まずは時間を記録せよ!それが忙しさから逃れるための道!無駄な時間の存在に気づこう!


今日のポイント
まずは日々の時間の使い方を記録せよ!
すると無駄な時間に気づける!
時間をより効率化出来るようになる!

 

「なんか意味なく忙しい…」

「あれっ!今日も、もうこんな時間なの??」

こんな思いになることって、
ありませんか?

 

年度末の処理などで多忙になってくると
「なんか気づけば1日が終わってしまう…」
という事が増えてくるはずです。

 

それも、よくわからない
「どうでもいい仕事」で
1日が埋め尽くされてしまうことが
あるのです。

 

私のように
独立して仕事をしていると、
あらゆる業務を自分で行う必要があります。

「あれ、オレ、
いったい何でこんな
雑用ばっかりやっているんだろう…」

そんな思いになる人も
多いかも知れませんね。

 

実はこれ、
危険な兆候です。

 

「意味なく忙しい」

「どうでもいい仕事ばっかりしていて、
 本来的な仕事が出来ない」

 

この状態が続くと、
「忙しいのに儲からない」
という最悪な状況に陥ります。

 

営業担当の人が
「忙しすぎて営業に回れない…」
という状況になったら、どうですか?

 

 

…とってもヤバイ、
ということが分かりますよね。

 

 

開業当初の私は
「ヒマで儲からない」
状況でした。

 

「ヒマで儲からない」のも問題ですが、
もっと問題なのは
「忙しいのに儲からない」という
状況なわけです。

 

 

その上。

  「ああ、忙しい、忙しい…」

これが口ぐせになってしまうと、
これ以上「仕事の効率を上げる」ことや
「無駄を省く」意識が無くなってしまうのです。

 

 

意味なく忙しく、
本来的な仕事が何も出来ない。

 

その上、
この状況が良くなりそうな
要素がなにもない。

 

これが日常になってしまうと、
すっごく危険なのです。

 

 

 

ではどうすればいいのでしょうか?

 

こういうときこそ、
経営学者ピーター・ドラッカーの
出番です。

ドラッカーはまず
「時間の使い方を記録せよ」
と指摘します。

 

「知識労働者が成果をあげるための第一歩は、
実際の時間の使い方を記録することである」
(『経営者の条件』57頁)

 

引用文に「知識労働者」とありますが、
要するに「現代の社会人」と
考えてください。

 

いまの社会人が、
「仕事で成果を上げたい」と思ったら、
まずは「時間の使い方を記録する」のが必要なのです。

 

 

やり方はカンタンです。

エクセルで表を作ります。
8時から夜の22時くらいまで、
10分刻みの項目を作ります。

 

その紙を横に置き、
「どのように時間を使ったか」
を記録していきます。

☆参考までに
私が作ったデータをプレゼントします↓。

PDFですので印刷して使ってください
(注 文字がめちゃくちゃ小さいです)

https://drive.google.com/file/d/1h2zQDNzTLdq8wWYIq3uTLJF_njW17cLz/view?usp=sharing

 

会社に出勤したのは何時か、
来客対応したのは何時か、
メール処理をしていたのは何時か。

 

 

これをその都度、
記入していくのです。

 

私、この記録を始めたのは3日前からです。

ですが、この3日だけで
けっこうな変化がありました。

 

 

まず、記録をつけはじめるだけで
「時間の使い方」にシビアになったのですね。

 

 

記録するのは自分なんですけど、
「ダラダラしたくない」
「できるだけ時間を有効に使いたい」
…という意識が高まったんです。

 

 

この意識が
実際に行動にもつながりました。

 

いままではお昼を買いに行く時、
郵便局に行く時、
文房具を書く時は
「その都度」行っていました。

 

 

「あ、ハガキがない!
買いに行かなきゃ!」

「あ、もうすぐクリアファイルが無くなりそう…。
いま買いに行こう!」

 

即断即決でした。

即断即決 、というと響きはいいですが
「その都度」これらの買い物に行っていると
「何度も事務所を出入りする」ことになります。

 

近くにお店があるとは言え、
一回事務所を出るとなると
戸締まりや消灯など
一定の手間がかかります。

ものの数分で終わるような作業ですが、
これが何度も重なると
時間のムダになるのです。

 

 

記録をつけ始めると、
「外に出るタイミング」に
シビアになりました。

 

なるべく外出時に
用事をまとめて行うようになったのです。

 

 

これもただ時間の記録表を用意し、
書くようにしただけで意識が変わったのです。

 

 

 

『人生を変えるドラッカー』
という本があります。

これはドラッカーを解説した
ビジネス小説です。

ドラッカー界隈では
『人ドラ』(じんドラ)と呼ばれています。

(ちょっと前の『もしドラ』と同じ訳し方です)

 

この『人ドラ』には
「記憶より記録」
というキーワードで出てきます。

 

「今日はメールを30分で処理した」
と思っていても(記憶)、

記録をつけてみると
「意外とダラダラ60分もかけていた」
ということに気づくことがあります。

 

人間の記憶って、
当てになりません。

 

 

実際に時間の使い方の記録を行うと、
無駄な業務に
かなりの時間をかけていたことに
気づけるはずです。

 

 

例えば、
以前作った資料を探すのに
何分もかけていたり、

無意味なメールチェックを
何度と無く行っていたりと
無駄に気づけるのです。

 

 

ドラッカーは
「時間の無駄」と戦うことが
生産性向上の第一歩だと指摘しました。

 

「時間を無駄に使わせる圧力は
常に働いている。
何の成果ももたらさない仕事が
時間の大半を奪っていく。
ほとんどは無駄である」(『経営者の条件』49頁)

「誰でも事情は変わらない。
成果には何も寄与しないが
無視できない仕事に時間をとられる。
膨大な時間が、
当然に見えながら実は
ほとんど、あるいはまったく
役に立たないしごとに費やされる」(同50頁)

 

私も記録をつけてみて、
本当にこういう「無駄な時間」に
気づくことができました。

 

「時間の使い方を記録せよ」
というドラッカーの教え、
実践してみてよかったと思います。

 

今日のポイントです。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
まずは日々の時間の使い方を記録せよ!
すると無駄な時間に気づける!
時間をより効率化出来るようになる!
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 

人間、ほっておくと
ダラダラ時間を使ってしまいがちです。

 

すると無駄な時間があっても
全く気づけ無いのですね。

 

 

ですが、ドラッカーのいうように
時間を記録するようにすると
無駄な時間に気づけるようになります。

まずは気づくのが大事なのです。

気づくことができれば、
あとは対応を考えることが出来るからです。

 

 

ちなみに『人ドラ』でも、
無駄な時間に気づいた主人公は
「メールチェックの回数と時間を決める」
「人に任せる仕事を決める」
などという方法で対応しています。

 

結果、時間を有効活用できるようになったのです。

 

 

私が作った時間管理表で良ければ
こちらにアップしておきますので
ぜひ見てみてくださいね!

10分刻みの時間管理表(PDF)

ではまた!


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