時代、
保護者用の書類を
生徒全員分 印刷したあとになって
大事な情報の抜け落ちに気づいたことがあります。

 

山のような紙が、
すべて廃棄行きです。

しかも印刷機を動かしているので、
コストも高いです。

手にしたミスプリントの重さが
切なさを増強させます。

 

大量印刷の前に、まず1部印刷しよう!

 

自分では何度も読み直した
「つもり」でも、
なぜかミスプリントって生まれてしまうのです。

 

私がオススメしているのは
大量印刷する前に
まず「1枚」印刷して
細かくチェックをすることです。

 

赤ペンを手にして、
克明に書類を確認していくのです。

(チェックリストは後半でお伝えします)

 

パソコンの画面では
間違いに気づきにくいものです。

 

大量に印刷する際には、
まず1枚、
印刷し、赤ペン片手にチェックをしていきましょう!

 

一度印刷し、
手元で確認することで
ようやくミスに気づけるのです。

 

今日のポイント

 

今日のポイントです。

・・・・・・・・・・・・・・・・・
文章のミスは印刷しないと気づけない。
大量印刷の前に、
まずは1枚印刷しよう!
・・・・・・・・・・・・・・・・・  

 

大量のミスプリントって、
みなさんも1度は経験があるのではないでしょうか?

そのたびに上司に怒られて
ツラい思いをしていることもありますね。

大量印刷の前には
まず1部印刷をしてみましょう。

 

そしてチェックを行うのです。

 

必見!大量印刷前のチェックリスト!

 

印刷時、
何をチェックすればいいのでしょうか?

リストにまとめてみました↓

 

まずは次の4ステップを行いましょう。

 

校正の4ステップ

 

  ステップ1 書類の読み手・伝えること・読んだ後の行動を確認する

  ステップ2 出典を確認する(人名・連絡先・住所・情報の信憑性)

  ステップ3 主語述語の対応を確認する(受け身になっていないか・
        1文が2行を超えていないかなど)

  ステップ4 表現を確認する  

 

まずはステップ1で、
「そもそも何を伝える書類か」を
確認するのです。

 

「保護者会参加のお知らせ」ならば
申込先や申込期限の記載が必要ですよね。

 

読んでもらったあと、読み手に取ってほしい行動を
確認するのを忘れないようにしましょう。

 

ステップ2では人名・連絡先などを
いま一度確認するのです。

 

「斉藤さん」という人名は特に要注意です。
「齋藤」なのか「齊藤」なのか
それとも「斉藤」なのかを
いま一度確認するほうがいいでしょう。

ステップ3と4については
ワープロソフトが教えてくれることもあります。

 

表記を間違えているところに
波線(〜)が引かれるので
そこを目安にしましょう。

 

「ら抜き言葉」や
「主語と述語のねじれ」なども
指摘してくれることもあります。

  ☆主語と述語のねじれとは
  下のようなものです↓

  ・私の趣味はスケートだ。
  なぜなら、私はスケートを
  小学校5年生から続けている。

  →本当は「〜〜からだ」で終わるべき。
  こういうのが主語と述語のねじれです。

読みやすくするためのチェックポイント

この4ステップのなかで
次の5つも確認しましょう。

 

  【読みやすくするためのチェックポイント】
 ポイント1 結論を先に書く!その後に理由や説明・経過などを書く!

 ポイント2 一文一事項(ワンセンテンスワンアイデア)。
一つの文中に2つ以上の違う事柄を入れない!

 ポイント3 読みやすい文章は一文50文字程度、15文節ほど

ポイント4 接続詞「が」「ので」を何度も使わない!

ポイント5 内容が変わるところは段落をつける!小見出しで区切る!  

 

いかがでしょうか?

 

これらを意識するだけで
文章のミスが大きく減ります。

 

相手にも伝わりやすくなります。

 

ぜひ今回のチェックリスト、
大量印刷する「前」に、
必ず確認するようにしてみましょう!

 

北海道市町村職員研修でもお話しました!

 

今回の内容は
北海道の市町村職員研修でも
お話したことのあるものです。

わかりやすい文章は「読んだ後に動いてもらえる」文章だ!厚岸町職員研修、大好評!

2018.10.18
おかげさまで内容も好評でした!

ではまた!


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