失敗しない資料作りのコツ。5W1Hの本当の使い方とは? 

藤本研一

Digest!
よく「5W1Hを意識して文章を書こう」といいますが、
あまり正しく使えていない事が多いです。

まずは5W1Hの項目を紙に書き出し、
それぞれの項目に当てはまる内容を書き出していくと
情報のヌケモレのない資料が作れるようになります。

ぜひ5W1H、使いこなしてみてくださいね!

5W1H、使いこなしていますか?

文章を書くとき、
よく言われるのが
「5W1Hを意識する」というものです。

すなわち…

When いつ
Who  誰
What  なに
Where どこ
Why  なぜ
How  どのように


という6つの要素を文章に盛り込もう、と
よく言われます。

ただ・・・。

この5W1H、あまり正しく使われていないように
私には思われます。

今回は5W1Hの正しい使い方を見ていきましょう!

5W1Hを意識するとは、すべての項目を埋めること。

「5W1Hを意識する」。

よくこういう言い方をしますが、
どういう状態が
「5W1Hを意識した状態」
といえるのでしょうか?


意外と答えられない人が多いかもしれません。

私の考えは
5W1Hの各項目を紙に書き出し、
それぞれに該当する内容を横に書き出すことです。

あるいは報告書・企画書などを書いたあと、
5W1Hのリストを指さしながら

「この要素は本文に入っているか?」

を一つひとつ確認していくことです。

こういうと手間なようですが、
情報のヌケやモレのない
わかりやすい資料を作る際に有益なのです。

職場での飲み会開催の例(5W1H)

例えば、職場内での飲み会の開催を伝える場合、
上の5W1Hの要素をすべて書き出してみると
伝える内容がわかりやすく整理できます。


飲み会開催の例

When「いつやるか」(1月●日●時〜●時)
Who「誰が対象か」(●●課のメンバー10人)
What「なにをするか」(飲み会)
Where「どこでやるか」(●●駅前の居酒屋)
Why「なぜこのイベントをするのか」(親睦を深めるため)
How「どのように行うか」(1人4,000円、飲み放題・コース料理)


飲み会のお知らせを
適当に書くだけだと
お知らせメールを送ったあとに

「あれ、いつ開催するか書くの忘れた…!」

と気づくことがあります。

そんなとき、
5W1Hの項目を1つずつ確認していくと
書き漏れを防ぐことができるのです。


上級編は6W5H

なお、より正確を期すには
5W1Hの資料に
つぎの要素を入れる方がいいとも言われています。


5W1Hにプラスする内容

Whom   誰に/誰を
How much いくらで
How many いくつ
How long  いつからいつまで
How in the future これからどうなる/どうするか



これらをプラスしたものを
6W5H】と呼んでいます。


一覧にしてみると次のようになります。

6W5H


When いつ
Who  誰が
Whom 誰に/誰を
What  なに
Where どこ
Why  なぜ

How  どのように
How much いくらで
How many いくつ
How long  いつからいつまで
How in the future これからどうなる/どうするか

温泉旅行開催の例(6W5H)

先程は飲み会開催の例でしたが、
6W5Hはより大規模なイベントを考える際にも
役立ちます。

例として、
社員旅行で温泉ツアーを企画するとします。
(いまどきこういう会社も減りましたが…)

その企画書を書くとき、
この6W5Hを意識していくのが必要です。

6W5Hのうち
わかっていないものをすべて答えようとしていくと
何が決まっていて・何が決まっていないかが
ひと目でわかります。



温泉ツアーを例に6W5Hを考えてみましょう。

温泉旅行開催の例(6W5H)


When いつ(1月●日●時〜●日●時)
Who  誰が(●●課の佐藤が中心者)
Whom 誰に/誰を(●●課のメンバー10人が対象)
What  なに(温泉旅行の開催)
Where どこ(●●温泉へ●●ホテルで開催/集合・解散は本社駐車場)
Why  なぜ(親睦を深めるために開催)

How  どのように(マイクロバスを手配/宴会と観光を開催)
How much いくらで(1人20,000円だが会社負担なので社員参加料は無料)
How many いくつ(2人部屋5部屋・宴会場・マイクロバス1台)
How long  いつからいつまで(1月●日までに人数確定→キャンセルは前日まで)
How in the future これからどうなる/どうするか
(次回の実施を見越し、宿泊時には翌年の仮予約を入れておく)



いかがでしょうか?



これらの項目に答えようとしていくと、
あれこれ不明だった点が明確になってきました。

WhoとWhomに要注意!

5W1Hとの大きな違いは
WhoとWhomです。


5W1HではWhoについて
「誰」という書き方をしていましたが、

6W5Hでは
Whoは「誰が」、
Whomは「誰を/誰に」と分けて書くようになります。

Whoの「誰が」というのは動作の主体です。

温泉旅行の例だと主催者にあたります。

一方、Whomの「誰を/誰に」というのは
動作の相手(客体)です。

温泉旅行の例だと旅行の対象者になります。


WhoとWhomを分けて考えると
より厳密に物事を考えられるようになるのです。

How in the futureも考える!

またHow muchやHow longなど
「How〜」というところも6W5Hで追加されています。


中でも「How in the future」は
すごく重要です。


というのも、
イベントなどは「これからの展望」を
考えるべき事が多いからです。


例えば、
次回のために
今回のイベントの様子を記録に残しておく、
ということや

引き継ぎをすぐに行う、
ということを意識すると
今後の業務もスムーズになるのです。



いかがでしょうか?

ぜひ5W1Hや6W5H、
指差し確認しながら使ってみてくださいね!


今回のポイント


失敗しない資料を作るには、
5W1Hや6W5Hを活用する!
ヌケモレがないか確認を!

イベントや企画を考える際、
適当に考えるだけだと

「何が決まっていて、
 何が決まっていないかわからない」

という状態によく陥ります。

これを防ぐには
まず紙に5W1Hや6W5Hの項目を書き、
それぞれの項目を考えて書き出していくのがいいでしょう。

「あ、Hom muchの欄を考えていなかった…」

などと情報のヌケやモレに気づくことができます。


この発想は、
起業や副業の計画を考える際にも
役立ちます。

こちらも6W5Hの項目を紙に書き、
それぞれの項目を埋めるために
あれこれ考えていきましょう。

埋め終わると
自分の起業ビジョンが定まってくるはずです。

なので5W1Hや6W5Hの表、
ぜひ活用していってくださいね!

☆起業ノートにも書いてみてください↓


ではまた!


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