メールのルール(6)返信の際は件名を修正せよ!自分への「様」を消して相手に「様」を追加せよ!

LINEで送る
LinkedIn にシェア
[`evernote` not found]

今日のポイント
メールの返信の際、
件名を修正すること!

 

ここ6月、ありがたいことに
企業様からの研修依頼を多数いただいております。

 

本当にありがたい限りです。

 

ただ、
講座をやっていて毎回思うことがあります。

 

それは、
「基本的なやり方って、意外と教わっていない」
という事実です。

 

たとえば、メールの書き方もそうです。

メールの書き方って、
会社ではほぼ教わりません。

 

にもかかわらず、うまく書けていないと
怒られます。

 

教わっていないにもかかわらず、
できないと怒られる。

ある意味、理不尽です。

 

 

だからこそ、私の塾のような場所で
研修を行なうことで
「基礎的なところをもう一度学び直す」
「基本をイチから身につける」
ことが可能となります。

 

積極的にご活用いただければ、
と思っています。

 

 

さて、今回はメールの書き方について
お伝えします。

 

メールで意外と多くの方が出来ていない点が
あります。

それは「返信時の件名」です。

 

これまで、私はこんな記事を書いてきました↓

 

メールのルール④件名はこう書けばOK!相手の名前・自分の名乗り・【要件】の3点セットで書け!

2018.04.11

 

メールを書く際、
件名のところには
「相手の名前」「自分の名乗り」(自分の名前)を書きましょう、
というルールです。

 

そして【要件】を端的に書く、
というルールを紹介しました。

 

 

今回は相手にメールを「返信」する場合です。

相手からもらったメールには
おそらくこんな件名になっているはずです。

 

私・藤本宛でメールを頂いたとします。

 

  作文教室ゆう代表 藤本様 佐藤商事の佐藤です【6/7の打ち合わせ資料です】 

 

こういう件名だったとします。

 

このメールに返信する場合、
おそらく次の件名になっているはずです。

  Re:作文教室ゆう代表 藤本様 佐藤商事の佐藤です【6/7の打ち合わせ資料です】 

 

大部分の人は、
単に「返信」ボタンを押し、
件名に「Re:」が付いた状態で送信することになります。

 

 

 

…しかし、これって
実は「失礼」なメールなんです。

 

 

なぜでしょうか?

 

 

それは
自分の返信なのに自分の名前に
「様」が付いているからです。

 

その上、相手は「呼び捨て」です。

 

考えてみれば
そうとう失礼なメールだと言えるんです。

 

 

 

ではどうすればいいでしょうか?

それは
「件名」を直せばいいんです。

 

いくつか直し方があります。

 

●●直し方1)名前を取り払うパターン●●

 

これ、一番カンタンです。

自分も相手の名前も省いてしまうのです。

 

こんな感じにしてみましょう↓

  Re:【6/7の打ち合わせ資料です】 

 

スッキリしました!

 

ただこの場合、スッキリし過ぎてしまい、
相手の名前も自分の名前も件名に表れません。

 

であれば、こういう直し方をします。

 

●●直し方2)改めて名乗り直すパターン●●

 

メールの返信だということがわかるようにした上で
相手の名前と自分の名前を名乗るというパターンです。

 

まずは直し方1)のように
双方の名前を消します。

  Re:【6/7の打ち合わせ資料です】 

 

その上で、改めて相手の名前と自分の名前を書きます。

  佐藤商事 佐藤様 作文教室ゆうの藤本研一です Re:【6/7の打ち合わせ資料です】 

 

ただ、この場合、
「Re」という言葉が冒頭に出ないので
返信だということがわかりにくいかもしれません。

 

であれば順番を変えてみましょう。

  Re:佐藤商事 佐藤様 作文教室ゆうの藤本研一です【6/7の打ち合わせ資料です】 

 

こうすれば、
先方(佐藤さん)に対して
呼び捨てにしないで済みます。

 

それでいて「メールへの返信である」ことが
伝わります。

 

 

いかがでしょうか?

名前をすべて消すパターンと、
改めて名乗り直すというパターンの2つをご紹介しました。

 

ただ。

紹介しておいてなんですが、
メールの件名を「どう直すか」には
確たる方法が定まっていないのが現状です。

 

でも、一つ言えるのは
送信する側が「〜〜様」となっている件名で
そのまま送信してはいけないよ、
というルールです。

 

 

…さあ、いかがでしょうか?

 

あなたが最近返信したメール、
「件名」を直しているでしょうか?

 

「件名」に双方の名前がなければ
パターン2のように
改めて相手と自分の名前を追加すればOKです。

 

ぜひメールの際、意識してみてくださいね!

 

 

ちなみに、6/6(水)に「ビジネス文書作成能力向上講座」を
実施しました。

この「ビジネス文書作成能力向上講座」でも、
今回のようなメールのルールをお伝えしました。

  「全然知らなかったので、使ってみます!」

「メールの作成方法、実際の仕事に活かせそうです」

…という感想もいただくことができました!

受講生の方には、
特製の「メールの型」資料も
お渡しいたしました!

今回の内容、
ぜひメールを送る際に役立てていただければ幸いです!

 

ではまた!

 

☆大反響をいただいた「メールのルール」一覧です。
よければお読みください。

メールのルール(1)「メールは見た目が9割」。
テンで改行、意味の区切れで1行あけをする!

メールのルール①メールは【見た目が9割】札幌商工会議所所内講座でお話した内容とは?

2018.01.18

メールのルール(2)【100倍】に解釈しても問題ない内容だけを書く

メールのルール②【100倍】に解釈しても問題ない内容だけをメールで書け!

2018.01.19

メールのルール(3)「追伸」で感情を込めて相手ともっと親しくなる!

メールのルール③無味乾燥なビジネスメールには【追伸】で感情を乗せよ!すると相手ともっと仲良くなれる!

2018.01.20

メールのルール(4)件名は「相手の名前」「自分の名乗り」「要件」の3点セット!

メールのルール④件名はこう書けばOK!相手の名前・自分の名乗り・【要件】の3点セットで書け!

2018.04.11

メールのルール(5)メールには一言でいいから返信する!

メールのルール⑤もらったメールには、相手の時間へ感謝して【返信】を送ろう

2018.04.15

☆メールのルールの一覧はこちら!
 https://goo.gl/5kKJfL

LINEで送る
LinkedIn にシェア
[`evernote` not found]

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA


11 + 14 =

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください