札幌商工会議所主催講座でお話した、ビジネス文書を書く「本当の目的」とは?





札幌商工会議所主催「今日から使える!伝わるビジネス文書&メールの書き方講座」開催!

 

こんにちは、
作文アドバイザーの
藤本研一です。

 

6/14(水)から、
4回に渡る講座
「今日から使える!伝わるビジネス文書&メールの書き方講座」
がスタートしました!

 

ずっとこのブログでお知らせしていた
こちらの講座です↓

 


会場は札幌時計台よこの
札幌商工会議所。

 

北海道経済センタービルの7階です。

 

時計台横のため、
窓の外には時計台の屋根が。

 

19:00や20:00を知らせる
時計台の鐘が鳴り響く中、
講義を進めました。

 

札幌っぽい講座だな〜

と思いながら講義を進めていきました。

 

14名の方が参加!

 

今回の講座は14名の参加がありました。

札幌商工会議所で
「初開催」の講座としては
かなり多い人数だそうです。

 

多くの参加をいただけて
とても嬉しい気持ちになりました!

 

何のためにビジネス文書を書いていますか?

 

講座の中では、
今回
「何のためにビジネス文書を書くのか」
をテーマに進めていきました。

 

例えば、あなたは会社で
メールを作っています。

 

報告書もまとめています。

 

これら、
「何のために書いているか」
意識されていますでしょうか?

 

「え、読んでもらうことが目的じゃないの?」

 

実は、違うのです。

 

 

メールも報告書も、
書いて「読んでもらう」が
目的ではありません。

 

読んでもらったあと、
「行動してもらう」のが
目的なのです。

 

当たり前のことに聞こえますが、
実はすごく大事なことです。

 

 

例えば、
メールを送った際、
相手には

この内容でOKかどうか

何か質問事項はないか

を教えてもらいたいはずです。

 

ただ「読んでもらって」
相手に納得してもらうだけでなく、

 

「この先どうすればいいか」

「何か懸念事項はないか」

教えてもらいたいはずです。

 

そうであれば、
相手が教えやすいように
文面を変える必要があります。

 

 

例えば、次の文言を
末尾に付けてはいかがでしょうか?

「この内容についてのご意見を、
できれば〜月〜日の
16:00までにご返信ください」

 

「〜月〜日の16:00まで」と、
日時を具体的に書いています。

(数字なので、
これは「耳の言葉」でもあります)

 

この一文を見て、
はじめて相手は

 

「ああ、このメール、
返信が必要なんだな」

「ああ、この内容について
判断を仰いでいるんだな」

と認識することが
できるわけです。

 

 

そうです。

 

読んだ「あと」に
「どう動いてほしいか」
を具体的に書いたからこそ、
相手に伝わるメールになったのです。

 

今回の講座ではこの後、
「具体的に書く!」やり方を
2つのワザをあげて紹介しています。

 

演習で書いていただいた作文を、
となりの受講生と回し読みも行いました。

思わず笑みもこぼれる
講座となりました!

 

 双方向の講座!

 

せっかく4回に渡る講座なので、
双方向にすすめていきたいと思っています。

 

そのため、
受講者の方には
「受講カード」をお渡ししています。

 

その日の講義の感想や質問を
カードに書き、

次回の講座時に
私がコメントを書き入れて
お返しするというシステムです。

 

大学時代の先生が
やっていたのをみて

「いいな」

と思い、今回導入することにしました。

 

以下、受講者の方の声です。

 

受講者の声

 

 

 

頂いたコメントや感想などを
読んでいると、

次回以降の講座の進め方の
参考になりました。

 

少し気になったのが

「参加型の講義と思っていなかった」

という声です。

 

私の講座、
受講されたことのある方は
おわかりかと思いますが、

「一方的に私が話す」
という形にはしていません。

 

受講者の方に
読んでもらったり、

意見を述べてもらったり、

となりの受講生と
話し合ってもらったりと

主体的に参加できるようにしています。

 

それは
講師が一方的に話すと、
聞き手が眠くなってしまうからです。

 

また、

「話はわかるけど、
どうやって活用すればいいの?」

と疑問を感じてしまうことが
あるためです。

 

 

確かに一方的にお話するほうが
よりたくさんの情報を
お伝えすることができます。

 

ですが、
ただ「情報を知る」だけだと、
結局活用ができません。

 

そうであれば、
確実に身に着けたい内容を
演習を交えながら身につけるほうが
より有意義だと思うのです。

 

この連続講座、
来週で2回めとなります。

 

「楽しい講座だった!」

「受講して良かった!」

「聞いたことを活用したら、
さっそく結果が出た!」

と思っていただけるよう、
来週以降の準備に取り組んでいきますね!

 

ではまた!

 

講座終了後、
ライトアップされた時計台が
微笑みかけているようでした。


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