やるべきことが多すぎる!!!!
「うわ、やることが多すぎる…!」
日々やるべき業務に追われ
いっぱいいっぱいになってしまう。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2023/07/busy-1024x683.jpg)
こういうことって多いかもしれません。
特に怖いのが連休明け。
溜まったメールや資料などの対応で
バタバタになってしまうことがあります。
何からやっていいかもわからず、
頭の中もぐちゃぐちゃ。
かくいう私も時折そうなります(笑)。
やるべきことに追われたときこそ次の3ステップ!
ですがそういうとき、
私は次の手順で業務を整理するようにしています。
すると頭がスッキリし、
作業に取り組みやすくなるのです。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2023/03/busy_work-1024x683.jpg)
今回はやるべきことに追われた時に
行うべき項目を3点に分けてお伝えします!
▼やるべきことに追われたら1)紙に書き出す!
やるべきことに追われたとき、
まずやるべきは「紙に書き出す」ことです。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2024/02/write.jpg)
紙を広げ、
やるべきことを思いつく順に
どんどん書いていくのです。
すると、だんだんと
頭の中の混乱が整理されていきます。
頭のなかにあった際は
めちゃくちゃ大量に感じていたタスクも、
紙に書いてみると意外と少ないことが
多いのです。
まずは紙に書き出し、
頭の中をクリアにしましょう!
▼やるべきことに追われたら2)重要度・緊急度で優先順位付け!
1で紙に書いた後、
これらのタスクのうちどれから取り組むかを考えます。
その際のポイントは
重要度や緊急度(締切が近い順)に
数字を振っていくことです。
まずは締切が近いもので
締切を延ばせないものから取り組んでいきます。
自分でやらなくてもいいものは
この際誰かに依頼することも考えるといいでしょう。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2022/12/work-1024x683.jpg)
よくあるのが
「とりあえずすぐできそうなことから取り組む」
という方法です。
これ、すぐできそうな業務を取り組むことで
小さな達成感を得るうえでは有益です。
ですが、すぐできそうなことをやっても
本質的な解決につながらないことも多いです。
▼やるべきことに追われたら3)手帳(スケジュール)に落とし込む!書いたら忘れる!
優先順位が高い業務から
さっそく取り組むことになりますが、
締切がまだ先の業務や
優先順位の低い業務については
手帳を開き、作業する日程をあらかじめ確保しておくのを
オススメします。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2023/04/diary-1024x683.jpg)
例えば締切が先の書類でしたら
手帳を開きいつ時間を取れるか考えるといいでしょう。
数日後に時間が取れそうなら
「●時●●分-●時●●分 書類作成」
などと書き込んでおくのです。
こうすると、少なくとも該当する日には
それだけの作業時間を確保できます。
万一なんらからのアポが入りそうでも
すでに予定に入れてあるので
アポを別日に回して対応できます。
先に予定を入れ、
作業時間をあらかじめ確保しておく。
すると、締切が近く今やるべき業務に
集中しやすくなるのです。
大事なのは先のスケジュールに記録したら
いったんそのタスクを忘れること。
そうすれば今やるべきことに全力が尽くせるのです。
いきなり作業をせず、5分でいいからまず考える1
さあ、この3点いかがでしょうか?
いきなり業務の山と格闘するのではなく、
5分でいいので時間を作り
1〜3に取り組むのがおすすめです。
それがやるべき業務の山から抜け出す
きっかけになるのです。
今回のポイント
やるべきことに追われたら、
まずは紙に書き出し優先順位付けを!
今回は「やるべきことに追われたときの対処法」を
お伝えしました。
今回の内容、
おそらく連休明けの業務にも役立つはずです。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2023/05/calender-1024x576.jpg)
やるべきことに追われる場合、
ともすれば1も2も3も飛び越して
片っ端から同時並行的に手を付けたくなります。
あれこれを同時に行うため
頭の中がなにがなんだかわからなくなります。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2024/05/kakimusiru_wakaranai_konran.jpg)
中途半端にしか仕事が仕上がらない上に
「あ、あれもやらないと…」
と他の仕事に手を付けてしまいます。
結果、中途半端にしか手を付けていない業務だけが
溜まっていき、
時間をかけても何1つ仕上がらない状態になります。
そうであれば、
紙に書き出し
優先順位をつけ、
他の人に任せられる業務は任せ、
先に回せる業務は手帳に書いてしまっていれば
いまやるべき業務1つに集中ができます。
![](https://school-edu.net/wp-content/uploads/2024/02/keyboad_pc.jpg)
中途半端に手を付けるより、最優先のもの1つを仕上げる!
中途半端にやりかけのものをたくさん作るくらいなら、
他のことはいったん捨ててでも
1つを最後まで仕上げたほうがいいです。
(他の人に任せる場合も、
中途半端に手を付けている状態よりも
未着手の状態で依頼したほうが
向こうも気持ちよく作業できます)
面白いもので、
1つが仕上がると
自分のテンションも上がってきますし、
2つ目・3つ目も仕上がってくるのです。
ぜひやるべきことに追われた際、
まずは落ち着いて1〜3に取り組んでみてくださいね!
ではまた!
やるべきことに終われ、いっぱいいっぱいになってしまう…。そういうとき、手当たり次第に取り組む人がいますがよくありません。
大事なのは①紙に書き出し、②優先順位付けをし、③先に回せるものは先の予定に入れてしまうこと。そうすれば最優先の業務に集中できますよ!