やるべきことに追われたときの対処法。まずは紙に書き出し優先順位付けを！

やるべきことが多すぎる！！！！

「うわ、やることが多すぎる…！」

日々やるべき業務に追われ
いっぱいいっぱいになってしまう。

こういうことって多いかもしれません。

特に怖いのが連休明け。

溜まったメールや資料などの対応で
バタバタになってしまうことがあります。

何からやっていいかもわからず、
頭の中もぐちゃぐちゃ。

かくいう私も時折そうなります（笑）。

やるべきことに追われたときこそ次の３ステップ！

ですがそういうとき、
私は次の手順で業務を整理するようにしています。

すると頭がスッキリし、
作業に取り組みやすくなるのです。

今回はやるべきことに追われた時に
行うべき項目を３点に分けてお伝えします！

▼やるべきことに追われたら１）紙に書き出す！

やるべきことに追われたとき、
まずやるべきは「紙に書き出す」ことです。

紙を広げ、
やるべきことを思いつく順に
どんどん書いていくのです。

すると、だんだんと
頭の中の混乱が整理されていきます。

頭のなかにあった際は
めちゃくちゃ大量に感じていたタスクも、
紙に書いてみると意外と少ないことが
多いのです。

まずは紙に書き出し、
頭の中をクリアにしましょう！

▼やるべきことに追われたら２）重要度・緊急度で優先順位付け！

１で紙に書いた後、
これらのタスクのうちどれから取り組むかを考えます。

その際のポイントは
重要度や緊急度（締切が近い順）に
数字を振っていくことです。

まずは締切が近いもので
締切を延ばせないものから取り組んでいきます。

自分でやらなくてもいいものは
この際誰かに依頼することも考えるといいでしょう。

よくあるのが
「とりあえずすぐできそうなことから取り組む」
という方法です。

これ、すぐできそうな業務を取り組むことで
小さな達成感を得るうえでは有益です。

ですが、すぐできそうなことをやっても
本質的な解決につながらないことも多いです。

▼やるべきことに追われたら３）手帳（スケジュール）に落とし込む！書いたら忘れる！

優先順位が高い業務から
さっそく取り組むことになりますが、

締切がまだ先の業務や
優先順位の低い業務については
手帳を開き、作業する日程をあらかじめ確保しておくのを
オススメします。

例えば締切が先の書類でしたら
手帳を開きいつ時間を取れるか考えるといいでしょう。

数日後に時間が取れそうなら

「●時●●分-●時●●分　書類作成」

などと書き込んでおくのです。

こうすると、少なくとも該当する日には
それだけの作業時間を確保できます。

万一なんらからのアポが入りそうでも
すでに予定に入れてあるので
アポを別日に回して対応できます。

先に予定を入れ、
作業時間をあらかじめ確保しておく。

すると、締切が近く今やるべき業務に
集中しやすくなるのです。

大事なのは先のスケジュールに記録したら
いったんそのタスクを忘れること。

そうすれば今やるべきことに全力が尽くせるのです。

いきなり作業をせず、５分でいいからまず考える１

さあ、この３点いかがでしょうか？

いきなり業務の山と格闘するのではなく、
５分でいいので時間を作り
１〜3に取り組むのがおすすめです。

それがやるべき業務の山から抜け出す
きっかけになるのです。

今回のポイント

やるべきことに追われたら、
まずは紙に書き出し優先順位付けを！

今回は「やるべきことに追われたときの対処法」を
お伝えしました。

今回の内容、
おそらく連休明けの業務にも役立つはずです。

やるべきことに追われる場合、
ともすれば１も２も３も飛び越して
片っ端から同時並行的に手を付けたくなります。

あれこれを同時に行うため
頭の中がなにがなんだかわからなくなります。

中途半端にしか仕事が仕上がらない上に
「あ、あれもやらないと…」
と他の仕事に手を付けてしまいます。

結果、中途半端にしか手を付けていない業務だけが
溜まっていき、
時間をかけても何１つ仕上がらない状態になります。

そうであれば、
紙に書き出し
優先順位をつけ、
他の人に任せられる業務は任せ、
先に回せる業務は手帳に書いてしまっていれば
いまやるべき業務１つに集中ができます。

中途半端に手を付けるより、最優先のもの１つを仕上げる！

中途半端にやりかけのものをたくさん作るくらいなら、
他のことはいったん捨ててでも
１つを最後まで仕上げたほうがいいです。

（他の人に任せる場合も、
　中途半端に手を付けている状態よりも
　未着手の状態で依頼したほうが
　向こうも気持ちよく作業できます）

面白いもので、
１つが仕上がると
自分のテンションも上がってきますし、
２つ目・３つ目も仕上がってくるのです。

ぜひやるべきことに追われた際、
まずは落ち着いて１〜３に取り組んでみてくださいね！

ではまた！